№ 1 - Незнание - Спокойствие
Когда дело доходит до электронной почты, невежество - это счастье. Вот почему, если у вас есть что-то важное, то , чего вы хотите добиться, у меня для вас есть четыре слова:
Не проверяйте свою почту.
Как только вы встаете, работайте над чем-то важным в течение 30-45 минут и только потом проверяйте почту. Если вы можете выдержать, подождите еще дольше. Иногда я не проверяю электронную почту до обеда.
И знаешь, что? Пока вы не знаете обо всем, что происходит снаружи, вы можете сосредоточиться на том, над чем вы хотите работать.
Вы не знаете, какие пожары нужно потушить, вы не знаете о той специальной распродаже, которая происходит сегодня, и вы не знаете о том забавном видео, которое прислал вам ваш друг.
Любая новая информация, которую вы получаете, может отвлечь вас. В связи с этим я также часто не смотрю утренние новости, не включаю телевизор и слушаю в своей машине аудиокниги или учебные подкасты вместо радио - я не хочу, чтобы что-то отвлекало меня. Я не могу контролировать все, но я могу контролировать свои собственные отвлекающие факторы.
№ 2 - Это не твой список задач
Знаете ли вы, над чем вам важнее всего работать? Вы знаете первое, что вы хотите сделать сегодня утром? Тогда идите и сделайте это!
С другой стороны, проверяя электронную почту, вы рискуете делать то, что от вас хочет кто-то другой. Каждый раз, когда вы открываете электронное письмо, вы должны подумать, является ли оно более важным, чем все остальное в вашем списке задач, - но реально ли многие из нас на самом деле это делают?
Если вы этого не сделаете, то элементы, над которыми вы в конечном итоге работаете (даже если это просто ответ и предоставление информации), становятся задачами для других людей, а не для вас.
Или, более прямо, когда вы проверяете свой почтовый ящик, полученные вами письма являются списком задач, которые кто-то другой делает для вас.
Кто отвечает за ваше время - вы или человек, пишущий вам?
№ 3 - Это оправдание отсутствию цели
Позвольте мне спросить вас: почему вы проверяете электронную почту первым делом с утра?
Часто это потому, что вы не знаете, над чем должны работать.
И я, конечно, не застрахован от этого сам. Если я слишком часто проверяю свой почтовый ящик, это часто является ранним предупреждением о том, что мой список дел где-то не в порядке.
Позвольте мне на секунду войти в мой ящик: не используйте проверку электронной почты, уборку своего стола или случайные мета-операции, чтобы отвлечь вас от важных задач, которые вам нужно выполнить. Если вы проверяете электронную почту вслепую первым делом утром, реальная проблема не в том, что вы тратите время на проверку электронной почты - реальная проблема заключается в том, что вы не рассматриваете проверку электронной почты как низко приоритетное действие, потому что у вас нет понимания, что является приоритетным направлением деятельности.
Если у вас нет четкого списка приоритетов, проверка электронной почты становится неотложным делом, которое вы выполняете за счет своих важных.
№ 4 - Реакция против «Действия»
Когда вы проверяете свою электронную почту, лучшим вариантом является проверка в нужный момент, именно тогда, когда пришло очень важное электронное письмо - и вы можете сразу же принять меры. Как часто это происходит на самом деле? Редко.
Чаще всего случается одно из двух: в относительно «хорошем» случае для вас нет ничего нового. В этом случае вы все равно тратите время на проверку электронной почты и можете проверять ее реже.
Это обычно не тот случай, правда? Часто, когда я проверяю электронную почту, случается наихудший случай: у меня больше работы - и, поскольку мы находимся в режиме «проверки электронной почты», мы начинаем отвечать на них за счет задачи, над которой мы только что работали. Вместо того, чтобы активно устанавливать повестку дня, электронная почта заставляет вас реагировать на элементы по мере их поступления - независимо от их истинного приоритета.
Я предпочитаю предпринимать активные решения - то, что я называю действиями. Работайте над вещами, которые важны для вас, независимо от того, являются ли они срочными или просто в верхней части вашего почтового ящика.
Прекратите расточительные действия и сосредоточьтесь на продуктивных.
№ 5 - В поисках оправданий
Я знаю лично для себя, если я слепо проверяю электронную почту (или Twitter, или Facebook, или любое количество способов тратить время в Интернете), я обычно не проверяю ничего важного - я обычно просто ищу оправдание не делать работу, которую я знаю, я должен сделать.
Я ищу любую причину, по которой я могу потом сказать себе, что я не выполнил ту работу, которая должна была быть («Я должен был помочь Саше с этим докладом» или «Мне пришлось исследовать этот вопрос для Ани»).
Не попадитесь в эту ловушку. Не выдавайте себя, проверив свою электронную почту на предмет оправдания неудачи.
Не проверяйте свою электронную почту, если вы ищете выход из поставленной задачи - подтвердите задачу, которую нужно выполнить, и сделайте это.
Пересеките тот мост - он не уйдет.
№ 6 - Не установлено ограничение по времени
Встречи получают плохую репутацию за то, что являются пустой тратой времени - но, по крайней мере, вы обычно знаете, как долго будет длиться встреча.
Если бы я спросил вас, сколько времени вы будете тратить на электронную почту после того, как откроете свой почтовый ящик, скорее всего, вы этого не знаете.
Проблема в том, что проверка электронной почты занимает всего минуту - но вы можете быть втянуты в последующие действия, связанные с открытием вашей электронной почты, и невозможно узнать, сколько времени это займет.
На самом деле, у меня были дни, когда я проверял свою электронную почту, и буквально не выходил из своего почтового ящика до обеда.
У вас есть установленный лимит времени на то, сколько рабочих часов вы проводите в день - не позволяйте электронной почте впитывать вас и заставлять уделять ей больше времени, чем вы можете себе позволить.
№ 7 - Это строит ожидания
Многие люди говорят мне: «Но я должен проверить свою электронную почту! Люди ожидают ответа от меня утром! »
Прежде всего, я не верю этому. Есть некоторые запросы, которые требуют немедленных ответов, но они гораздо реже, чем вы думаете. Во-вторых, давайте не просто примем, что ожидание ответа является единственным вариантом - давайте спросим себя, почему это так.
Знаете ли вы, почему люди ожидают от вас ответа утром?
Вероятно, потому, что вы всегда отвечали первым делом с утра, и вы построили это ожидание.
Чем чаще вы проверяете электронную почту, тем чаще люди ожидают, что вы ее проверите. Просто перестаньте проверять это утром, и люди больше не будут этого ожидать. Я знаю, легче сказать, чем сделать. Не волнуйтесь, после первой недели или двух никто ничего об этом не подумает.