Мы объясняем, что такое управление проектами и какие методологии оно использует. Кроме того, каковы его этапы, преимущества и важность.
Ведение проектов
В деловом мире чрезвычайно распространен подход к управлению проектами.
Что такое управление проектами?
Управление проектами - это дисциплина делового администрирования, предметом изучения которой является планирование, организация, мотивация и контроль ресурсов, необходимых для достижения заранее определенной цели, т.е. выполнения поставленной задачи.
В этом смысле "проект" определяется как предприятие с определенным началом и концом, целью которого является производство одного продукта, услуги или результата, то есть такого, который имеет уникальные цели, и который, когда он будет выполнен, добавит ценность производственной цепочке или приведет к каким-либо положительным изменениям.
Таким образом, управление проектом можно понимать как совокупность определенных действий, гарантирующих выполнение поставленной задачи в определенные сроки, в течение которых используются ресурсы, инструменты и таланты. Этот тип исследования позволяет оценивать, управлять и контролировать процессы очень разнообразной природы, применяя методологии, рассуждения и концепции.
В современном деловом мире чрезвычайно распространено сосредоточение внимания на управлении проектами, независимо от размера или целей организации, поскольку практически все ее операции можно понимать как проекты: от разработки важного продукта или услуги, или выполнения второстепенных задач, до совершенствования внутренних процессов той же производственной организации.
Методологии управления проектами
Диаграмма Ганта
Задачи и деятельность каждого проекта подробно описаны в диаграмме Ганта.
Существуют три основные методологии управления проектами, в которых используются различные материальные и концептуальные инструменты, и ими являются
График Ганта. Эта методология используется уже почти 70 лет и благодаря своей относительной простоте является, пожалуй, самой и наиболее известной из всех методов управления проектами. Это двухосная диаграмма, в которой задачи и действия каждого проекта детально описаны, связывая их с хронограммой, которая подробно описывает их начало, продолжительность и закрытие. Различные фазы проекта должны быть включены в график, организовывая его последовательно, чтобы получить своего рода "скрипт" или процедуру, которой необходимо следовать во время выполнения проекта.
Перт/ПМ. Это два взаимодополняющих подхода, часто применяемых вместе. Pert/CPM известен как "критический путь", и именно разработка оптимального пути, который, если следовать букве, позволит беспрепятственно осуществлять деятельность, составляющую проект. Чтобы найти его, необходимо максимально упростить проект и подсчитать приоритеты и зависимости, а также распределение рабочей нагрузки. Однако, поскольку этот метод не учитывает неопределенность, он, как правило, комбинируется с методом Pert, который применяет вероятностную функцию для расчета общего времени реализации проекта на основе мероприятий, составляющих проект. Результаты используются для создания сети узлов, позволяющей анализировать критический путь и прогнозировать его стандартное отклонение. Для этой цели обычно используются компьютерные программы.
Метод критического пути. Последняя из трех методик, но одна из самых известных специалистами, очень удобна для сложных проектов, требующих упрощенной перспективы. Он состоит в том, чтобы среди всех мероприятий, составляющих проект, выяснить, какие из них являются "критическими", т.е. те, которые определяют его максимальную продолжительность, а затем сократить расчетное время для каждого из них путем включения "буферов времени" в ключевых местах. Такие буферы диверсифицируют задачи, позволяя выиграть время и эффективность на решение поставленной задачи.
Этапы управления проектами
Ниже перечислены стадии или этапы управления проектом:
Анализ осуществимости. Первоначальный шаг - определить, насколько жизнеспособен или удобен проект, то есть, что подразумевается под его реализацией в финансовом, логистическом и доходном плане. Если инвестиции в проект значительно превышают его рентабельность, должны быть другие веские причины для его продвижения вперед.
Планирование работы. Затем перечислите и подробно опишите различные задачи, которые будут выполняться в рамках проекта, т.е. шаги, которые необходимо выполнить, не упуская из виду ресурсы, которые потребуются для каждого этапа, а также смету расходов, усилий и времени, которые потребуются для его выполнения.
Выполнение проекта. На этом этапе выполняются запланированные задачи и составляется отчет о том, как они происходят, т.е. с какими камнями преткновения они сталкиваются, какие результаты они дают и вся информация, необходимая на этапе контроля. На этом этапе развертывается все запланированное.
Последующее наблюдение и контроль. На этом этапе необходимо следить за тем, чтобы процесс давал ожидаемые результаты, и делать соответствующие выводы из информации, собранной в ходе выполнения. На основе этих выводов можно модифицировать стратегии, внести коррективы и направить процесс на достижение идеального результата.
Закрытие проекта. Завершение проекта также очень важно, так как на данном этапе весь процесс оценивается в ретроспективе, принимая во внимание сбои, аварии, непредвиденные события и составляя отчет, который может быть использован для планирования и реализации будущих проектов. Это этап обучения. Если проекты успешны, то именно здесь создается резервная копия того, что было достигнуто.
Преимущества управления проектами
Управление проектами
Эффективное управление проектами обеспечивает более высокие показатели успеваемости.
Преимущества эффективного управления проектами не так уж и малы:
Эффективное распределение ресурсов и времени. Предотвращение отходов, дефицита и других камней преткновения, которые могли бы снизить рентабельность проекта.
Больше контроля над судьбой организации. Так как проекты, которые будут осуществляться, могут быть визуализированы и организованы (приоритетные, иерархические, например).
Большая гарантия успеха. Так как незапланированные проекты находятся во власти того, что может пойти не так, не зная, что в них вовлечено, или просто происходят дезорганизованно.
Больше возможностей для обучения. Потому что управление проектом, в конечном счете, дает ценную обратную связь о результатах деятельности организации и ее сильных и слабых сторонах в реализации проекта.
Важность управления проектами
Формализация области управления проектами придает ей строгость научной дисциплины, скрупулезность и способность генерировать информацию, опыт и обучение. В этом смысле это жизненно важные знания для управления бизнесом и организационного планирования, которые в настоящее время осуществляются с помощью различных программных средств, чтобы воспользоваться технологическими преимуществами того времени. Без управления проектом стандартизация такого рода бизнес-информации была бы невозможна.
