"Как привести дела в порядок". Дэвид Аллен | Книга за 8 минут

• Как не утонуть в ежедневных делах?
• Почему некоторые задачи обязательно выполнять сразу?
• Как постоянно поддерживать дела в порядке?

"Как привести дела в порядок". Дэвид Аллен. Книга за 8 минут

Почти каждую минуту мы засыпаны текущими и новыми задачами, проектами, которые "неплохо бы сделать", и делами, которые "нужно не забыть". Хаос и количество документов на рабочем столе бесконечно растёт, и всё тяжелее быстро находить нужное.

Мы стараемся удерживать эту запутанную информацию у себя в голове, что и приводит к неспособности сконцентрироваться на текущей работе.

Хотим мы этого или нет, наш мозг всегда пытается разобраться с нерешёнными проблемами. Причём он ещё будет напоминать о них в самый неподходящий момент.

Для того, чтобы работать эффективно, мы должны освободить наш ум от всего, что не связано с текущей задачей, и делать одну задачу в единицу времени.

Инсайт 1. Организуйте рабочее пространство.

Начните с простого, но важного — с удобного рабочего места. Если Вы работаете и дома, и в офисе, тогда Вам надо создать два места для работы, одно из которых будет главным.

Да, дома Вам тоже нужно физическое рабочее место. Для этого Вам понадобятся:

• письменный стол;
• лоток для входящих документов;
• место под диджитал устройства: ноутбук, смартфон, планшет.

Сделайте так, чтобы на рабочем месте не было ничего лишнего, но при этом Вам было бы удобно. Всё необходимое для работы должно быть доступно, и это можно найти в течение 30 секунд.

После того, как у нас есть готовое рабочее место, можно переходить к методологии Getting Things Done (GTD). Это метод приведения дел в порядок, который построен на простых идеях и понятных шагах.

Инсайт 2. Соберите всю информацию в накопитель "входящие".

Вокруг нас слишком много разных дел, договорённостей и документов, о которых мы должны помнить и которые постоянно нас отвлекают.

Чтобы освободить себя от ненужной в данный момент информации, используйте накопители с пометкой "входящие". Это место, которое находится за пределами Вашего мозга.

Ваши накопители могут быть любыми: списки дел на компьютере, электронная почта или даже лотки, куда можно складывать предметы или бумаги. Но сильно не увлекайтесь разными инструментами: они не должны усложнять процесс. Чем проще, тем лучше.

Начнём.

Найдите и соберите дела, которые требуют каких-то решений, в одном месте. Всё кладите в лоток, а если в ходе процесса вспоминаете какие-то обещания или нужные дела, фиксируйте их в накопитель "входящие". К счастью, в современном мире для этого есть множество инструментов: от электронного блокнота до крупных онлайн - сервисов.

Наведите порядок на рабочем столе и на всех горизонтальных поверхностях. Уберите всё ненужное, разберите документы, отчёты, визитки, заметки на бумажках.

Наведите порядок в ящиках, найдите то, что нужно решить, и положите в лоток "входящие".

Справочную информацию откладывайте на "хранение", но каждый раз анализируйте: не требует ли она каких-то действий и актуальна ли она вообще. Избавляйтесь от всего ненужного.

Теперь переходим к следующему шагу.

Инсайт 3. Обработайте и освободите накопитель "входящие".

Итак, перед нами накопитель с "входящими" делами. Наша задача — разобраться с содержимым и освободить его.

Для этого есть простые правила:

• Всегда начинаем с того, что лежит первым. И это не зависит от важности.

• Концентрируемся только на одной задаче, пока не решим, что с ней делать.

• Ничего не возвращаем в корзину "входящие".

Каждый раз, переходя к очередному делу, спрашивайте себя: "Какое по нему следующее действие?"

Если действия не требуется, тогда либо можно удалить задачу, либо поместить её в архив справочной информации.

Есть ещё дела, которые привязаны ко времени, или новые проекты, которые Вы хотели бы обдумать потом. Запишите их в календарь или добавьте в список "когда-нибудь / может быть".

Когда Вы определили дальнейшие действия по текущему делу, есть три варианта:

• Если дело занимает меньше двух минут, сделайте его сразу и не откладывайте решение на потом. Двухминутные дела не нужно отслеживать. 

• Если Вы уже увидели, что Вам пришло электронное письмо, можно написать короткий ответ за 30 секунд и продолжить решение вопроса — сделайте это сразу.
• Делегируйте. Поверьте, есть люди которые могут сделать что-то гораздо лучше и быстрее Вас. И для этого не обязательно иметь подчиненных.

Или запланируйте и решите задачу самостоятельно.

Инсайт 4. Организуйте и создайте места хранения.

Когда Вы разбираете свои "входящие" накопители, Вам нужно организовывать все вопросы, дела и проекты.

Дэвид Аллен выделяет 7 базовых категорий, которыми нужно управлять.

• Составьте полный список проектов. Проекты — это всё, что требует больше одного действия. Это может быть как организация дня рождения, так и презентация нового продукта. 

• Создайте систему хранения материалов по проекту. Например, современные CRM-системы позволяют полностью управлять взаимоотношениями с клиентами и хранить в одном месте необходимую информацию по ним. 

• Ведите список "следующих действий". Систематизируйте их понятным для себя способом, чтобы можно было отслеживать и выполнять их, когда появится время. Другие задачи могут быть запланированы как привязанные ко времени (позвонить клиенту в этот четверг в 10:00), зависящие от контекста (когда буду за компьютером, нужно решить такие-то задачи) или связанные с необходимыми ресурсами (когда буду на машине, нужно заехать в магазин). 

• Ведите лист ожидания. Сюда записывайте дела, которые Вы делегировали. Так Вы сможете отслеживать выполнение всех договорённостей. 

• Сделайте список мероприятий, которые планируете посетить. 

• Создайте список "когда-нибудь / может быть". Добавляйте туда свои творческие желания: новые навыки, хобби, путешествия. 

• Создайте систему хранения справочной информации. Это может быть всё что угодно: входящие письма, контакты, статьи. Новые технологии упрощают нашу жизнь: визитки можно сразу сканировать и добавлять в контакты, а информация хранится в облачных сервисах, и к ней есть постоянный доступ.

После этого этапа у Вас появится полная и комплексная система, где отражены все проекты и задачи, текущие и потенциальные.

Инсайт 5. Поддерживайте актуальность и функциональность системы.

Задача системы GTD — дать Вам необходимую степень свободы, чтобы Вы могли чувствовать себя "здесь и сейчас", когда занимаетесь делами. Для этого проверяйте содержимое системы хотя бы раз в день и поддерживайте её в актуальном и рабочем состоянии.

Во время ежедневной проверки стоит обращать внимание сначала на календарь и задачи, которые привязаны ко времени, после — на список дел, которые Вы можете выполнить в определённых обстоятельствах. Это поможет понять, что Вы ничего не упускаете из виду и выполняете действительно необходимые задачи.

Также выделите себе время, например пару часов в конце рабочей недели, для еженедельного обзора. Так Вы сможете оценить прошедшую неделю и скорректировать свои планы на следующие недели.

Итог. Основная идея книги.

Мы берём на себя всё больше дел, они копятся, и уровень стресса растёт. Наше сознание нуждается в пространстве, тогда мы сможем полностью посвятить себя задачам, которые в данный момент необходимо решить.

Нет необходимости держать список дел в голове: создайте надёжную и логичную систему учёта и контроля, которая находится за пределами Вашей головы.

И Вы удивитесь, как вырастет Ваша продуктивность.