При выдаче товара сотруднику сторонней организации требуется предоставление доверенности на получение товарно-материальных ценностей, в которой должно быть указано: должность и фамилия лица, которому выдана доверенность (паспортные данные); перечень товаров и его количество, подлежащий получению; номер доверенности; срок действия; дата выдачи и все это закреплено подписью руководителя организации. Так же, согласно ст. 186 ГК РБ п.5 доверенность от имени юридического лица должна быть подписана главным бухгалтером данной организации, что требуется для ведения бухгалтерского учета и составления отчетности.
Если вы предоставляете копию доверенности, то согласно п.64 Постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 №4, копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации. Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.
В случае, если товар принимает водитель сторонней организации, обязательно предоставить копию договора об автомобильной перевозке груза, заключенный между организацией и перевозчиком, так как на основании п.7 Правил автомобильных перевозок грузов Совета Министров Республики Беларусь от 30.06.2008 №970, перевозчик должен принимать груз к автомобильной перевозке на основании договора, заключенного с заказчиком.
Если в договоре указана организация, а не конкретное лицо, которое принимает товар, для уточнения данных, нужно предоставить сопроводительное письмо к договору, в котором будет указано: Ф.И.О. водителя, регистрационный номер автомобиля, в который будет загружен товар, перечень товарно-материальных ценностей и его количество, предназначенных для загрузки автомобиля. Письмо должно быть подписано руководителем организации (его заместителем), либо начальником структурного подразделения, в лице которого заключался договор об автомобильной перевозке груза.