Чтобы эффективно управлять сотрудниками, необходимо:
- четко ставить перед ними цели;
- давать ресурсы, чтобы они могли эти цели реализовать;
- грамотно оценивать результаты;
- давать конструктивную обратную связь;
- при необходимости устранять проблемы, которые возникли при реализации целей;
- поощрять за выдающиеся результаты.
Данный комплекс задач позволяет реализовать программа управления результативностью сотрудников (performance management), в основе которой лежит процедура целеполагания и оценки результатов работы сотрудников. Данная программа меняет отношение сотрудников к целям работодателя, они начинают принимать поставленные задачи как личный вызов профессионализму и с инициативой стремятся реализовать бизнес-план организации.
Кроме этого, программа управления результативностью помогает зафиксировать четкие и справедливые критерии оценки работы и обосновать размер вознаграждения. В результате сотрудники заинтересованы выполнять требования работодателя, так как понимают, какое вознаграждение за это получат.
Главная роль в данной процедуре принадлежит руководителю компании и руководителям подразделений. При этом на первых этапах внедрения программы управления эффективностью RH-специалисты, если такие есть в компании, могут активно участвовать в процессах. Например, они могут:
- помогать руководителям проводить оценочное интервью с сотрудниками;
- оформлять результаты оценки;
- помогать руководителям и сотрудникам давать обратную связь;
- передавать результаты оценки в бухгалтерию для расчета вознаграждений или курировать документооборот;
- решать другие текущие вопросы по управлению персоналом.
Если же HR-специалистов в компании нет, данные процедуры руководители выполняют сами.
Как управлять результативностью сотрудников
Главный инструмент программы целеполагания и оценки сотрудников – регулярные встречи руководителя с подчиненными. Цель руководителя в результате данных встреч:
- обсудить с сотрудником результат работы и дать оценку труду, при этом сотрудник должен согласиться с данной оценкой;
- закрепить результаты выполнения задач в письменном виде;
- предоставить сотруднику обратную связь по результату работы;
- разработать совместно с подчиненным индивидуальный план работы на будущий отчетный период, который позволит реализовать бизнес-план подразделения и организации, и справедливые критерии оценки;
- обозначить зоны развития и карьерного роста подчиненного.
Чтобы реализовать данные цели, обучите руководителей принципам программы управления результативностью и правилам обратной связи. Стремитесь:
- научиться и научить руководителей подразделений вести открытый диалог с сотрудниками;
- исключить формальное отношение к процедуре;
- объяснить, как результат встречи влияет на качество работы сотрудника;
- объяснить, почему руководство компании считает программу управления результативностью – эффективным инструментом управления персоналом и качеством работы;
- вдохновить руководителей управлять подчиненными по новым правилам.
Как организовать встречу в формате целеполагания
Для организации встречи с сотрудником в формате целеполагания и оценки:
Как подготовить сотрудников к встрече в формате целеполагания
Предупредите сотрудников о предстоящей встрече с непосредственным руководителем как минимум за неделю.
Если программу управления результативностью раньше не использовали, проведите сначала общее собрание с сотрудниками или организуйте массовое информирование коллектива о предстоящих реформах в управлении с помощью корпоративного сайта, почты, руководителей подразделений.
На общем собрании расскажите о результатах работы подразделения и организации, о приоритетных задачах на предстоящий период и принципах программы управления результативностью, в основе которой лежит процедура целеполагания и оценки результатов работы сотрудников.
Опишите доступным языком формат встречи, правила и нормы проведения. Зафиксируйте данную информацию в специальной памятке, Книге сотрудника и выложите на портал организации, разошлите по почте. Понимание, что происходит на встрече целеполагания, снижает тревожность и уровень стресса у сотрудников. В результате они воспринимают предстоящую процедуру не как «вызов на ковер», а как регулярный нейтральный рабочий момент.
Если же программа управления результативностью давно действует в организации, напомните сотрудникам, где хранится информация о процедуре целеполагания, и кратко напомните правила такой встречи с руководителем.
Какие документы сотрудник готовит для отчета
За неделю до проведения индивидуальных встреч попросите сотрудников подготовить самооценку: определить процент реализованных задач и оформить отчет о выполнении. Обяжите подготовить отчет в утвержденном формате: в виде отчета о выполнении задач, оформленного в произвольном виде, или эссе об успехах и неудачах.
