С чего всё началось
С 1 июля 2019 года все предприниматели в сфере оказания услуг населению, в том числе оказывающие услуги в сфере жилищно-коммунального хозяйства (включая услуги ресурсоснабжающих организаций), обязаны применять онлайн-кассы. Как при наличных, так и при безналичных расчетах. Правда есть уточнение касаемо способа расчётов и временных рамок на фискализацию чеков по ним. А именно: в случаях осуществления расчетов (за исключением расчетов наличными деньгами, а также расчетов с предъявлением электронного средства платежа при условии непосредственного взаимодействия клиента с пользователем) при приеме платы за жилое помещение и коммунальные услуги обязанность исполняется пользователем в срок, не превышающий пяти рабочих дней со дня поступления денежных средств на расчетный счет пользователя. В ином случае чеки должны быть сформированы, фискализированы и отправлены в электронном виде в течении десяти календарных дней с момента получения банковской выписки или реестра платежей физических лиц.
Также в законе утонено, что электронный кассовый чек, полученный покупателем и распечатанный им на бумажном носителе (например на обычной бумаге формата А4), приравнивается к кассовому чеку. То есть как будто он был распечатан кассой. Это весьма удобно, чеки не теряются и их всегда можно найти. А еще законодатели уточнили, что чек передается абсолютно бесплатно, то есть даром.
Кто может не применять онлайн-кассы в сфере ЖКХ
Согласно 129-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации»", принятого Государственной Думой 23 мая 2019 года было уточнено, кто может не применять онлайн-кассы в сфере ЖКХ.
1. Индивидуальные предприниматели, которые сдают в аренду жилые помещения, а также жилые помещения совместно с машино-местами, расположенными в многоквартирных домах, принадлежащих этому индивидуальному предпринимателю на праве собственности могут производить расчеты без применения контрольно-кассовой техники.
2. Контрольно-кассовая техника может не применяться при осуществлении расчетов товариществами собственников недвижимости (в том числе ТСЖ, СНТ и ОНТ), жилищными кооперативами и ЖСК, и иными специализированными потребительскими кооперативами за оказание услуг своим членам в рамках уставной деятельности указанных товариществ и кооперативов, а также при приеме платы за жилое помещение и коммунальные услуги. Но это только в том случае, если расчеты производятся НЕ:
- наличными деньгами, а также с предъявлением электронного средства платежа
- при условии непосредственного взаимодействия покупателя (клиента) с пользователем. Т.е. если человек не пришёл рассчитываться к вам лично.
Пошаговая инструкция по работе с онлайн-кассой в сфере ЖКХ
0. Выясните, нужно ли Вам использовать онлайн-кассу.
К примеру, если вы управляющая организация многоквартирным домом или ДНП, где членские взносы принимаются в том числе и "наличкой", то вам однозначно нужно приобретать кассу чтобы не нарушать закон. Обычно председатели ЖСК охотно парируют эти доводы, мол "у нас только членские взносы и нет расчетов за отдельные услуги, а если и нужно рассчитаться кому-нибудь за услуги сантехника - так это бывает раз в пятилетку". Но это скорее надежда на русский авось. Потому как достаточно зафиксировать всего одно такое нарушение и будет наложен штраф, размер которого, к слову, превышает все затраты на приобретение и установку кассы.
А еще бывает так: УК принимает платежи через Почту России, которая сама выдает чеки, но случается что один нерадивый собственник решил заплатить напрямую по реквизитам через банк. И в таком случае у управляющей компании появляется обязанность отправить этому плательщику электронный чек после разнесения платежей бухгалтером. Так что думайте сами - решайте сами.
1. Приобретите онлайн-кассу и фискальный накопитель
В данном случае стоит особо заострить внимание на выборе кассы с нужным функционалом. И тут не столько интересен сенсорный экран или быстрая печать чека с автоотрезчиком, сколько вероятность быстро пробить чек вручную. Или возможность подключить кассу к специальному ПО, которое сделает это за вас. Ведь представьте сколько времени у вас будет уходить на фискализацию каждого платежа за ЖКХ. Если в доме 100-200 квартир - то это не беда, три-пять платежей в день можно набить руками. А что если МКД на 1000 и более квартир? В таком случае придётся проводить в обнимку с любимой кассой достаточно много времени.
Но выход есть: например нами разработан специальный онлайн-сервис АРМ Фрактал, который делает всю работу за вас. Достаточно отправить очередную банковскую выписку на специальную почту, а дальше она автоматически распознается, сформируются чеки и пробьются на вашей кассе. Единственное что нужно учесть это выбор модели, которая сможет работать через API и количество касс для покрытия ежедневного количества платежей. Фискальный накопитель нужно приобретать исходя из режима налогообложения, однако никто вас не накажет если вы поставите ФН на 15 месяцев при УСН.
2. Подключитесь к оператору фискальных данных
Часть будущих расходов, связанная с обслуживанием онлайн-кассы, будет занимать расходы на ОФД. Сперва стоит определиться с тем, сколько же касс вы собираетесь подключить. Тарифы ОФД находятся примерно на одинаковом уровне. Тем не менее, вы можете сохранить часть своих средств обратив внимание на предложения партнеров, через которых возможно получить скидки на подключение. Особенно это актуально, если подключаете сразу несколько касс. Существуют также предложения по бесплатным тарифам ОФД при покупке кассы одноименного поставщика, а также промокоды.
