На протяжении последних нескольких лет в правительстве ходили разговоры о том, что, вероятно, в скором времени между российскими органами власти и работодателями наладится электронный документооборот, и бумажная отчетность останется в прошлом. В данном направлении был сделан огромный шаг - с 2020 года сотрудник сможет завести электронную трудовую книжку, а Пенсионный Фонд создаст базу данных, содержащую в себе сведения о трудовой деятельности каждого трудящегося в РФ, доступ к которой будет открыт как нанимателям, так и самим работникам. Долгожданный закон об электронных трудовых книжках был принят.
Закон об электронных трудовых книжках: основные положения
Бухгалтера, давно слышавшие о приближении работы с электронными трудовыми книжками, по роду своей деятельности интересуются, принят или нет закон об электронных трудовых книжках в 2020 году. Да, закон был принят, он вступил в силу с начала текущего года. Речь идет о Федеральном законе от 16 декабря 2019 № 439-ФЗ.
Важно! Если гражданин уже трудоустроен на официальной основе, и ну работодателя имеется его бумажная трудовая книжка, переход на электронную версию документа возможен только с письменного разрешения работника. Если же соискатель был устроен на работу впервые позднее начала 2021 года, наниматель обязан завести электронную трудовую книжку, бумажный вариант не заводится. Таким образом происходит полный переход на электронный документооборот.
Вместе с законом о введении электронных трудовых книжек был принят закон об обязанности предпринимателей и юридических лиц, имеющих сотрудников, предоставлять информацию о трудовой деятельности каждого из них в Пенсионный Фонд России.
Электронная трудовая книжка - удобно или нет
Несмотря на то, что с введением электронных трудовых книжек у кадровых работников появились новые обязанности, касающиеся отчетности в ПФ РФ, нововведения несут в себе ряд преимуществ как для работодателей, так и для самих сотрудников:
- Отсутствие возможности утраты документа, его порчи и кражи.
- Высочайший уровень сохранности конфиденциальных сведений, безопасность их хранения.
- Отсутствие вероятности невозврата документа в момент увольнения (отсюда защита работодателя от возможной выплаты потерянного дохода сотрудника, если тот не сумел трудоустроиться из-за отсутствия у него документа).
- Возможность быстрого и удобного (за счет нескольких возможных вариантов) доступа к сведениям о стаже и трудовой деятельности со стороны работника, работодателя, органов власти.
- Сведение к минимуму вероятности указания в документе неверных или неполных сведений о трудовой деятельности сотрудника.
- Появление возможности у госорганов и нанимателей проведения анализа данных о занятости гражданина.
- Возникновение новых возможностей трудоустройства на расстоянии (дистанционно).
- Уменьшение затрат предприятий за счет отказа от покупки, хранения, ведения бумажных трудовых книжек.
- Возможность использования электронной информации о трудовой деятельности для пользования государственными услугами.
- Дистанционное оформление пенсионного пособия по окончании трудовой деятельности (документы не понадобятся, ведь ПФР обладает необходимыми сведениями).
“Понятие трудовой книжки сохранилось. Внесены поправки в Трудовой кодекс, он был дополнен статьей 66.1. Появилось понятие “сведения о трудовой деятельности в электронном виде. У человека появляется выбор. Он может вести свою трудовую книжку “по старинке, на бумаге. Также он может подать заявление своему работодателю и начать вести трудовую книжку в электронном виде. Это исключительно инициатива работника, работодатель не может взять и перевести весь штат сотрудников на электронные трудовые книжки. Исключений не предусмотрено, абсолютно любой сотрудник может перейти на использование электронного документа. А вот бумажные трудовые книжки в итоге перестанут выдаваться. Если человек трудоустраивается впервые в жизни, начиная с 1 января 2021 года, ему оформят только электронную трудовую книжку, на бумажную он уже не будет иметь права”.
Валерия Батуркина, заместитель управляющего отделением Пенсионного Фонда России по Санкт-Петербургу и Ленинградской области
Распространенные ошибки по теме “Закон об электронных трудовых книжках”
Ошибка: Сотрудник предприятия, написавший заявление о желании оформить электронную трудовую книжку, полагает, что документ будет выдан ему на электронном носителе (CD, флеш-карте и т.п.).
На самом деле, на руках у сотрудника не останется никакого документа (разве что бумажная трудовая книжка, которая станет бесполезна в плане трудоустройства, но будет храниться у него для подтверждения в будущем общего трудового стажа для назначения пенсии). Вся информация о трудоустройстве будет храниться в электронном виде у работодателя и в базе данных Пенсионного Фонда России.
Ошибка: Бухгалтер предприятия думает, что полностью освободится от работы с трудовыми книжками после того, как приняли закон об электронных документах.
На самом деле, сотрудники, которым уже были заведены бумажные трудовые книжки, имеют право не соглашаться на электронный вариант документа. Им бухгалтер или сотрудник отдела кадров обязан продолжать заполнять бумажные трудовые. Кроме того, Пенсионный Фонд обязал предприятия отчитываться по трудовым изменениям сотрудников (с любыми трудовыми книжками) ежемесячно, поэтому работы с документами, скорее, прибавилось.
