Интересуетесь бизнес-анализом в ИТ? Приглашаю Вас ознакомиться с моей книгой "Профессия "бизнес-аналитик". Краткое пособие для начинающих", которая вышла в издательстве "Олимп-Бизнес".
Владимир Репин, автор книги «Бизнес-процессы: моделирование, внедрение, управление» выделяет 10 базовых причин для описания бизнес-процессов в организации:
Причина 1. Чёткое определение зон ответственности руководителей на всех уровнях
В деловой среде распространена поговорка: «Если за задачу отвечают двое – за неё не отвечает никто». Действительно, отсутствие в работе чётких границ и зон ответственности между подразделениями приводит к недопониманию, ошибкам, временным и материальным потерям. Кроме того, отсутствие однозначного разделения полномочий губительно для корпоративной культуры: вместо решения рабочих вопросов сотрудники пытаются «спихнуть» ответственность на коллегу и поскорее найти виноватого.
В данном случае карта процесса – наглядный инструмент, фиксирующий периметр работы каждого подразделения.
Причина 2. Оптимизация взаимодействия структурных подразделений Банка за счёт стыковки процессов по входам/выходам
Определив функционал и зоны ответственности каждого участника, намного проще состыковать процессы смежных подразделений. При построении карты процесса возникает понимание условий, при которых результат выполнения одного процесса передаётся в другое подразделение для дальнейшей обработки.
Таким образом, постепенно выстраивается сквозной бизнес-процесс, в котором участвует несколько подразделений для достижения итогового результата.
Например, при согласовании нормативного документа определяется условие: документ попадает в работу подразделения «А» только при условии получения резолюций от экспертов из подразделений «Б» и «В».
Причина 3. Автоматизация создания прикладных регламентирующих документов
Современные системы бизнес-моделирования (СБМ) позволяют пользователям не только формировать карты процессов, но и выгружать на их основе прикладные регламентирующие документы: паспорта процессов, регламенты, инструкции и т.п.
Выгружая регламент система преобразует каждый функциональный блок на карте процесса в отдельный подраздел в документе. В итоге аналитик получает структурированный документ, оформленный в соответствии с корпоративными стандартами. Остаётся лишь немного дополнить документ справочной информацией и отправить на согласование.
Конечно, это намного быстрее, чем каждый раз писать нормативный документ с нуля.
Причина 4. Анализ возможных изменений в организации (реализация сценариев «Что если?»)
Карты бизнес-процессов используются и при управлении изменениями в организации, в т.н. Change management’е. Чтобы оценить возможные последствия от изменения процесса, необходимо представлять себе его текущую структуру, технологическую основу, взаимосвязи с другими процессами. Эта информация содержится в картах бизнес-процессов, а потому незаменима для руководства организации при принятии управленческих решений.
Причина 5. Тиражирование стандартов деятельности
В крупных организациях возникают ситуации, когда одна и та же работа выполняется разными подразделениями с разной скоростью. Например, в одинаковых условиях одно подразделение справляется с задачей за 10 минут, а другое только за 50. Очевидно, что в первом подразделении есть некие «лучшие практики», благодаря которым достигается столь существенное преимущество. Информацию о подобных практиках систематизируют и описываю в виде карты процесса. Благодаря сформированным материалам новые стандарты распространяются по всей организации и тем самым экономят материальные и трудовые ресурсы.
Причина 6. Выполнение внутреннего аудита
Карты процессов полезны и для проведения внутреннего аудита в организации. У аудитора появляется базовый документ, на основе которого проводится анализ текущей деятельности того или иного подразделения. Изучив карту процесса внутренний аудитор выявляет несоответствия между плановым и текущим положением дел, а также определяет возможные риски процесса.
Причина 7. Обучение сотрудников
Благодаря своей краткости и наглядности карты процессов применяются и для обучения сотрудников. Приходя на новое место работы каждый сотрудник сталкивается с обширной нормативной документацией: должностные инструкции, положения, регламенты, политики и пр. пр.
Для плавного погружения в рабочий процесс подходят карты процессов: они дают общее понимание о работе подразделения, ключевых исполнителях, используемых документах и информационных системах. Изучив карту процесса сотрудник быстрее включается в работу и лучше ориентируется в остальной нормативной документации.
Причина 8. Автоматизация процессов
Карта процесса – обязательная часть бизнес-требований на автоматизацию любого направления деятельности. На основе карты процесса технические специалисты лучше понимают суть той работы, которую предстоит автоматизировать. К тому же «технарям» становится легче оценить последствия от внедрения информационных систем в тот или иной процесс.
Причина 9. Анализ и оптимизация деятельности
Карты процессов используются и при поиске путей оптимизации. Чтобы понимать потенциал совершенствования процесса, необходимо понимать, что этот процесс из себя представляет. В управлении процессами часто используется термин «бутылочное горлышко». Термин иллюстрирует правило: быстродействие системы в целом зависит от быстродействия самого медленного элемента системы.
Например, на вход процесса подают сотни заявок на выдачу кредитов. Но если их обрабатывает лишь один аналитик, скорость выдачи кредита будет напрямую зависеть от скорости работы этого аналитика. Сотня заявок встанет в очередь. В данном случае аналитик – «бутылочное горлышко».
Карты процессов позволяют выявлять «бутылочные горлышки» и предлагать варианты по их расширению. Например, работа кредитного аналитика может быть автоматизирована: см. причину №8.
Причина 10. Развитие культуры процессного управления
Описание процессов – первый шаг к созданию в организации культуры процессного управления. В этом случае организация воспринимается как совокупность взаимосвязанных бизнес-процессов, направленных на достижение конкретных результатов.
В ходе развития культуры процессного управления:
- Повышается технологическая зрелость организации: процессы становятся конкретными, измеримыми и управляемыми;
- Повышается ответственность каждого сотрудника за свой участок работы;
- Постепенно исчезает «культура героев», когда направления деятельности полностью зависят от конкретных исполнителей;
- Процессы становятся стабильными и предсказуемыми;
- Организация становится более гибкой и быстрее адаптируется к изменениям внешней среды
Disclaimer: данная статья ранее была опубликована на сайте processoffice.wordpress.com.
