Вот вы составили красивый и правильный список всего, что надо сделать завтра. Скорее всего, вы примерно представляете, когда чем займетесь и что для этого понадобится. Список кажется осуществимым, хоть и требующим организованности и усилий. Когда же завтрашний день подходит к концу, выясняется, что одну треть вы так и не успели, а другую — поленились. Хотя КПД в 25-30% — это уже неплохой результат, ситуацию можно улучшить, если подойти к составлению списков с учетом некоторым особенностей, о которых ниже.
Определяем время выполнения задачи
Профессиональное планирование (например, в строительстве) тоже начинается со списка. Но никогда им не заканчивается. После определения перечня, каждую задачу необходимо рассмотреть отдельно и оценить, сколько времени потребуется на её выполнение. При этом указывать время надо всегда с большим запасом. Если вы думаете, что на поход в магазин вам потребуется полчаса, смело записывайте час. Дополнительное время покроет непредвиденные задержки, будь то длинная очередь или забытый дома кошелек, но также включает необходимые перерывы между задачами на восстановление сил и отдых.
Составление жесткого расписания по часам, как правило, неэффективно из-за неизвестных переменных в уравнении вашего дня. Вы могли запланировать пробежку, а тут вам позвонил старый друг, и вы сорок минут общались. График сместился, и весь день полетел насмарку? Чем более гибким будет ваше расписание – тем легче, но учитывать продолжительность каждой задачи всё равно необходимо.
Часто при оценке времени кажется, что задачу можно выполнить быстрее. Но в жизни пресловутые «буду через пятнадцать минут» легко превращаются и в полчаса. Если вы знаете за собой тенденцию опаздывать, всегда увеличивайте запас. Скорее всего, вы и другие задачи оцениваете неверно. Иногда помогает намеренно засечь время, отметить, который час, и посмотреть, сколько на самом деле занимает то или иное дело. Запомнить цифру и использовать в будущем.
Запас не стоит бояться увеличивать. Психологически может казаться, что если, например, выделить на пустяковый телефонный звонок полчаса, то это расписаться в своей лени или неспособности работать быстро. Хочется же эффективности, а не в час по чайной ложке. Но на самом деле это чувство обманчиво. Лучше делать одно дело в час без лишнего напряжения, и завершить небольшой список из десяти пунктов, чем наметить двадцать задач, выполнить пять и потом дергаться. Кроме того, всегда можно справиться быстрее запланированного и занять освободившееся время чем-то приятным и интересным.
Расставляем приоритеты и оцениваем возможности
После оценки продолжительности каждой зачади, их необходимо расставить в желательном порядке выполнения. С одной стороны, тут можно руководствоваться приоритетностью, мотивом, то есть сначала постараться выполнить всё самое главное. С другой стороны, не последнюю роль играет возможность.
Как в детективах: чтобы вычислить преступника, надо не только найти человека с мотивом, но и определить, была ли у него соответствующая возможность, как то отсутствие алиби, доступ к орудию и месту преступления.
В личном планировании каждую задачу тоже необходимо оценивать с позиции возможности. Что понадобится для этого дела? Доступ в интернет, телефон или, может быть, потребуется машина? Нужны ли какие-то инструменты, может, канцелярские принадлежности, продукты? Продумывая инструментарий, вы спасаете себя от ситуаций, когда внезапно перед выходом вдруг вспоминаете, что надо что-то распечатать на принтере, а у того как назло закончился картридж.
Помимо инструментария, необходимо учитывать логистику, местоположение для каждого дела, а также людей, с которыми вы будете контактировать. Допустим, вы давно собирались вернуть другу одолженную книгу. И вы знаете, что по пути будете проходить мимо магазина. Даже если заход в магазин не являлся приоритетной задачей, куда логичнее оба мероприятия совместить. Если вы едете в офис, и есть вероятность встретить коллегу, логично захватить с собой документы, которые вы обещали ему отдать.
Совмещение дел по принципу возможности, таким образом, увеличивает вашу эффективность, даже если часть выполненных задач являлось мелкими или не приоритетными.
Автор: Алёна Васильева-Люлина
#Планирование #таймменеджмент #полезные советы #списки дел #личная эффективность
Не забудьте поставить лайк, если статья вам понравилась, и подписаться на канал