История о том, с чем я столкнулся, когда принял решение о смене программного продукта 1С и обслуживающего партнера 1С Франчайзи.
Использование 1С для меня – это как бухгалтерский учет, так и другие составляющие деятельности предприятия. Цели, которые я поставил перед собой – это оптимизация бизнес-процессов и расходов предприятия, автоматизация учета и все это в одной информационной системе, объединяющей все подразделения.
Как мы дошли до больших рисков?
Первый этап: «Приобретение 1С». Возникла потребность в замене программы 1С. Прежде, чем перейти на другой программный продукт от 1С, я тщательно взвешивал все «за» и «против», и конечно же, обратился за компетентными рекомендациями в 1С-Франчайзи. Мне помогли подобрать оптимальное решение: приобретение 1С прошло успешно!
Второй этап «Перенос данных и доработка 1С». Составили техническое задание по переносу всех данных, согласовали необходимые нетиповые функции и доработку 1С. И, казалось бы, все учтено: 1С купили, перенос осуществили, идет тестирование программы в рабочем режиме.
Проходит месяц, другой, коллектив осваивает новую программу, все вместе учимся. И, как известно во время тестирования, неизбежно возникают «ошибки» (программные, методологические, технические), но решать их, нет времени. И мы просто откладываем доработку 1С и их устранение на будущее. Тем более, что рабочий процесс в самом разгаре, конец года уже совсем близко, работаем, так как есть, копим нерешенные задачи, сделаем потом.
И вроде бы все идет своим чередом, задачи ясны, нужны конкретные доработки 1С, но делать это будем потом…. И здесь возникает…
Третий этап нашей истории «Меняем 1С Франчайзи». Мы решаем приостановить сотрудничество с действующей обслуживающей организацией и перейти на обслуживание к другой 1С Франчайзи, что стало для нас следующим «занимательным» этапом в этой истории.
Четвертый этап «Задачи, которые нужно сделать «вчера»! Итак, мы накопили задачи, сменили партнера, а отчетный период совсем близко... Конечно же задачи уже «настоялись», они требуют уже незамедлительного решения. Копили долго, накопили много, и к ним добавились текущие вопросы. С этим «багажом» и сроком исполнения «вчера», мы переходим к другому 1С-Франчайзи.
Пятый этап «Наследие». Мы поработали в новом ПП 1С, уже более детально понимаем, что хотим получить от программы и ставим задачи по решению того пула вопросов, которые у нас есть. Здесь выясняется, что документов, связанных с переходом из одной ПП 1С в другой ПП, с доработкой 1С у нас оказалась мало, ни правил, ни инструкций пользования, ни документов по доработкам - ничего, связанного с текущей конфигурацией и переносом данных. Предыдущая компания, сопровождающая у нас 1С, данные документы не предоставляла. Мы в свою очередь, не заостряли внимание на этом. Все это замедляет выполнение новых задач и многие методические, технические вопросы мы решаем заново. И это стоит нам времени и новых расходов.
Шестой этап «Нервы на пределе». Отчетный период на самом пике – годовая и квартальная отчетность, закрытие каждого месяца и все это в новой программе. А еще: необходимость решить сразу все задачи и выявить «слабые» места, чтобы не «дорабатывать» доработки и сделать так, чтобы «всё работало, как нам надо!». И как вы думаете, к чему все это нас привело?
Как мы сами пришли к большим рискам!
В первую очередь, мы осознали, что копить «доработки 1С» нельзя. Мы осознали невозможность решить всё накопившееся, разом. Объем работ, который у нас сформировался можно было решить только постепенно, шаг за шагом. Не создавая «снежный ком», а действуя поступательно.
Во вторую очередь, это повышение финансовой нагрузки на бюджет предприятия, в связи с большим объемом работ, повторным выполнением некоторых незафиксированных задач.
И в-третью очередь, это напряженный рабочий темп, т.к. шел отчетный период и чем грозит несвоевременная сдача отчетности любому предприятию, понимает каждый руководитель, главный бухгалтер, финансовый директор. Это штрафные санкции, предупреждения и решения, также влияющие на работу предприятия в целом.
И я, как Заказчик, все эти риски нес полностью на себе, ответственность за полноценное функционирование новой программы была на мне, как на Заказчике и на предыдущем Исполнителе, который программный продукт внедрял и дописывал.
Вместо выводов
Во избежание подробных рисков я рекомендую Вам: «решать! И сразу»:
1. Решение о смене программного продукта 1С только со специалистами по 1С и с запасом времени на реализацию;
2. Всегда прописывать подробное ТЗ, и принимать работу по нему;
3. Составлять и сохранять документы относительно конфигураций, учетной политики, прав (инструкции пользователя, матриц, настройки, изменений, правил и др.);
4. Максимально полно и корректно формулировать свои запросы, согласовывать каждую доработку;
5. Осуществлять переход в период, когда у предприятия минимальная нагрузка и с учетом сроков сдачи отчетности;
6. Решать задачи в момент их поступления;
7. Выбирать надежную фирму 1С-Франчайзи.
Специалисты 1-й Советник подготовят оптимальное решение для Вашего бизнеса и предложат качественное сопровождение, с учетом Ваших пожеланий.
Желаем Вам успешной и легкой сдачи отчетности!