С 1 января 2020 года в силу вступило много новых законопроектов. Один из них электронные трудовые книжки. Что это такое, зачем они нужны и что делать работодателю читайте в статье.
Что это и зачем нужно?
По факту и по сути, электронные и бумажные трудовые книжки отличаются только тем, что одна в электронном формате, другая в бумажном (кто бы мог подумать!).
Электронная трудовая книжка будет информационным ресурсом. В ней можно будет посмотреть всю ту же информацию, которая есть сейчас в традиционной книжке:
- место работы;
- период работы;
- должность (специальность, профессия);
- квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
- дата приема, увольнения, перевода на другую работу;
- основания прекращения трудового договора.
Сама ЭКТ будет существовать в базе данных пенсионного фонда. Получить нужные сведения из нее можно будет в личном кабинете на сайте ПФР или госуслуг. Также работодатель обязан их предоставить по просьбе работника в течении трех дней.
Электронная трудовая выглядит действительно лучше своей бумажной предшественницы. Из ее достоинств можно выделить:
- удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;
- минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;
- дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;
- снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
- дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;
- использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;
- новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и государственных органов;
- высокий уровень безопасности и сохранности данных.
Кто может перейти на ЭКТ?
До 1 июля 2020 года работодатель обязан сообщить всем работникам о возможности перейти на электронный вариант трудовой книжки и собрать заявление от всех сотрудников, какой книжкой они хотят пользоваться. Заявление подается в свободном виде.Исключение составляют люди устраивающиеся на работу с 2021 года, при условии что они делают это впервые. Для них остается только электронный вариант.
После сбора заявлений работодатель обязан отправить информацию в ПФР о том какие именно сотрудники изъявили желание попробовать нововведение.
Порядок заполнения и представления новых форм
СЗВ-ТД
Данная форма будет заполняться работодателями на всех работающих (в том числе по совместительству), с которыми оформлены или прекращены трудовые отношения, а также в отношении которых произведены другие кадровые изменения (в том числе перевод, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и т.?д.) на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя.Предполагается, что в 2020 году эта форма будет представляться ежемесячно до 15?го числа месяца, следующего за отчетным. Заполняться она будет только на работников, в отношении которых произведены кадровые мероприятия в течение отчетного периода (месяца). Документ может представляться на бумажных носителях или в электронной форме по установленным форматам.
СЗИ-ТД
В этой форме работодатели будут отражать всю информацию о трудовой деятельности сотрудников за период работы в организации (формируется на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя).Предполагается, что по запросу работника, а также в день увольнения работодатель обязан будет предоставить ему данную форму. Она может быть составлена как на бумажном носителе (заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации), так и в электронном виде (заверяется электронной цифровой подписью).