Тренды в развитии конгрессно-выставочной деятельности в 2020 году
Несмотря на политическую напряженность, рост протекционизма и кажущуюся хрупкость свободной торговли, мировая экономика и выставочная индустрия в целом растут более высокими темпами, чем ожидалось (увеличение в 2019 году на 1,4%, прогноз на 2020 год - 1,1 %, прогноз на 2021 год – 0,8%). Организаторы конференций и выставок получают выгоду от изменения способа распределения маркетинговых бюджетов, при этом различные исследования показывают, что компании тратят меньше на рекламу и больше на живые мероприятия (и цифровой маркетинг). Выставки остаются наиболее устойчивым способом объединения всех игроков отрасли. Что касается площадок, то во всех частях мира возможности площадок расширяются - очень важный сигнал о том, что инвесторы(в основном государственные) ожидают, что отрасль будет приносить доходы и прибыль в течение многих лет.
В то же время благодаря непрерывному росту объема данных и переходу к оцифровке возникают новые требования к организаторам выставок. Активное внедрение цифровых технологий (1) – одно из главных требований к организаторам выставок сегодня. «Данные – это новая нефть!» - данные, которые используются для привлечения экспонентов и посетителей, и данные, которые генерируются по результатам должны быть выверенными и четкими. Другое требование - это нахождение баланса в привлекаемых к выставкам регионов и отраслей (2) и создание уникальных впечатлений на мероприятиях (3).
Другие общие тренды на рынке конгрессно-выставочных мероприятий
· «Размывание границ» между отдельными форматами событий, такими как выставки, конгрессы и конференции- появление новой бизнес-модели
· Все больше развлекательных элементов вписываются в события B2B, поскольку они наиболее гармонично адаптируются к меняющейся аудитории.
· Пересмотр бизнес-моделей и моделей ценообразования: по мере развития гибридных бизнес-мероприятий будет наблюдаться тенденция к налаживанию сотрудничества между новыми организаторами, ассоциациями и организаторами выставок с целью получения прибыли в соответствии с этими событиями
· Многие из самых быстрорастущих деловых событий в настоящее время управляются «случайными организаторами», компаниями вышедшими на рынок с новой креативной идеей
· Использование руководителей и специалистов из секторов конференций и выставок для обеспечения организации мероприятий
· Повышенные требования к безопасности (наличие плана и памятки у организаторов по действиям в аварийной или чрезвычайной ситуации, обеспечение кибербезопасности работы приложений)
· Демонстрация экологичности организатора и соответствия принципам устойчивого развития.
Факторы, которые необходимо учитывать:
· Рост стоимости номеров в отелях в дни проведения мероприятий
· Все больше участников отмечают, что участие в выставках для них способ отдохнуть от работы перед мониторами компьютеров
· Построение «сети полезных знакомств», является второй по важности причиной посещения выставок после контента. Необходимо создавать как можно больше фокусных точек для спонтанного взаимодействия и знакомств на мероприятиях
· Организатор выставок, по сути, становится специализированным туристическим агентом, который отвечает за культурную программу, организацию обедов, путешествия и мероприятия по построению команды. Участники воспринимают посещение как «мини-каникулы»
· Персонификация пребывания. К примеру, каждому участнику может быть предложено 11 различных способов провести каждый час в течение трех дней
Новые тренды в организации выставочного пространства и работы с посетителями стендов
Ключевой принцип работы компаний-клиентов – «целостность». Планировщики должны подходить к каждому столпу мероприятия с одинаковым уровнем креативности.
В дополнение к персонализации, планировщики должны также расставить приоритеты в следующих трех областях:
· Контент: ключ к креативному контенту - придумывать новые концепции событий.
· Пункт назначения: пункт назначения, место и пространство должны предлагать возможности для исследования и аутентичного взаимодействия. В то же время место должно быть подходящим фоном для донесения ключевого сообщения или цели мероприятия.
· Технология. Как технологии могут помочь донести идею новыми способами, которые привлекают аудиторию?
Искусственный интеллект и виртуальная реальность при организации работы на стенде
· Технология Apple iBeacons. Крупные организаторы конференций имеют приложения, которые очень полезны для ориентации на месте проведения, для организации встреч с экспонентами, для поиска всех мест и для определения достопримечательностей на выставке. Приложение помогает посетителям гораздо проще находить интересующие их продукты на стенде и сразу же получать всю необходимую информацию о продукте на своем телефоне. Благодаря приложениям экспоненты теперь могут даже направлять маркетинговые сообщения непосредственно посетителям, проходящим через их стенд.
