Плюсы отслеживания времени
Для отслеживания своего времени вам придётся дотошно записывать часы и минуты, потраченные за день, в течение нескольких недель или даже месяцев. Как бы парадоксально это ни звучало, сам этот процесс тоже отнимает время.
Для начала давайте рассмотрим, в чём плюсы отслеживания времени, а потом перейдём к советам, которые помогут взяться за дело.
1. Это основа для других методик продуктивности
Мы ведь не начинаем силовые тренировки, не определив начальный вес, который можем поднять. Таким же образом следует действовать и при попытках завести новые привычки и повысить продуктивность. Если мы не знаем точно, как и на что мы тратим своё время, мы просто не сможем правильно рассчитать время на разные дела и постоянно будем недовольны собой.
Если вы, к примеру, не замечаете, что целый час в день проводите в соцсетях, как же вы избавитесь от этой привычки? Вы просто подумаете, что для большей продуктивности вам нужно по-другому составлять списки дел. Хотя вам просто нужно заблокировать Facebook или «ВКонтакте».
Отслеживание потраченного времени поможет вам понять, какие стратегии продуктивности вам действительно нужны.
2. Вы увидите, что переоценивали свои временные затраты
Сейчас все жалуются на постоянную занятость и нехватку времени. Но что, если это ощущение — проблема восприятия, а не действительное положение вещей? Вполне возможно, что оно возникает оттого, что вы неправильно оцениваете, сколько времени у вас уходит на выполнение разных дел.
Когда мы смотрим на свой распорядок, то преувеличиваем количество времени, которое придётся потратить на те или иные задачи. И это отбивает у нас желание браться за дела или заводить новые хобби. А иногда мы даже тратим на какое-то действие больше времени, чем необходимо.
Конечно, не все дела только кажутся трудоёмкими. Некоторые действительно отнимают много времени. Но, отслеживая свои затраты времени в течение нескольких недель, вы заметите, что какие-то дела выполняются быстрее, чем вам казалось. Так у вас может появиться время на то, что вы раньше не успевали сделать.
3. …или недооценивали
Не менее часто мы недооцениваем свои реальные затраты времени.
Склонность преувеличивать время, потраченное, например, на разные домашние обязанности, возникает оттого, что такие дела мы считаем более обременительными.
Время, потраченное на дела, которые не требуют напряжения, обычно пролетает незаметно. Именно такие действия и нужно исключить из своего распорядка дня.
4. Это развивает чувство ответственности
Когда вы без дела посидели часок в интернете, а потом вернулись к работе, вполне возможно, что никто кроме вас этого не заметил. Получается, этот час просто канул в Лету. Да, какое-то время вы чувствуете себя виноватым, но потом просто забываете об этом и тратите попусту ещё час или два на следующий день.
Но когда мы отслеживаем своё время, нам придётся записать и этот час, потраченный зря. Тут реакция окажется совершенно другой. Запись «С 12:00 до 13:00 сидел в интернете» вызовет гораздо большее чувство вины, чем просто мысль: «Ой, вот и ещё час прошёл». Вам придётся признать, что вы попусту потратили целый час.
Естественно, глядя вечером на свои записи, хочется увидеть, что день прошёл не зря. Если сегодня вы потратили время впустую и записали это, завтра будет легче не отвлекаться.
5. Это помогает делать больше
Иногда, анализируя свои действия в течение какого-то времени, вы обнаруживаете, что вам особо-то и нечем заняться. Вы тратите время на пустяки, потому что это не наносит особого ущерба вашей работе.
Если вы справляетесь со своей работой и у вас ещё остаётся время, но при этом вы всё-таки чувствуете, что день проходит непродуктивно, можно взять на себя больше дел. Если вы работаете на себя и можете сами распоряжаться своим графиком, ищите новых клиентов или поставщиков или развивайте свой сайт. Если вы работаете в большой компании, спросите у руководства, нет ли каких-то новых проектов, которыми вы можете заняться. Вряд ли вам откажут.
6. Это учит не распыляться на несколько дел сразу
Всем известно, что многозадачность — только помеха продуктивности. Да и сама идея о многозадачности — всего лишь миф. На самом деле мы не делаем несколько дел одновременно, а очень быстро снова и снова переключаемся с одного дела на другое. Наш мозг не создан для многозадачности, поэтому мы неизбежно что-то упускаем или делаем не очень хорошо.
Когда мы отслеживаем время, мы учитываем каждую задачу. И на каждую задачу мы выделяем определённый отрезок времени, хотя бы для того, чтобы легче было вести записи. Мы даже как-то гордимся, когда отмечаем, что час или два было потрачено на одно важное дело.
Со временем у вас разовьётся способность фокусироваться на чём-то одном и вам уже не захочется совмещать несколько дел и отвлекаться от важной работы. Скорее всего, у вас получится выделять полчаса или час в день на разные мелкие дела и делать их все за один присест.