Что такое тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент или управление временем (в дальнейшем, в статье будет использовать в краткой форме, как ТМ) - это способность планировать и контролировать, как используется доступное ежедневное время, чтобы эффективно достигать своих целей. ТМ включает в себя умение балансирования временем и расстановки приоритетов между различными сферами жизни: работой, домом, общественной жизнью, хобби и тд. Очень важно научиться устанавливать четкие цели и приоритеты для того, чтобы убирать в сторону несущественные задачи, которые могут расходовать время, и отслеживать, куда время затрачивается фактически.
Как маркировать приоритеты?
Существую разные методы маркировки приоритетов. Например, “метод АВС”, где любой проект или элемент действия, попадающий в список A, считается наиболее важным, причем вторые наиболее важные элементы появляются в списке B, а элементы C отмечаются как наименее важные. Однако в нашем быстроизменящимся мире, сегодня рабочий ландшафт несколько изменился, и все больше и больше задач попадают в список «Самые важные». Вы можете найти очень много различных методов маркировки приоритетов и выбрать наиболее подходящий для вас.
Как взять под контроль свое время?
Плохое управление временем может быть связано с прокрастинацией, проблемами с вниманием, а также проблемами с самоконтролем. Чтобы научиться эффективно использовать свое время, прежде всего нужно приучить себя к дисциплине и избавиться от привычек, связанных с прокрастинацией, создав вокруг себя определенную среду, которая повышает эффективность и производительность. Оптимальное окружение и благоприятное трудовое пространство являются ключевыми.
Топ 15 советов от Академии Netware по ТМ.
1. Проведите аудит вашего времени.
Итак, первый шаг, который вам нужно сделать - это выяснить, куда на самом деле уходит ваше время. Вы можете думать, что уделяете только 30 минут на то, чтобы ответить на электронные письма, например, но на самом деле эта задача поглощает больше часа вашего дня.
Самый простой способ отслеживать свое время - это загрузить приложение, такое как RescueTime, Toggl или просто использовать свой обычный календарь в телефоне, чтобы вносить и отслеживать все, что вы делаете в течение недели. Затем вы можете получить доступ к отчету в установленном приложении или провести анализ самостоятельно, чтобы узнать, что крадет ваше время, и куда вы его расходуете. С помощью собранной информации вы сможете внести соответствующие корректировки и верно распределить свой временной ресурс.
2. Найдите и введите в практику хорошую систему управления временем.
Очень важно найти правильную систему ТМ, которая действительно будет эффективной для вас. Квадрантная система управления временем, пожалуй, самая распространенная и эффективная. Система очень простая: вся ваша деятельность и активность делится на четыре сектора в зависимости от срочности и важности.
Вот 4 квадранта вашей активности:
Квадрант 1 - Срочные дела;
Квадрант 2 - Важные;
Квадрант 3 - Срочные и Важные;
Квадрант 4 - Не Срочные и Не Важные.
Не Срочные и Не Важные дела (квадрант 4) являются деятельностью, которой вы хотите избежать, в то время как Важные, но Не Срочные дела (квадрант 2) - ваш приоритетный сектор, на котором вам необходимо сосредотачивать внимание.
3. Установите срок выполнения для каждой задачи.
Установка ограничения по времени для каждой задачи помогает вам не отвлекаться и не откладывать что-то на потом. На некоторые задачи вы первое время не сможете точно выставить сроки, однако, несмотря на это старайтесь все успевать в отведенное время. Так вы разовьете в себе дисциплину. Во всем всегда находите положительные стороны! Мы рекомендуем смотреть на ТМ как на своего рода игру. Тогда вам будет проще относится ко всему процессу.
Еще одним важным элементом постановки сроков для задач является выставление определенных буферов между этими задачами и действиями. Даже если вы не выполняете задачу вовремя, вы все равно сможете трудиться над ней дополнительное время, не тратя ресурс, отведенный для чего-то другого.
4. Используйте онлайн-календари.
