Ведение собственного бизнеса - и особенно начало нового - часто может показаться игрой в перетягивание каната. За исключением того, что веревка - ты сам.
Банальная ситуация:
У вас возникает сразу несколько проблем:
- Вашему клиенту нужен ответ на вопрос.
- Один из ваших поставщиков требует, чтобы вы подписали заказ на покупку.
- Сотрудник нуждается в помощи с проблемой на кассе.
Конечно, вы броситесь помогать всем, но знаете, что это едва ли эффективный способ работы.
Вы тратите большую часть своего времени на решение чрезвычайных ситуаций, а это означает, что самые серьезные проблемы, которые действительно нужно решить, останутся нетронутыми.
Плохие новости: я не могу вмешиваться в ваши дела и указывать вам, как правильно делать.
Хорошая новость: я могу предложить простые стратегии, которые помогут вам показать, кто главный в вашем бизнесе.
5 советов, которые повысят продуктивность владельца бизнеса.
В работе и личной жизни почти все испытывают стресс. По данным Американского института, 77% людей регулярно испытывают болезненные физические симптомы, вызванные стрессом.
Все мы ищем решение, которое поможет нам контролировать свои рабочие дни.
Нужно быстрое решение, которое сразу же избавит вас от лишней работы и лишних негативных эмоций, а не те советы, в которых нужно пойти туда - не знаю куда, найти то - не знаю что.
Ниже я привожу 5 советов, которые можно применять незамедлительно, без каких-либо дополнительных тренировок или инструментов.
1. Взломай свой список дел
Если вы из тех, кто создает список дел каждый день, как вы это делаете?
- Пишите огромную портянку, будто сочинение?
- Ставите с десяток задач, а затем решаете их в неопределенной последовательности, наугад?
Есть лучший способ: Важно взглянуть на свой список дел и использовать к нему разные подходы.
Например, вот два способа:
- Разделить элементы по затрачиваемому времени.
- Разделить элементы по уровню затрачиваемой энергии.
Напишите свой список дел, как обычно. Затем классифицируйте все элементы.
Например, нарисуйте стрелку, идущую вверх рядом с задачами, которые требуют больше энергии и сосредоточенности, и стрелку вниз рядом с задачами, которые являются менее трудозатратными.
Если вы используете оценку времени, обратите внимание, на то, как долго вы выполняете каждый пункт.
Такой простой подход внесет ясную структуру в ваш список дел.
- Если вы знаете, что утром вы больше всего заряжены на работу, то сосредоточьтесь на тех задачах, рядом с которыми находится стрелка вверх.
- Если у вас есть только 15 свободных минут между звонками клиентов, то вы можете быстро решить задачи, которые требуют мало времени и усилий.
Возможно, у вас будет еще больше задач, но вам это не помешает, ведь вы будете гораздо эффективнее управлять своим временем и своей энергией, чтобы успевать все.
2. Документируйте свою работу
Некоторые владельцы бизнеса любят контролировать абсолютно все. И это понятно, ведь за вашими действиями стоит ваша репутация.
Одно исследование, проведенное ученым Джорджем Гэллапом, показало, что у 75% предпринимателей нет необходимости в делегировании. Однако их инбокс переполнен задачами, которые им не обязательно делать самим.
Подготовка задач для делегирования занимает мало времени, а экономит кучу.
Доктор философии, тренер по производительности труда и спикер. Мелисса Гратиас говорит: «Зачастую владельцы бизнеса являются единственными, кто знает, как и что делать, и поэтому для них работа прекращается, если они сами не присутствуют».
Будь то ответы на запросы клиентов, отправка проектных предложений, размещение информации на ваших страницах в социальных сетях или что-то еще.
Создайте подробный пошаговый отчет о том, как вы выполняете свои задачи. Вы будете чувствовать себя намного увереннее, передавая свои задачи кому-то другому, зная что у них есть ваша инструкция, на которую можно положиться.
Помимо этого, когда вы будете писать свою работу пошагово, вы легко обнаружите пробелы в вашей работе, так называемые дыры, в которые утекает время, и процессы, которые можно упростить или пропустить.
3. Отключите ваши уведомления (да, серьезно)
Сфокусироваться на работе трудно еще и из-за того, что каждый день нас отвлекают: звонки, смс, напоминания. Про себя вы можете думать, что это не вы отвлекаетесь, а вас отвлекают. Все хотят, чтобы вы срочно им помогли.
Вам нужно признать, что вы не можете контролировать тех, кто обращается к вам, но вы контролируете то, как и когда к вам обращаются.