3. Подключите кассу к Интернет
Очевидно, что для работы онлайн-кассы требуется интернет. Смотря на тарифные планы на интернет для юридических лиц, может возникнуть мысль что по проводам за такие деньги должны течь не биты и байты, а нефть и черная икра. Самый очевидный совет, если конечно же у вас компания не IT направленности и для вас скорость соединения не имеет значения, конечно же выбрать тариф подешевле. Онлайн кассы не онлайн-игры, скорость интернета для них не имеет особой разницы. В том случае, если у вашего соседа по бизнесу проведен интернет, а у вас нет, вы можете договориться с ним разделить расходы на интернет и само соединение к интернету.
Также стоит обратить внимание на GSM-модемы, называемые в народе "мобильными свистками". Они есть в продаже практически у каждого оператора связи. Кроме того, многие кассы имеют свой встроенный GSM-модем и разъем для сим-карты. А в комплекте даже может идти подходящий интернет-тариф. Главное помнить, что принуждения некоторых производителей касс использовать исключительно сим-карты только конкретного оператора, незаконны. Такие прецеденты на рынке есть, увы.
4. Зарегистрируйте онлайн-кассу в ФНС
После того как вы приобрели кассовый аппарат, его нужно поставить на учёт в налоговой инспекции. Кассовый аппарат нужно регистрировать в той налоговой инспекции, где вы стоите на учете. Регистрацию новых ККТ можно провести самостоятельно. Для этого необходимо завести личный кабинет юридического лица или индивидуального предпринимателя на сайте налоговой (nalog.ru). Для этого вам понадобится электронная подпись. Если у вас есть электронная подпись для сдачи налоговой отчетности, то она тоже подойдёт. Если боитесь что можете допустить ошибку или по какой-либо причине не хотите самостоятельно регистрировать кассу, можете доверить это нам. К слову сказать что цена ошибки может стоить вам покупки нового фискального накопителя, поскольку запись регистрационных данных в него можно произвести только один раз.
5. Автоматизируйте кассовый учёт
После того как все шаги пройдены, остается только автоматизировать бизнес-процессы. Есть несколько вариантов: подключить кассу к одному из сервисов по приему платежей, или настроить прием денег на своем сайте, чтобы каждая оплата автоматически пробивалась кассой. Если пользуетесь 1С - то есть специальные надстройки которые могут вам помочь пробивать чеки. Если ничего из вышеперечисленного у вас нет, а только банковские выписки или реестры платежей из банка - то рекомендуем обратить внимание на наш сервис обработки банковских реестров и массовой отправки чеков АРМ Фрактал.
Частые вопросы по применению ККТ в сфере ЖКХ
Почему применять ККТ для ТСЖ и ЖКХ нужно с 1 июля 2019 года, а не с 1 июля 2017 года, ведь данная обязанность для тех, кто принимает электронные платежи как и ЖКХ, была введена ранее?
Коммунальная сфера обязана применять кассовую технику с 1 июля 2019 года согласно 192-ФЗ п.4 ст.4 от 3 июля 2018 года, не зависимо от способа расчета. С учётом поправок 129-ФЗ от 23.05.2019г. - последняя редакция закона.
Является ли обязанностью ТСЖ прикрепления чека об оплате к очередной квитанции на услуги ЖКХ?
Это допустимо, но совершенно необязательно. В том случае, если плательщик запросил у вас чек - только тогда возникает обязанность отправить этот чек в электронном виде. Далее чек можно распечатать на принтере и он будет иметь абсолютно такую же легитимность как и будучи пробитым на кассовом аппарате.
Если нет электронной почты плательщика, то чек можно не пробивать?
Чек должен быть передан плательщику при первом взаимодействии, либо вместе с товаром или услугой. Если плательщик к вам не пришел и не сообщил вам свой адрес, не нужно за ним бегать. У вас нет обязанности отдать ему чек, но обязанность по фискализации чека с вас никто не снимает. Чек в данном случае отправляется на электронную почту по умолчанию, то есть на вашу.
Если ко мне через два года придет плательщик и скажет что когда-то что-то оплачивал и хочет получить чек, что делать?
Ничего страшного: оператор фискальных данных в момент заключения договора предоставляет вам личный кабинет, в котором вы видите все чеки которые пробиваются через кассу. В этом же личном кабинете по неким признакам можно отыскать этот чек, распечатать на листе формата А4 и эта распечатка будет приравнена к фискальному документу по закону. ОФД по закону хранит все фискальные документы в течении 5 лет после фискализации.
Как оформляется чек за платеж, который никак не получается идентифицировать (непонятно за какую он услугу или кто плательщик)?
В данном случае такой платеж будет заведен как "невыясненный платеж" и правильнее будет пробить чек когда платеж будет идентифицирован.
Я выяснила что должна была пробить чек, но не сделала этого. Как быть и каких штрафов ожидать?
В формате ФФД 1.05 чек коррекции применяется в случаях когда касса должна была применяться, но не применялась. В данном случае вам нужно составить акт в произвольной форме, пробить чек коррекции на сумму платежа и уведомить об этом ФНС. Если вы уведомите ФНС первыми - ответственность с вас снимается, в противном случае, если ФНС узнает об этом раньше - наступит ответственность.
Нормативная база:
1. 54-фз от 22.05.2003г. - основной закон в который вносились изменения
2. 290-фз от 03.07.2016г.
3. 337-фз от 27.11.2017г.
4. 192-фз от 03.07.2018г.
5. 129-ФЗ от 23.05.2019г. - последняя редакция закона
6. Сайт ФНС РФ nalog.ru, реестры ККТ, ФН и ОФД.