Календари долгое время были фундаментальным инструментом для управления временем. Сегодня, онлайн-календари подняли ТМ на совершенно новый уровень. Благодаря интернету и работе с облачными серверам, вы с легкостью можете получить доступ к вашему календарю с нескольких устройств, легко планировать задачи и встречи, устанавливать напоминания, создавать временные блоки и планировать повторяющиеся события...
Команда Netware активно использует Календарь Google. Для нас он подходит лучше всего. Однако Outlook и Apple календари также хорошо работают и не уступают рыночной конкуренции. Смело выбирайте то, что удобно вам.
5. Используйте список дел, подготовленный накануне вечером, и не бросайте задачи на полпути.
Очень важно каждый вечер, перед тем как вы пойдете спать, составлять или модерировать ваш календарь со списком задач и встреч на следующий день. Проанализируйте свои цели, определите приоритеты и посмотрите, что вы можете сделать, чтобы приблизится к результатам.
Достижение больших результатов не происходит мгновенно. Будьте терпеливы и дисциплинированны, это займет время. Но, составляя списки дел, вы эффективно устанавливаете и шаг за шагом достигаете ваших ежедневных целей.
Все цели и проекты состоят из небольших частей, которые необходимо выполнить для достижения цели или завершения проекта. Создавайте списки дел для каждой цели и проекта, перечисляя все измеримые шаги, которые необходимо выполнить, и результаты не заставят себя ждать.
Помимо сохранения вашей концентрации, это также мотивирует вас, поскольку вы можете видеть, чего вы уже достигли, а что осталось еще выполнить.
У вас, несомненно, будут определенные прерывания, которые будет мешать вам выполнить задачу. Это естественный процесс, и, именно благодаря таким прерываниям, мы развиваем в себе такое качество, как гибкость. Мы рекомендуем вам всегда возвращаться к прерванным задачам и выполнять их, как только сможете. Для этого, однако,может потребоваться установить ограничение на количество задач, над которыми вы работаете в любой момент времени.
6. Планируйте заранее и устраняйте половинную работу.
Одна из худших вещей, которые вы можете сделать, это проснуться без плана на день. Вместо того, чтобы сосредоточиться на том, что нужно сделать, вы бесцельно бродите и заботитесь о более тривиальных вопросах.
Для того, чтобы не тратить впустую наш самый ценный ресурс - время, вы всегда должны планировать заранее, используя один из этих вариантов:
- Конец трудового дня предыдущего дня. Прежде чем завершить трудовой день, потратьте последние его 15 минут на организацию своего офиса, рабочего пространства и составление списка наиболее важных вещей на завтра.
- Первым делом утром. Во время утренней рутины запишите 3 или 4 наиболее неотложных и важных вопроса, которые необходимо решить сегодня, и работайте над ними, когда вы наиболее продуктивны (утро, как известно, самое продуктивное биологическое время).
21 век по праву можно считать веком рассеянного внимания и отвлечения, и очень часто мы поддаемся на уловки ума и рассредотачиваемся между тем, что мы должны делать, и тем, чем общество бомбардирует нас ежесекундно. И очень часто, именно из-за нехватки сосредоточения, мы не выполняем поставленные, в первую очередь перед собой, задачи. Давайте рассмотрим несколько примеров половинной работы:
- Вы пишете отчет, но останавливаетесь случайным образом, чтобы проверить свой телефон без причины;
- Вы пробуете новую программу тренировки, но через пару дней переключаетесь на еще одну “новую программу”, потому что читаете о ней онлайн.
- Во время разговора по телефону ваш разум блуждает по электронной почте или в социальных сетях.
Таким образом, многие люди сегодня выполняют свои задачи не полностью, как бы наполовину. Однако, если вы хотите достичь результатов, половинной работы будет совсем не достаточно, и вы, израсходовав свои силы, так и не придете к поставленному результату. Поэтому, перестаньте выполнять задачи наполовину и выкладывайтесь как минимум на 101%, тогда и результаты будут превосходить все ваши ожидания.
