Списание оргтехники – процесс, который позволяет компании не держать у себя на основных средствах устаревшую или сломанную технику. Чаще всего подвергается списанию компьютерная техника, так как программы становятся лучше, объем данных больше, а скорость обработки данных – быстрее. Устаревшая модель с процессором старого поколения уже «не тянет» и вот тут возникает несколько вариантов дальнейшего развития событий. Варианты действий:
1. Заказать экспертную оценку и сдать на утилизацию.
Экспертная оценка проводится специально приглашенными организациями. Она делится на несколько этапов: проверка работоспособности, внешний осмотр, разбор на составляющие, анализ неисправностей, определение вредных металлов внутри механизмов, подтверждение комплектности и соответствие предмета его паспорту.
На основании экспертной оценки оформляется соответствующий акт о полном, частичном списании техники или следовании на ремонт.
Процесс получения акта долгий и затратный, так как Вы оплачиваете заключение на каждый предмет, планируемый к списанию, при этом в итоге Вы можете получить акт с рекомендациями не утилизировать, а отправить технику на ремонт, что обойдется Вам еще дороже, а техника останется висеть на балансе компании.
Если Вы получили акт, где в заключении написано – утилизация, – переходим к следующему этапу. Согласно КоАп РФ, нельзя просто вынести старый компьютер и выбросить его в мусорный бак. Такое действие облагается штрафом от 50 тыс до 200 тыс руб. Для утилизации нужно обратиться к утилизирующую компанию.
(!) Справедливости ради нужно добавить, что экспертные организации, дающие акт о неисправности и устарении техники, часто оказывают услуги по утилизации, но процедура оплачивается отдельно.
Утилизация проводится за счет Вашей компании. Документы, подтверждающие процедуру, прилагаются к первому акту и передаются в бухгалтерию для закрытия процедуры списания.
Минус варианта 1 состоит в его долгосрочном исполнении и высокой стоимости. Вы оплачиваете приезд специалиста, осмотр техники, анализ каждого объекта, сам акт и дальнейшую работу утилизационной службы (в т.ч. утилизационный сбор). Все это время, пока длятся экспертизы, оргтехника остается на балансе компании и Вы платите за нее налог. По решению экспертизы, Вам могут порекомендовать не списывать технику, а ремонтировать ее, что еще хуже и обойдется значительно дороже.
2. Если техника рабочая и современная (что редкость), то можно пожертвовать ее различным благотворительным организациям.
Вариант уместен в случае внезапного закрытия компании, когда техника еще достаточно новая, но продавать ее нет времени, а снимать склад для ответственного хранения – пустая трата денег.
Минус варианта 2 состоит в том, что доставка в благотворительные пункты производится за Ваш счет, равно как и погрузка/выгрузка техники и найм транспорта. В случае, если получатели имущества пожелают самостоятельно приехать, осмотреть и забрать технику, то есть риск, что некоторые компьютеры или принтеры окажутся невостребованными и их забракуют, и оставят у Вас. В итоге, Вы не избавитесь от техники в полном объеме, еще и потратите своё время.
Также, к минусу можно отнести бухгалтерское оформление благотворительной деятельности, ведь техника была на балансе компании и по документам там и осталась. Бухгалтер организации, согласно положений Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденных Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, обязан правильно отразить и документально подтвердить переданные в благотворительные фонды товары с использованием счета 91 "Прочие доходы и расходы".
В соответствии с п. п. 4, 7 организация должна исключить из расчета налоговой базы по налогу на прибыль как отчетного, так и последующих периодов, затраты, возникшие в связи с оказанием безвозмездной благотворительной помощи. По этому показателю в бухгалтерском учете образуется постоянное налоговое обязательство.
3. Продать в Утилизатор 24
Вариант, при котором всем хорошо.
Практика показала, что большинство предпринимателей не готовы заморачиваться и тратить свое время на оформление благотворительной передачи имущества или проведения дорогой экспертизы. Компания, в которой сотрудники работают как часы – каждый на своем месте – вынуждена будет выделить одного сотрудника на оформление бумажек и скинуть всю его основную работу на других специалистов, что в итоге скажется на качестве работы каждого сотрудника в коллективе. Загрузить этим бухгалтера тоже не получится, ведь ему и так предстоит проштудировать законы на предмет оформления списания, утилизации, благотворительности и т.д.
Вот тут и приходит на ум способ, привычный каждому продажнику – продать ненужную технику. Утилизатор 24 не просто самостоятельно вынесет ненужные аппараты с Вашего склада, спустит с этажа и увезет прямиком на утилизацию, но и САМ ЗАПЛАТИТ ВАМ за это! Мы используем свой транспорт и своих штатных грузчиков, приезжаем в любой пункт Москвы и Московской области и в то время, которое Вы сами укажете. При необходимости, мы можем приехать в выходной или праздничный день, чтобы не нарушать спокойствие и работу компании.
Минусы варианта 3: не обнаружено.
Мы описали наиболее распространенные варианты избавления от отработавшей оргтехники. Выбор за Вами, какой из пунктов Вам ближе. Возможно, Вы решите продолжать держать ненужную технику на балансе, платить налоги и захламлять склад, но это уже совсем другая история.