Любая организация, государственная или частная, пользуется бумажными документами. Их количество, производимое в год, зависит от множества факторов - имеют значение размер компании, численность сотрудников, объём продаж и закупок, финансовый оборот... Но, в любом случае, без бумаги не обойтись. Сейчас, с развитием и массовым внедрением в жизнь электронного документооборота, многие задают вопрос: а возможен ли полный отказ от бумаги в делопроизводстве? Ведь недавно даже от классических трудовых книжек отказались, перешли на электронные на законодательном уровне. Госзакупки проходят практически без использования бумаги. Введены обязательные электронные акты выполненных работ, и можно вспомнить ещё несколько примеров.
Это, конечно, так. Но, представим ситуацию - происходит нечто (атака террористов, инопланетян, заокеанских партнёров, похмельного электрика), из-за чего случается масштабный сбой электроники, серверных систем, хранилищ информации, в том числе и резервных. Файлы исчезают. Мы не говорим о каких-либо коммерческих сделках, процесс можно восстановить, так же, как и производство - заново посчитать, измерить, вспомнить. А если дело касается, например, электронных медицинских карт? Информацию о здоровье человека, собранную за многие годы, просто так не восстановить, а зачастую, именно в прошлом пациента кроются причины заболевания в настоящем. Даже при безвозвратной утере файлов трудовую историю, например, восстановить можно - есть данные в пенсионном фонде и фонде соцстраха, а вот утраченную информацию о здоровье где взять? Медкарта, как правило, есть в единственном экземпляре. Так что, здесь бумажного архива не обойтись. Зарплатные документы - то же самое. Многие знают, как в 90-е обращались с документами. Фирма закрывалась - документы на помойку. Об Архиве трудовых отношений и о том, что при ликвидации фирмы нужно туда сдавать документы по зарплате, многие руководители и владельцы компаний даже не знали. Теперь бывшие работники не могут восстановить данные по зарплате за тот смутный период, соответственно, и расчет пенсии страдает.
Таким образом, полностью электронный документооборот и электронный архив возможны, но весьма ненадежны. Важные кадровые, бухгалтерские и документы, регламентирующие основную деятельность необходимо иметь в бумажном, классическом виде. Целесообразно создание электронных образов (скан-копий) документов, из которых и создаётся электронный архив, доступ к которому возможен любому пользователю (разумеется, с определенным уровнем доступа) из любой точки мира. Для повседневной работы с документами это очень удобно. Но полный отказ от бумаги в документообороте невозможен и просто опасен, по крайней мере, сейчас и в ближайшее время. Это наше мнение.
Подписывайтесь на наш канал, если вам интересны темы, которые мы поднимаем. Мы пишем не только на профессиональные архивные темы. Также почитайте другие наши статьи - возможно, они вас заинтересуют.