Знакомое ощущение: кажется, полдень был совсем недавно, а стрелки уже успели обогнуть полциферблата. По мнению ученых, время действительно ускорило бег, и вместо «номинальных» двадцати четырех часов мы реально проживаем в сутки меньше двадцати. Соответственно, и успеваем меньше: рабочий день не резиновый, здоровье — не железное. Выход один: осваивать тайм-менеджмент. В тонкости науки о рациональном использовании времени нас посвятила доктор психологических наук Галина Сорокоумова.
Исследования показывают: тот, кто уделяет планированию хотя бы 10 минут в день, может впоследствии сэкономить до двух часов рабочего времени.
Ежедневник. Такой инструмент планирования идеально подходит людям с визуальным восприятием информации. Составьте график дел на день и зачеркивайте записи по мере того, как «миссии» выполняются. Помните: на работу, как правило, уходит столько времени, сколько на нее выделено, поэтому указывайте конкретные сроки выполнение каждого дела — от и до.
Мыслеобразы. Рекомендованы личностям с сенсорным восприятием информации. Если вы живете чувствами, то никогда не сможете пользоваться распорядком дня «на бумажке». Для вас удобнее мысленно представить свой завтрашний день в виде ярких образов, кинорепортажа в духе «Что я должен сделать завтра».
Время в процентах. Не пытайтесь распланировать ВЕСЬ рабочий день и максимально «забить» график: это нецелесообразно.
60 процентов рабочего времени отведите на то, что «позарез». Перечитайте список еще раз и определите в нем САМЫЕ-САМЫЕ ВАЖНЫЕ ДЕЛА: это называется «расстановка приоритетных целей». Если почувствуете, что не успеваете охватить все пункты, откажитесь от дел «второй степени важности» в пользу «самых-самых». Например, все-таки проведите с командой двухчасовой мозговой штурм, а корпоративную вечеринку перенесите на следующую неделю: то-то все обрадуются…
20 процентов рабочего дня зарезервируйте «под себя» — на творческие порывы, спонтанные действия, разговоры, легкий релакс: вы живой человек, а не бизнес-андроид.
20 процентов времени приберегите на случай форс-мажора: пробки на дорогах, срочный вызов «на точку», затянувшиеся переговоры — от этого никто не застрахован.
Nota Bene. Руководитель должен грамотно делегировать обязанности и избавлять себя от лишней работы. Не пытайтесь все успеть самостоятельно, «нагрузите» подчиненных сочинением текста к поздравительным открыткам для партнеров. Может, у них это получится хуже, зато у вас высвободятся лишние час-полтора для дум о судьбах фирмы. Удел начальника — контроль и стратегическое планирование!