ПФР утвердил новую форму СЗВ-ТД. Начиная с отчета за январь её должны сдавать все работодатели России. Мы встретились с представителем программы БухСофтИваном Бобровым, который принимал участие в разработке новой формы вместе с ПФР. Эксперт рассказал, кто должен сдавать новый отчет в ПФР, насколько он сложный и какие графы вызовут у бухгалтеров и кадровиков вопросы.
Вопрос: Так кто все-таки должен сдавать новый отчет СЗВ-ТД: бухгалтер или кадровик?
В 90% случаях дополнительный отчет ляжет “на плечи” бухгалтера. На это есть две причины:
Во-первых, должен сдавать тот, кто был ответственным за заполнение бумажной трудовой. Но на практике - в небольших организациях эту функцию выполняет бухгалтер. Во-вторых, если в организации есть отдельный кадровик - у него нет доступа к электронному документообороту с ПФР, который есть у бухгалтера.
Кто должен сдавать форму в электронном виде?
Если в организации работают менее 25 сотрудников, форму СЗВ-ТД можно представлять в фонд на бумаге или по ТКС. Если более, то только в электронном виде.
Насколько удобно работать с электронными трудовыми книжками в программе БухСофт?
В БухСофт очень удобно. Мы автоматизировали весь процесс перехода на электронные книжки.
В нашей программе пользователи могут сформировать уведомления работников об изменении законодательства, бланки заявлений о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (рис. 1) и о переходе на электронную книжку (рис. 2).
Рис.1 Образцы документов в программе БухСофт
Рис.2 Заявление о переходе на электронную книжку в программе БухСофт
Заказать бесплатный демо-доступ к программе БухСофт
Подготовить отчетную форму СЗВ-ТД можно одной кнопкой. Достаточно указать период, за который нужно собрать сведения, сведения будут подготовлены, останется их только проверить и отправить в Фонд. Проверку программа сделает автоматически по протоколам ПФР. Поэтому бухгалтер может быть уверен, что отчет ПФР примет.
Вы принимали непосредственное участие в обсуждении новой формы в составе рабочей группы ПФР. В чем Ваша заключалась задача и какие улучшения Вам удалось продвинуть?
Самое главное - добились конкретики. Первоначальные варианты Порядка заполнения и Описания форматов были очень краткими, было сложно разобраться, как правильно заполнить форму и отчетный файл. В результате коллеги из Пенсионного фонда скорректировали документацию, сделали ее более понятной для бухгалтеров.
Первоначально в отчете было 13 граф. Сейчас 10, что стало удобней.
Какие сведения включать в отчет? Нужно ли заполнять СЗВ-ТД на всех работников в отчете за январь?
В отчет за январь нужно будет включить только тех работников, кого в январе: приняли на работу, перевели на другую должность или в другой отдел, уволили. Также нужно будет включить в отчет тех, кто уже написал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или заявление о переходе на электронную книжку. Если ничего вышеперечисленного с сотрудников в январе не произошло, сведения по нему подавать не нужно.
Какие ошибки могут допустить работодатели, сдавая первый в этом году отчет?
Первые ошибки работодателей уже известны:.
- Передавая первое мероприятие по работнику за 2020 год работодатели забывают передать предыдущее кадровое мероприятие.
- Некоторые работодатели передают пакеты с ФИО и СНИЛС работников без сведений о кадровых мероприятиях и без информации о поданных работником заявлениях о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о переходе на ЭТК.
- Встречаются пакеты, в которых указано, что работник написал одновременно два заявления: о продолжении ведения бумажной трудовой книжки и о переходе на ЭТК.
Сведения по сотруднику за январь были представлены, но позднее выяснилось, что сведения по этому сотруднику нужно дополнить. Как представлять корректирующие сведения?
Как пояснили БухСофт работники фонда, СЗВ-ТД не совсем отчетная форма, а скорее форма информирования Пенсионного фонда о совершенном кадровом мероприятии. Нужно представить новую форму со сведениями по такому сотрудники. Сведения за январь будут не обновлены, а именно дополнены, поэтому, представляя сведения второй раз нужно отразить в отчете только те мероприятия, которых не было в первом отчете. Отправьте новые данные сразу же, как только выяснится, что не все сведения изначально были представлены в Фонд.
Многие работники задают вопросы, будут ли сведения из бумажных трудовых книжек переведены в электронную трудовую?
Сведения до 2020 года пока не будут переводить в ЭТК. Таких норм нет в действующем законодательстве. Изначально планировалось, что работник сможет передать бумажную трудовую книжку в отделение Пенсионного фонда для перевода данных в цифровой формат, но такая норма в итоге не была прописана в законодательстве.
Сейчас работники представляют в Фонд сведения о сотрудниках по формам СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и др. Планирует ли Пенсионный фонд сверять данные СЗВ-ТД с другими формами, представленными в Фонд?
Да, сверка сведений в том или ином виде будет производиться. При выявлении расхождений работодателю нужно будет предоставить пояснения.
В 2020-м году физическое лицо впервые устраивается на работу. Нужно ли заводить бумажную трудовую?
В день приема необходимо уведомить сотрудника, о том, что он должен сделать выбор - вести трудовую на бумаге или в электронном виде. Если сотрудник напишет заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, заводить бумажную ТК не нужно.
Сотрудник уволился с предыдущего места работы в конце 2019 года. В начале 2020-го года он устроился на новую работу. Работодатель уведомил его о необходимости сделать выбор бумажной или электронной трудовой книжки. Сотрудник написал заявление о ведении электронной книжки. Нужно ли вносить в бумажную книжку запись о том, что сотрудник переходит на электронную ТК?
Если сотрудник написал заявление в день приема, он имеет право не предоставлять бумажную трудовую книжку, соответственно, работодателю не нужно будет вносить в бумажку ТК запись о переходе на ЭТК и выдавать сотруднику бумажную ТК обратно.
Подразделение, в котором работает сотрудник было переименовано. Порядком заполнения предусмотрена передача информации только о переименовании работодателя (страхователя). Нужно ли вносить какую-либо информации в СЗВ-ТД?
Да, в этом случае нужно передать мероприятие “Перевод”.
Когда будет утверждена форма СТД-Р, нужно ли будет в этой форме показывать отмененные работодателем мероприятия?
Этот вопрос еще обсуждается. Скорее всего информацию об отмененных мероприятиях нужно будет отражать в выписке по форме СТД-Р.