· Роботизированная помощь на выставочном стенде
· Искусственный интеллект.
Платформы искусственного интеллекта, предназначенные для потребителей и маркетологов позволят участникам выбирать, когда и где они получают доступ к обучению во время своих насыщенных мероприятий.
Измерение всего, что делает делегат во время мероприятия: какие стенды он посещают, сколько времени они проводят на каждом, даже сколько кофе он пьет и какие объекты заставляют их сердце биться чаще. Используя эти данные, прогнозирующая аналитика сможет предсказать, что потребители хотят, прежде чем они просят об этом. Цикл обратной связи по событию будет мгновенным, значимым и реализуемым по своей сути.
· Чат-боты улучшенной безопасности (компьютерная программа, предназначенная для имитации общения с людьми, особенно через Интернет), уже предлагают много возможностей для обслуживания клиентов.
· Распознавание изображений и распознавание речи. Интеллектуальное программное обеспечение распознавания лиц, использующее алгоритмы глубокого обучения, может полностью преобразовать матрицу отношений экспонента и участника. Компания, имеющая стенд, сразу сможет узнать, кто является делегатом, его профессиональной историей
Новые подходы к работе с клиентами на стенде
· Ключевой тренд оформления стендов - минимализм
· Дизайн стенда должен быть интуитивно понятным для потенциальной аудитории, представляющим выгоду от продукта и услуги
· Идеальный стенд объединяет строительный материал из архитектурного стекла со светодиодным освещением и медиа-контент
· Должна иметься достаточная площадь для работы с посетителями
· На экранах должны отражаться наиболее актуальные проблемы клиентов на экранах и в графических материалах
· Удобные кресла и даже возможности для сна
· Мобильные «всплывающие» стенды, которые привозятся на мероприятие
· Первые опыт и впечатление участников – это новый тренд
Открытый стенд (un-booth)
· Еда или барная стойка для потенциальных клиентов
· Зарядка для телефонов
Мультисенсорный опыт посетителей
· Использование 5 чувств посетителей для привлечения на стенд – дизайн освещения, интерактивные дисплеи, сенсорные интерфейсы, фоновая музыка, геймификаций – соединение бренда с целевой аудиторией.
· Использование приложений и QR-кодов для геймификации мероприятия
· Ароматический маркетинг – использование приятных запахов для привлечения на стенд
Гибрид между виртуальными выставками и реальными экспонентами
Голограммы, роботы, игры виртуальной реальности и интерактивные технологии, которые превращают посещение стенда в незабываемый опыт и укрепляют отношения между брендом и его нынешними и потенциальными клиентами.
Экспресс-идеи для стенда в 2020 году
· Натуральные материалы
· Бесшовные светодиодные панели видео-приложений
· Проекционное картирование
· Виртуальная реальность
· Видеостены Multi-Touch
· Зарядные станции
· Зоны отдыха
· Напольная графика
Дополненная реальность является следующей трансформирующей технологией, и каждая крупная компания в мире заинтересована или вовлечена в ее разработку и применение. На данный момент физический и цифровой миры - это, по большей части, отдельные объекты. AR имеет возможность объединить эти два, накладывая нашу повседневную жизнь на цифровой опыт.
Виртуальная реальность. В отличие от AR, который занимается цифровой и физической реальностью, VR переносит пользователей в совершенно альтернативное пространство и время, может перевозить делегатов за пределы конференц-зала, что полностью меняет динамику демонстрации продукции.
Активное использование социальных сетей
· Социальные сети - это платформа, которая связывает клиентов, потенциальных клиентов и партнеров и быстро передает любое сообщение по всему миру.
· Конкурентоспособные организаторы выставок предоставляют своим клиентам ценный контент не только в дни проведения выставки, но и круглый год по всем каналам связи, включая социальные сети.
· Благодаря большому количеству социальных платформ, предоставляющих возможности прямой трансляции прямо из Facebook в Instagram
Использование игр и конкурсов
· Мини-футбол, лотереи, виртуальные игры, соревнования по хэштегу или фотостены.
Пример: фотостена с привлекательным дизайном города, в котором проходит выставка. Профессиональный фотограф фотографирует посетителей на стене, фотографии печатаются прямо на стенде и вручаются в качестве сувенира посетителям.