Оценку выполнения количественных показателей рекомендуется вменить сотруднику, имеющему доступ к данным управленческого, финансового и бухгалтерского учета. Результаты анализа данный сотрудник передает руководителю, который рассказывает о них подчиненному либо перед встречей, либо непосредственно во время нее.
Если перед сотрудником стояли количественные и качественные задачи, запросите у него документальные доказательства, подтверждающие выполнение плана. Данные доказательства приложите к отчету сотрудника и сохраните до следующей встречи.
Когда и где проводить встречу в формате управления результативностью
Встречайтесь с сотрудниками для управления результативностью регулярно, желательно в конце отчетного периода. Место и время встречи выберите с учетом собственных планов и планов сотрудника. Выделите на встречу не менее получаса. Учтите, если сотрудник не доволен оценкой и не согласен с планами на будущее, встреча продлится дольше – час и более.
Выберите спокойную обстановку для беседы. Для этого заранее забронируйте комнату переговоров или иное место, в котором нет внешних раздражителей: шума, присутствия других людей, некомфортного света и пр.
Как провести встречу по целеполаганию
Для проведения встречи по целеполаганию и оценке сотрудника:
- обсудите план развития сотрудника (карьерный план);
Как установить контакт с сотрудником на встрече
Для сотрудника встречи с руководством для оценки – стрессовое мероприятие. Лишнее напряжение на таких встречах снижает концентрацию внимания сотрудников, и им сложно воспринимать новую информацию. В связи с этим выбирайте комфортные условия для беседы, используйте эмоционально нейтральный тон, создайте дружелюбную атмосферу. Кроме этого, чтобы снизить напряженность сотрудника и расположить к продуктивной беседе:
- встретьте сотрудника вовремя, не заставляйте ждать;
- с первых минут стремитесь произвести приятное впечатление и расположить сотрудника к открытой беседе, в этом помогут доброжелательная улыбка, внимательный взгляд, открытые жесты приветствия;
- обращайте внимание на жесты и мимику, зеркальце собеседника;
- относитесь к сотруднику с уважением и симпатией. Ведите себя спокойно и дружелюбно. Сконцентрируйтесь на том, что говорит сотрудник. Проявляйте искренний интерес к услышанному. Не перебивайте. Плавно управляйте беседой;
- не допускайте пренебрежения, не проявляйте признаки недоверия и агрессии по отношению к сотруднику;
- не делайте скороспелые негативные выводы и заключения при сотруднике вслух;
- в случае необходимости фиксируйте ответы сотрудника и комментарии к ним так, чтобы он не мог их увидеть, при этом исключите проявление ярких эмоций;
- контролируйте себя, чтобы значения слов и жестов не расходились друг с другом.
Как принять отчет сотрудника о проделанной работе
Официальную часть встречи начните с предоставления сотруднику самостоятельно осветить результаты проделанной им работы за отчетный период. Предложите ему: «Давайте начнем с вашего отчета. Подведите итоги выполнения каждой задачи. Как вы сами оцениваете результаты: что достигнуто, а что нет?»
Этот подход позволит получить дополнительную информацию, которую невозможно отразить в формальном отчете, а сотрудник – стимул к рефлексии и самооценке. Часто подчиненные объективно отмечают достоинства и недостатки своей работы, чем облегчают последующую обратную связь с руководителем.
Как правильно предоставлять сотруднику обратную связь
Давайте сотрудникам обратную связь для понимания того, насколько он отвечает ожиданиям организации и как добиться успеха, а не с целью критики и наказания. Цель обратной связи – помочь сотруднику скорректировать поведение и улучшить качество работы.
Эффект обратной связи предполагает, что, слушая руководителя, сотрудник испытает благодарность, а не обиду и желание защититься; у него повысится самооценка и уверенность; он учтет полученную информацию и не повторит прежних ошибок, то есть профессионально вырастет.
Обратную связь рекомендуется начинать с положительного аспекта, а затем перейдите к недочетам и завершите общение в позитивном русле. Правила предоставления руководителем обратной связи подчиненному см. в таблице.
Как сделать итоговую оценку результата работы сотрудника
В конце встречи зафиксируйте итоговую оценку работы сотрудника. Обсудите результат с сотрудником, уточните, согласен он с оценкой или нет. Если оценка влияет на размер вознаграждения и сотрудник с ней не согласен, есть риск негативных последствий, вплоть до увольнения.