Лучший способ преодолеть половинную работу - максимально сосредоточится на одном проекте или задаче, и исключить все остальное, что может как-то помешать вам. Например, если вы не можете избавиться от привычки бессмысленно пролистывать инстаграм, оставляйте ваш телефон в другой комнате и трудитесь с вашего лэптопа. Любый первоочередные меры помогут вам выработать полезные привычки.
7. Используйте ваше каждое утро на СВЗ.
Помните, утро - это самое продуктивное время дня, когда ваш КПД (коэффициент полезного действия) находится на самомы высоком уровне, а концентрация позволяет выполнять задачи быстро и эффективно. Поэтому вы должны позаботиться о своих самых больших и самых сложных задачах именно по утрам. Такие задачи также известны как СВЗ (Самые Важные Задачи) за день.
8. Следуйте 80-20 правилу.
Правило 80-20, также известное как принцип Парето, является одним самых замечательных советов, касающихся ТМ. Это правило гласит, что 80% усилий приходится на 20% результатов. В сфере продаж это также означает, что 80 процентов продаж приходится на 20 процентов клиентов.
В чем же хитрость и как успешно применять этот принцип на практике? Все очень просто: определите те 20 процентов всех ваших усилий в любом деле, которые дают 80 процентов результатов, и масштабируйте их.
Например, начните с просмотра вашего календаря или списка ежедневных дел, затем постарайтесь выделить пять самых важных задач, которые вам нужно выполнить за день или за неделю. Используя этот принцип, вы, вероятно, можете исключить большинство пунктов в вашем списке многочисленных задач, которые не принесут нужных вам результатов. Поначалу весь этот процесс может показаться вам неестественным, но со временем это заставит вас наращивать усилия по наиболее важным задачам, успешно применяя принцип Парето, и максимально использовать свой ресурс.
9. Устраните вредоносные привычки и внесите ключевые в вашу жизнь.
Наша ежедневная жизнь состоит из заученных привычек, которые очень сильно влияют на все, что происходит с нами, и на результат нашей деятельности в целом. Соответственно, чтобы получать новые результаты в жизни, нужно научиться мыслить по-новому, избавиться от всего, что мешает вам на пути к самореализации и, конечно же, ввести новые привычки в свою жизнь. Вот ряд ключевых привычек, которые не только помогут вам нарастить новые, полезные привычки, но также и помогут устранить вредные.
Ключевыми привычками являются такие как физические упражнения, отслеживание того, что вы едите, разработка ежедневных рутин и медитация. В результате, вы будете более здоровы, более сосредоточены и лучше приспособлены для управления своим временем.
10. Отведите определенное время для ответов на электронные письма и сообщения в социальных сетях.
Попробуйте отключить ваши уведомления в социальных сетях и электронной почте в течение дня. Каждый раз, когда вы видите новое уведомление в течение дня, вы очень легко отвлекаетесь на ответ, тем самым снижая свою концентрацию. Вместо этого, запланируйте время для чтения и ответа на электронные письма и сообщения в социальных сетях. Не бойтесь пропустить что-то важное. Если это действительно что-то срочное, вам обязательно позвонят или найдут другой доступный канал связи.
Когда у вас открыта электронная почта, и вы активны в социальных сетях - все это отвлекающие факторы прерывающие ваш мыслительный процесс, и значительно снижающие концентрацию. Таким образом, вам труднее вернуться в нужное русло и выполнять задачи быстро и с легкостью.
11. Делайте частые перерыва, когда трудитесь.
Существует очень много исследований о том, что короткий перерыв каждый час позволяет вашему КПД оставаться высоким в течение всего дня, разгружая вас от стресса. А если вы предприниматель, работающий на себя, для вас очень важно держать не только свой КПД на высоком уровне, но и быть ответственным за КПД всей вашей команды.
В реальности, очень легко и просто себя перегрузить и даже не заметить это, стремясь выполнить все задачи и сделать как можно больше. И очень часто так и происходит.