Работа с клиентами
· Подготовка списков текущих клиентов и партнеров, которые планируют посещать стенд, заранее
· Предоставление VIP-обслуживания VIP-клиентов на мероприятиях (обслуживание на стенде, эксклюзивные сетевые мероприятия, обеды, закрытие концерты)
· Активное анкетирование и получение обратной связи на стенде
Профессионально собранный пакет для участников (стенд, рассылки, персонал – все в едином стиле)
Будущие компании-участники должны получать следующие материалы:
· Высококачественные галереи изображений
· Планы этажей и образцы макетов
· Близлежащие достопримечательности
· Видео (60% планировщиков считают видео самым полезным включением)
Организация деловой программы
· Полномасштабная фестивализация мероприятий (по данным Billboard, только в США проводится более 800 ежегодных музыкальных фестивалей, которые в общей сложности привлекают 32 миллиона человек)
· Использование нетрадиционных мест для проведения мероприятий: гольф-клубы, открытые пространства
· Добавление выступлений артистов в повестку дня
· Использование на мероприятиях комнат отдыха, проведение оздоровительных встреч, йога-студий
· Проведение выставок в малых и средних городах (аутентичность, экономика знаний, культура, удобства транспортировки)
Основные тренды работы с делегатами
· Использование трек-листов, в которых предлагаются сессий для каждого трека, участники выбирают, что им подходит больше всего
· Использования приложения для событий. Персонализированный контент
· Использование приложений для оставления отзывов в режиме реального времени
· Качественный Wi-Fi
Новые форматы конференций
· «Тихие конференции» - несколько докладчиков присутствуют в одном месте. Участники носят специальные наушники, которые позволяют им переключаться между динамиками
· Экспресс-выступления – 20 секунд на слайд – 20 слайдов
· Опрос в реальном времени: Приложения для опроса в реальном времени позволяют планировщикам получать обратную связь в режиме реального времени и краудсорсить повестку дня по мере ее развертывания
· Новая технология рассадки и управления гостями позволяет планировщикам планировать действительно персонализированные впечатления для VIP-персон и других гостей
Технологическая составляющая работы с делегатами
· Распознавание лиц облегчает процесс регистрации
· Использование переносимых устройств (которые выступают в качестве личных консьержей) или чат-ботов (которые отвечают на вопросы делегатов на месте)
· Push-уведомления, которые предоставляют персонализированные предложения по повестке дня или предметные треки обучения
· Использование приложений для поиска партнеров, которые используют большие данные для повышения эффективности работы в сети
· Технология сотовой сети 5G
Креативный дизайн конференц-зала
· Схемы рассадки, которые поощряют дискуссии и обмен мнениями между участниками (например, стиль полукруга)
· Уход из гостиничного пространства
· Живые растения, внутренние сады, «живые стены» и водные сооружения
· Многофункциональная и минималистичная мебель для проведения мозгового штурма и групповых занятий
Тренд на вовлечение
· Большинству конференций необходимо, чтобы общая комната заседаний обеспечивала атмосферу объединения общими ценностями
· Особую важность приобретают групповые форматы работы («мозговые штурмы», Tinder-обучение)
· Использование элементов киберспорта и интерактивный мультисенсорный опыт
Bleisure
· Важность баланса между бизнесом и досугом как неотъемлемой частью индивидуальности мероприятия
· Использование открытых площадок и мероприятий на свежем воздухе до, во время и после мероприятия
· Коктейльные приемы будут адаптироваться к росту безалкогольных напитков и баров
· Включение элементов творческой активности (например, керамические мастерские, уроки кулинарии или экскурсии по городу назначения)
Питание
· Диетитечское меню: вегетарианская кухня, кето, безглютеновая, кошерная, халяльная
· Опционное молоко, растительные ингредиенты и суперпродукты, а также использование неожиданных ингредиентов, таких как экзотический перец и необычные семена, комплексное меню, которое дает мультикультурные культурные черты процессу питания
· Напитки: комбуча, оздоровительные напитки
· Предоставление информации по всем ингредиентам - где продукты поставляются, и как они производятся
Программа мероприятия
· Организация дебатов (питчинги, краудсорсинг, хакатон).
· Геймификация: имитация онлайн-сообществ и потребителей из разных целевых групп
· Четкое структурирование выступлений: техническая часть, продающая часть, стратегическая часть
· Снабжение участников материалами до и после проведения мероприятия.
· Экспериментальное обучение
· Организация дискуссионных сессий в формате World Café