В плотном графике предпринимателя время всегда на вес золота. В условиях многозадачности, когда делаешь все и за всех, каждый потерянный час измеряется в евро.
Есть поговорка «сэкономить – то же самое, что и заработать». Если говорить о распределении рабочего времени, она очень правдива. Давайте разберемся, на что уходит большая часть времени делового человека? И как остановить его утечку?
Вот ТОП факторов, отнимающих время и советы, как с ними справиться.
Звонки по телефону
Телефонное общение занимает большую часть временного запаса. Плюс время на то, чтобы решить возникший в процессе разговора вопрос, время на то, чтобы переключиться. Поэтому главное правило предпринимателя гласит: «телефон – это ваш инструмент делового общения».
Эти правила помогут осознать, как важно контролировать ваши звонки:
1) Выделите время, в которое вы готовы принимать звонки. Это не должно быть 24 часа в сутки – такой режим может только снизить продуктивность.
2) В рабочее время (допустим с 9 до 18) используйте телефон только в деловых целях. Речь не о том, чтобы игнорировать близких – всегда можно отправить смс «я перезвоню вам позже».
3) Не тратьте время на долгую прелюдию: начинайте разговор с сути и заканчивайте, когда договоренность достигнута.
4) Установите мобильное приложение, определяющее, кто вам звонит. Сервисы имеют разный функционал: моментально связывают все номера в ваших контактах, ищут информацию в интернете и выдают вам предположительный источник звонка, определяют месторасположение абонента неизвестного номера и прочее. Так проще отсечь ненужные контакты.
5) Всегда уточняйте в разговоре удобное вам время для следующего звонка.
6) Выделите отдельное время, чтобы ответить на пропущенные звонки – пусть это будут фиксированные полчаса в вашем графике.
7) Планируйте звонки: список звонков, время, примерную структуру разговора. И держите в голове цель любого контакта.
8) Если разговор содержит много информации, не надейтесь на память. Запишите разговор на диктофон или сделайте пометки в органайзере – зафиксируйте все даты, суммы, координаты.
9) Исключите пустые разговоры в течение рабочего дня, пусть останутся те, что продвигают вас к целям. Для другого оставьте обед.
Встречи с клиентами и партнёрами
Речь идет о незапланированных встречах – оговоримся, что таких быть практически не должно. Как этого достичь:
Самое главное, конечно, планировать свои встречи. Когда весь ваш график расписан, вы сводите роль неожиданностей к минимуму. Не соглашайтесь на бесцельные встречи, после которых будет жалко потраченного времени. Такие контакты можно заносить в отдельный список и вставлять их в образовавшиеся в графике «окна».
Установите границы. Выберите время приема, если вы работаете в офисе. Или группируйте встречи по территориальному принципу, чтобы не тратить время на дорогу и пробки.
Уважайте чужое время. Для этого уточняйте заранее, что удобно вашим партнерам и старайтесь общаться с такими же ответственными людьми.
Чрезвычайные ситуации
Если неожиданные ситуации занимают много драгоценного времени, значит это ваша «ахиллесова пята». И ваша задача – свести такие кризисы к минимуму. Как это сделать?
Планируя день, продумывайте сразу несколько возможных путей развития каждого дела. Должен быть наготове план А, план B и С и ваши возможные действия в каждой нештатной ситуации.
Подготовка к важным звонкам и встречам, принятию решений, требует первоначального изучения всех фактов. Это может занять время. Однако этот этап помогает исключить ошибку, которая может стоить гораздо больше!
Если ошибка все же произошла, проанализируйте – нет ли здесь цикличности. Если проблема повторяется не в первый раз, нужно проанализировать причину, оценить ваши действия и реакцию команды, чтобы впредь на этом больше не спотыкаться.
Промедление и застой
Отсутствие четкого дедлайна – главная причина потери времени. Даже если кажется, что сроки задачи размыты, учитесь создавать чувство срочности, оно станет отличным мотиватором быстрого завершения дел.
Как создать чувство срочности:
- ставьте стоящие цели;
- представьте итог, который вы хотите получить;
- поставьте дедлайн и расскажите о нем другим людям;
- будьте стойким и не ищите отговорок;
- порадуйте себя чем-то, когда цель будет достигнута.
Колебания перед принятием решения
Нерешительность способна стать камнем преткновения и стопором многих дел. Но во многих случаях торможение с выбором может принести еще больший урон. Запомните правило: 80% проблем должны решаться сразу, 15% можно отложить на потом, а 5% решений можно вообще не принимать!
Если вы склонные к нерешительности, вам помогут следующие советы (выбирайте самый подходящий для себя):
- определите свои основные ценности и опирайтесь в решениях на них
- делегируйте принятие решений экспертам в этой теме
- соберите все факты, цифры, риски и трезво оцените ситуацию
- поставьте себе срок принятия решения – и при непопадании в его границы дело автоматически будет считается проваленным. Это создаст привычку ценить время!