Говорят: “люди перегорают”. Почему же люди перегорают? Многие, в силу своего невежества, попросту держат свои умственные, эмоциональные и физические состояния на пиковых уровнях долгое время, что и приводит к сбоям во всей системе человеческого тела. Поэтому делайте короткие перерывы каждый час и разумно расходуйте свой ресурс!
12. Медитируйте и занимайтесь спортом каждый день.
Скорее всего вы подумаете, как медитация и физические нагрузки связаны с ТМ, и как это поможет лучше управлять своим временем? Однако, именно медитация утром и вечером, а также ежедневные физические нагрузки дадут вам столь необходимый баланс.
Избавьтесь от токсинов в своей жизни на физическом и ментальном уровнях и сделайте это серьезно. Следите за тем, как ваша энергия, выносливость и умственная концентрация претерпевают радикальные изменения, и вы будете удивлены этим изменениям в своей жизни уже через 21 день. Мы это гарантируем!
13. Найдите вдохновение, когда блеск в ваших глазах начинает пропадать.
В современном цифровом мире, найти необходимое вдохновение очень просто. Например, вы можете всегда обратитесь к YouTube, TED Talks или любому другому, подходящему вам, источнику, когда вам не хватает вдохновения.
Порой, мы закапываемся в рутину так глубоко, что забываем, зачем вообще затеяли то или иное дело. Поэтому, если вы начинаете чувствовать, что теряете драйв внутри себя и огонь энтузиазма начинает гаснуть в ваших глазах, найдите способы, которыми вы сможете снова зажечь этот огонь, сосредоточившись на вдохновляющем контенте или слушая истории тех, кто достиг больших целей, или отправляясь в спонтанное короткое путешествие...
Путь к звездам действительно лежит через тернии. И именно наши “неудачи”, как мы привыкли их называть, есть ни что иное как важные уроки, благодаря которым мы учимся и развиваемся!
14. Научитесь делегированию и аутсорсингу.
Делегирование и аутсорсинг не требуют большого опыта и вы не найдете никаких сложностей, чтобы вникнуть в структуру процесса. Для кого-то трудно позволить другому делать то, что они делали раньше. Для других - у них нет времени обучать помощников, чтобы те выполняли определенные задачи.
И тут на помощь приходит делегирование и аутсорсинг, которые экономят ваше время значительно, так как это уменьшает вашу рабочую нагрузку. А это, в свою очередь означает, что у вас есть больше времени, чтобы тратить на более важные задачи или выполнять меньше работы.
Мы рекомендуем всегда передавать часть обязанностей членам команды, которые являются квалифицированными в этом, либо нанимать опытных фрилансеров. Так или иначе, аутсорсинг многих задач стал нормой сегодня. Существует большое количество платформ, где вы с легкостью и гарантией сможете подобрать верного исполнителя под вашу любую задачу!
15. Перестаньте быть перфекционистом и научитесь говорить “Нет”.
Когда вы перфекционист, ничего и никогда не будет достаточно хорошим для вас. Вот такая участь перфекционистов. Ведь это означает, что вы будете снова и снова возвращаться к одной и той же задаче, пытаясь довести ее до совершенства. Как вы думаете, насколько продуктивным будет ваш день?
Итак, перестаньте быть идеальными. Идеала не существует Делайте все возможное со своей стороны, и двигайтесь дальше. В конечном итоге важен результат!
Ну и конечно, очень часть мы не хотим никого расстраивать, и поэтому на многие просьбы говорим заученное “Да”, вместо реального “Нет”. Можете ли вы вместить в себя исполнение такого большого количества просьба, когда вы едва успеваете разобраться со своими?
Научитесь говорить “Нет”. Это нормально, и все всегда вас поймут. Несомненно, если у вас есть возможность помочь, никогда не отказывайте, однако, если у вас уже полная тарелка всего, отклоните приглашение на ужин, или откажите в помощи коллегам по проекту, пока у вас не появится свободное время и возможности.
Мы рады быть полезными для вас!
_____
Ваш проводник к Себе,
Академия Netware
#лидерство #успех #саморазвитие #netware #netwareacademy