Несколько лет назад в «Инфомаксимум» обратилась крупная проектно-инжиниринговая компания. Основной акцент их работы на проектировании, монтаже и обслуживании систем безопасности. Руководство четко сформулировало задачу, которую предстояло решить, – предоставить возможность мониторинга эффективности сотрудников с учетом разных графиков.
Специфика оказалась такова, что режим работы отдела продаж был стандартным (с 09.00 до 18.00), проектные менеджеры трудились по свободному расписанию, а инженеры были плотно привязаны к объемам проектирования, расчетам, составлению смет и поставленным срокам реализации. Компании был нужен точный инструмент учета и анализа рабочего времени, который бы отвечал следующим требованиям:
- подсчет количества часов, отработанных каждым сотрудником в течение любого задаваемого диапазона;
- сбор статистики используемых в течение рабочего дня ресурсов для решения профессиональных задач;
- определение точного времени, потраченного на выполнение рабочих обязанностей; фиксация времени работы без компьютера;
- сравнение эффективности использования рабочего времени между разными специалистами;
- “тихий” режим работы, отсутствие всплывающих окон;
- сбор статистики одновременно более чем с 250 компьютеров в режиме реального времени.
Идею обратиться к системам учета рабочего времени предложил руководитель отдела проектирования, который пользовался облачной (SaaS) версией нашей системы мониторинга рабочего времени CrocoTime уже несколько месяцев. Он активно использовал функцию тайм-трекинга для учета времени, затраченного на собственные задачи и проекты. Изучив нескольких подобных IT-продуктов, сравнив их по цене и функционалу, было принято решение провести двухнедельный тестовый период CrocoTime на фокусной группе в 40 сотрудников. Среди прочих дополнительных преимуществ, помимо начальных требований, управленцами были отмечены:
- простой лаконичный интерфейс;
- наличие табелей автоматического учета рабочего времени;
- возможность кастомизированных настроек;
- интеграция системы с Skype for Business и IP-телефонией.
Кроме того, были обсуждены перспективы использования открытого API, при помощи которого можно запрашивать все необходимые данные из CrocoTime. Тестовый период был признан успешным, и руководство приняло решение закупить десктопную (standalone) версию в размере 310 лицензий. Интересно, что управление компании решило действовать прозрачно и сообщило всем сотрудникам о вводе нового программного обеспечения. Наши специалисты выехали на место и помогли с развертыванием системы, провели ликбез по использованию функций, ответили на все интересующие сотрудников вопросы.
Результаты
Через два месяца сбора статистики и её анализа компания приняла несколько стратегически важных решений: провести кардинальное регламентирование работы офиса, установить новый график работы, а именно:
- перевести проектных менеджеров и инженеров на фиксированный рабочий день;
- привязать оплату труда к фактически отработанному (продуктивному) времени;
- разработать систему премирования сотрудников (определение премиальных в % от месячной зарплаты в зависимости от роли и выполненных задач в проекте);
- перераспределить задачи, тем самым избавившись от переработок.
Анализ динамики работы сотрудников за 3,5 месяца показал, что непродуктивные потери времени сильно уменьшились – с 7,43 до 1,08 %. Вырос средний показатель эффективности работы персонала. Кроме того, опрос, проведенный среди специалистов профильных отделов, показал, что активное использование тайм-трекера позволило четче планировать день: у сотрудников появилось время на решение более важных и интересных задач, что служит естественной мотиваций без дополнительных затрат. Руководители отметили улучшение отношений в проектных командах: распределение нагрузки позволило уменьшить вероятность возникновения морального выгорания и конфликтных ситуаций.