Рассказываем, какие данные должен содержать счет на оплату и какие возможности работы со счетами дает "1С:Бухгалтерия".
Счет — документ, на основании которого производится оплата товаров и услуг. Законодательно форма счета не утверждена. Однако, по сформировавшейся деловой практике, есть обязательные элементы, которые принято включать в счет.
Правильно составленный счет должен включать в себя следующую информацию:
• банковские реквизиты, название ООО или ФИО ИП
• номер документа, дата выставления;
• договор-основание для выставления счета;
• перечень услуг или товаров, цена за штуку, общая стоимость;
• налоги, которые включены в стоимость (НДС и акциз);
По желанию можно добавить дополнительные данные:
• условия продажи – сроки поставки и оплаты;
• возможность самовывоза;
• телефон, сайт и т.д.;
• логотип, рекламу и т.д.
Создаем счет в программе «1С:Бухгалтерия 8.3»
Для создания нового счета нужно перейти в раздел «Продажи» и выбрать пункт меню «Счета покупателям». Здесь мы видим список всех счетов, хранящихся в программе. Нажимаем кнопку «создать» и попадаем в форму редактирования документа. Для создания и дальнейшей печати счета нужно заполнить основные поля:
Номер счета программа заполнит автоматически. При необходимости его можно отредактировать вручную. Но это крайне не рекомендуется.
Дата тоже будет установлена автоматически текущим днем. Если нужно, можно выбрать любую другую дату.
Если счет регулярный, жмём ссылку «повторять» и выбираем, как часто будет создаваться документ: ежемесячно, ежеквартально или ежегодно.
Далее выбираем контрагента из списка или создаем нового. В поле «оплата до» вводим крайнюю дату платежа.
Указываем договор, на основании которого выставляем счет: можно выбрать из списка или создать новый. После чего выбираем организацию-поставщика и ставку НДС.
Теперь можно переходить к добавлению услуг и товаров. Выбираем необходимые позиции из номенклатуры, указываем количество и программа автоматически рассчитывает общую стоимость.
Проверяем, все ли заполнено правильно и нажимаем кнопку «провести». После этого становится доступным следующий шаг — печать счета.
При нажатии галочки «подпись и печать» в счет будут подставлены факсимильные печать с подписью, если они были загружены при настройке реквизитов компании.
На данном этапе в документ можно внести правки, но они не запишутся в счет и будут отображены только в распечатанном файле. Если необходимо изменить условия оплаты и доставки, нужно вернуться в форму создания счета и отредактировать пункт «типовые условия», предварительно нажав на ссылку «реквизиты продавца и покупателя»:
Обратите внимание, что вы можете изменить шаблон типовых условий для подстановки во все существующие и вновь создаваемые счета. Для этого поэтапно перейдите по пунктам меню: Главное — организации — основное — логотип и печать — типовые условия.
Дополнительные возможности
После создания счета вы можете отправить его контрагенту на электронную почту прямо из интерфейса 1С. Для этого нажмите на кнопку с конвертом в форме редактирования или печати счета и введите логин и пароль от действующей электронной почты. При успешной авторизации программа предложит выбрать тип отправляемого файла и откроет форму отправки письма. Самый удобный формат для отправки счета — PDF.
Также программа позволяет отправлять счета с использованием систем электронного документооборота. Это позволяет полностью исключить бумажные документы и особенно удобно, если ваши контрагенты находятся далеко и обмен бумажными копиями затруднен. Чтобы использовать эту возможность, необходимо иметь электронную подпись и действующий договор с оператором ЭДО. И, конечно же, контрагент тоже должен быть подключен к системе электронного обмена документами.
Итак, мы выяснили, как быстро и правильно выставить счет в «1С:Бухгалтерия 8.3». Если хотите больше знать о программах «1С:Предприятие 8», рекомендуем пройти наш бесплатный онлайн курс «Самоучитель 1С». В нём рассказывается, как устроены продукты 1С и рассмотрены первые шаги работы в программе.