В опросе владельцев малого бизнеса, проведенном The Alternative Board, 16% респондентов заявили, что отвлекающие внимание уведомления удерживают их от их пиковых уровней производительности. Эти звонки и оповещения скорее всего несущественные и они быстро выбивают ваш день из колеи.
Также исследование, проведенное в Калифорнийском университете в Ирвине, показало, что после каждого отвлечения внимания требуется чуть более 23 минут, чтобы снова погрузиться в работу.
Итак, почему же вы до сих пор позволяете неважным уведомлениям отвлекать вас? Дайте себе хотя бы немного времени на спокойную работу (час или два).
Вы, наверное, думаете, что вас немедленно ждут ваши партнеры по бизнесу или контрагенты? Ждут, но не все.
Обычно давление на вас из вне навязано только вами. Мир не изменится, если вы вернетесь к людям через 8 часов, а не через 8 минут.
4. Присвойте определенным задачам определенные темы
Стратегия - это не то слово, которое вы бы использовали для описания своего обычного рабочего дня.
- Вы постоянно переходите от задачи к задаче. Вы читаете половину письма, а потом помогаете клиенту, который зашел в ваш магазин.
- Вы выполняете онлайн-заказ на дополнительные поставки, пока разговариваете по телефону со своим бухгалтером.
Вам нравится думать, что вы - мастер многозадачности. Но вот в чем дело: никто не является мастером многозадачности. Нет, даже вы.
Все потому, что человеческий мозг на самом деле не способен делать несколько вещей одновременно (за исключением автоматических задач, таких как дыхание). Вам может показаться, что вы делаете сразу несколько вещей, но на самом деле вы просто заставляете свой мозг быстро переключаться между задачами. И это может нанести ущерб.
По статистики, многозадачность может снизить вашу производительность на 40% .
Итак, как же не обращать внимания на блестящие объекты и сосредоточиться на вещах, которые важны?
Попробуйте назначить тему для ваших задач.
Например, вы скажете, что пятница - ваш административный день, а понедельник - ваш маркетинговый день.
Вместо того, чтобы обращаться к своей почте, чтобы терять свое время и думать, что делать дальше, вы будете выписывать задачи, которые соответствуют вашей теме - например, регистрация ваших расходов или планирование публикаций в социальных сетях.
Начните этот подход с малого, чтобы увидеть, как он работает. Пока обозначьте для себя пару тем и выписывайте к ним задачи. Если подход вам понравится - назначайте больше тем.
5. Используйте матрицу приоритетов Эйзенхауэра, чтобы выяснить, с чего начать
Быть владельцем бизнеса - это круто (значит, дела идут хорошо!). Но это также может быть и парализующим фактором. «Когда есть так много дел, как мне сосредоточиться на важном?»
Выйдите из привычки выбирать задачу наугад и вместо этого используйте более стратегический подход для определения приоритетности ваших задач. Один из самых простых - матрица Эйзенхауэра.
Возьмите лист бумаги, нарисуйте квадрат, а затем разделите этот квадрат на четыре равных квадранта. Вверху напишите «Срочно» и «Не срочно», а по краям напишите «Важно» и «Не важно».
Теперь посмотрите на свой список дел и начните размещать их в соответствующих категориях.
Когда вы пройдете весь список дел, то вы можете использовать эту наглядную картину в качестве руководства.
Вот основной подход к этому руководству:
- Срочно и важно: делаем сразу. Это ваши приоритеты на сегодня.
- Срочно и не важно: это отличные задачи для делегирования! Зачем вам тратить свое время на них?
- Важно не срочно: вовремя поработайте над этими задачами в ближайшие дни или недели. Поставьте себе напоминание, чтобы не забыть про них.
- Не важно не срочно: Тщательно оцените, должны ли они вообще быть в вашем списке дел? Вы можете просто удалить их.
Наглядно? Это намного лучше (не говоря уже о том, что это более эффективно), чем слепо выполнять задачи по списку.
Запомните! Вы должны прийти к тому, что ячейки "Срочно и важно" и "Не срочно и не важно" будут пустыми. Все важные задачи будут находиться у вас в ячейке "Важное несрочное".
Остановите перетягивание каната на время и сделайте правильные шаги
Как владелец бизнеса, вы предъявляете много требований к своему времени и энергии. Вы хотите быть более эффективным, но у вас нет времени даже для освоения новых подходов к работе.
Для этого, я оставляю руководство здесь. Простые стратегии помогут вам расставить приоритеты и сосредоточиться на правильных задачах без огромных затрат времени.
Станьте эффективнее!
Применяли что-нибудь из этого?