Госдума рассматривает законопроект о полном ведении электронного документооборота в кадровом учете. И правила эти планирую ввести с 1 апреля 2020 года.
Данное новшество предлагают ввести только в рамках эксперимента, и работодатели могут начать вести электронный кадровый документооборот пока еще в добровольном порядке. Организация сама определит - какие виды документов можно использовать для электронного формата, и какая именно внутренняя служба будет нести за это ответственность. После этого необходимо обратиться в выбранный орган первичной профсоюзной организации и согласовать с ними локальные нормативные акты для перехода на электронный формат, а также определить правила использования электронных подписей как работодателем, так и работником. Сами работники тоже могут участвовать в эксперименте в добровольном порядке и имеют полное право предоставлять работодателю письменный отказ от эксперимента
Как только данные изменения вступят в силу изменится и срок хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов. Какие-то документы документы придется хранить еще долгое время, а от каких-то можно будет наконец-таки избавиться.
При внесении изменений в кадровый учет, в обязательном порядке необходимо будет ознакомить всех сотрудников под роспись с согласованными актами, и создать систему для ведения электронных документов, касающихся трудовых отношений. Порядок работы с документами в организации закрепляется на локальном уровне. Все основы документооборота утверждаются в положениях об отделах с описанием подробной схемы документооборота в инструкциях по делопроизводству организации
По правилам электронные кадровые документы компании хранятся в течение тех же сроков, что установлены в законодательстве об архивном деле. По запросом проверяющих работодатель должен предоставить все необходимые бумаги, которые должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью, либо выдать заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.
Работник, в любой момент может запросить у работодателя электронные документы. Ему для этого надо написать письменный запрос, на который работодатель обязан ответить в течение трех рабочих дней со дня его подачи. Выдать их надо на бумаге или в электронном виде, в зависимости от того, что указал сотрудник в заявлении.
Все расходы на электронный документооборот несет только работодатель, сюда же относятся и услуги по получению и использованию ЭЦП работника, отсуствие ЭЦП работника не является основанием для отказа в заключении трудового договора.
Смотрите также другие статьи канала:
ОТЧЕТНОСТЬ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ
НОВЫЕ ТРЕБОВАНИЯ ФНС К БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ
ПЯТЬ ВАЖНЫХ ИЗМЕНЕНИЙ ПО НАЛОГУ НА ИМУЩЕСТВО В 2020 ГОДУ
Друзья, коллеги, спасибо за ваше внимание. Если материал был интересен, подписывайтесь и поддержите статью пальцем вверх - это лучшая мотивация для меня продолжать развивать канал.