Если вы не согласны с доводами, то не принимайте решение сразу. Предусмотрите для таких случаев процедуру разрешения конфликтов. Например, пригласите на совещание сотрудника, непосредственного руководителя, представителя высшего руководства и сотрудника службы персонала. Изучите отчет сотрудника и отчет руководителя. Выслушайте мнение обоих. После этого примите коллегиальное решение, последнее слово – за старшим по должности. Решение зафиксируйте в протоколе.
Помните, первоочередная задача оценки – не выставить оценку, а помощь сотруднику повысить результативность.
Как поставить перед сотрудником задачи на следующий период
После оценки результатов работы сотрудника, анализа плюсов и минусов ситуации разработайте и поставьте перед сотрудником цели на будущий период.
Для этого:
- сформулируйте цели в четкой и понятной форме, используйте для этого методику SMART;
- «продайте» сотруднику данную цель, для этого покажите позитивные последствия от выполнения лично для него и для организации, опишите материальные и нематериальные бонусы;
- проверьте понимание и принятие сотрудником целей, для этого корректно попросите сотрудника подтвердить даты, сроки, инструменты для выполнения задания и пр.;
- обсудите ресурсы и полномочия, которые помогут реализовать задачи;
- установите сроки промежуточного контроля.
Сложность, которая возможна на данном этапе, в том, что руководитель и сотрудник по-разному видят результат и способы достижения. Четкие и однозначные формулировки и диалог с учетом мнения сотрудника предотвратят возможное непонимание.
Как составить план развития сотрудника
После того как задачи на будущий период поставлены, выработайте последовательные шаги, как повысить эффективность сотрудника. Для этого рекомендуется сформировать индивидуальный план развития сотрудника, при этом определите, чем руководитель в состоянии помочь подчиненному в развитии.
План развития представляет собой документ, в котором фиксируют подробный алгоритм действий по развитию необходимых качеств, знаний и навыков сотрудника, повышающих его личную эффективность на рабочем месте.
Содержание индивидуального плана развития в каждой организации разрабатывают самостоятельно. При этом рекомендуется в план включить следующую информацию:
- данные о сотруднике (Ф.И.О., должность, структурное подразделение и пр.);
- компетенции, которыми сотрудник обладает на данный момент времени;
- цели развития сотрудника;
- компетенции, которые необходимо развить;
- перечень мероприятий, позволяющих развивать необходимые компетенции;
- варианты стажировки или обучения, которые позволят ознакомиться с необходимыми функциями должности;
- результат, который должен быть достигнут в процессе стажировки или обучения;
- сроки развития компетенции;
- факт исполнения индивидуального плана развития и комментарии.
Для создания и реализации эффективных планов развития сотрудников организации соблюдайте 12 основных принципов, представленных в таблице.
Как подвести итоги встречи целеполагания и оценки
В конце встречи еще раз проговорите, о чем вы договорились с сотрудником, обсудите задачи и план развития (если такой разработан). Попросите сотрудника сказать, к какому заключению он пришел, какие выводы сделал, как планирует улучшить результат труда.
Заострите внимание на положительных аспектах работы с сотрудником. Это подкрепит в нем настрой на ожидаемое от него поведение и уверенность в том, что организация готова помочь ему в повышении личной результативности.
Если цели организации выполнены, при этом сотрудник проявил инициативу и сделал больше, чем планировалось, продумайте, как его поощрить. Инструменты поощрения могут быть как материальными, например премия, так и нематериальными, например общественное признание, статус эксперта и пр. Благодаря такому поощрению вы замотивируете сотрудника, улучшите его результативность, повысите лояльность и, если сотрудника будут переманивать в другую компанию, его будет проще удержать.
Благодаря такому комплексному подходу к управлению сотрудников система управления персоналом становится более эффективной.
Задать вопрос можно тут
Написать или позвонить можно WhatsApp +79287768843
С уважением к вашему бизнесу,
Подписывайтесь на нас:
Дзен Teletype Телеграмм Hashtap
Список всех публикаций блога вы найдёте на главной странице канала
Материал подготовлен с использованием системы Жизненные ситуации - готовое решение для предпринимателей
ДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ
Как объяснить сотрудникам, почему уходить в отпуск в месяце с праздничными днями не всегда выгодно
Когда можно наказать работника за разглашение коммерческой тайны: практика в помощь