«Отчет» может включать в себя устное сообщение или несколько соответствующих фраз. Деловые отчеты в письменной форме отвечают обоим особым требованиям, но также привлекают внимание к конкретной ситуации.
Факторы, которые влияют на то, как отчет достигает поставленных целей:
Автор - это катализатор, самый важный фактор; он учитывает доступное время, чтобы репутация не подвергалась риску методом разработки (продиктованным, написанным от руки, непосредственно отредактированным).
Контент - часть, требующая наибольшего участия, для краткого информирования читателей, чтобы их знания действительно обогащались; обычно представлена фактическая или описательная информация (логическая, объективная, беспристрастная), разработка идей и выводов (логическая, объективная, беспристрастная), которые хорошо поддерживаются.
Структура - определение содержания, определяющего наилучший эффект отчета, начиная с простой структуры, которая впоследствии может быть эффективно разработана.
Стиль - важно использовать стиль, подходящий для каждой ситуации, где: язык должен быть объективным и сбалансированным, привлекательное изложение - с разделами, пробелами для разделения больших отрывков текста, графикой, точными предложениями, различными шрифтами.
Читатели - их отношение к автору и предмет доклада могут влиять на то, как они будут получены; зная, кто они (возраст, культура, образование, иерархическая позиция), мы можем: использовать правильный стиль, лексику и язык, использовать технический контент и терминологию, которые им понятны, использовать неотразимые элементы - предвидеть и избегать потенциальных барьеров коммуникации.
При планировании отчета важными шагами являются:
Понимание того, что вы пытаетесь достичь (цель, кто такой читатель, что ему нужно знать, можете ли вы получить всю необходимую информацию, если вам нужно сформулировать свое мнение или дать рекомендацию.
Техническое задание, доступное или сделанное автором, - оно четко определяет ожидания читателя и позволяет автору быть ясным - и включает в себя: краткое описание того, что требуется, общую область подлежащего лечению предмета, любые конкретные области или цели, которые не подлежат решению, любые предположения, лежащие в основе отчета, дата доставки, любые ресурсы, которые могут быть предоставлены третьими сторонами, конкретные следственные ограничения или необходимые разрешения.
Идентификация проблемы.
Информация должна быть собрана и структурирована с учетом эффективности и затрат, соответствующих деталей по теме отчета; В большинстве случаев хорошее приближение оценивает читателя столько же, сколько точная цифра, но его можно получить гораздо проще.
Определение ключевых моментов после уточнения этапа подготовки.
Формулировка выводов / рекомендаций; Представлять и оценивать информацию, прежде чем делать какие-либо выводы, полезно.
Нарисовать подходящую структуру - сначала просто, потом разработка
Официальный отчет включает заголовок (фактический заголовок, кто его написал, кому он адресован, дату, статус - конфиденциальный, срочный и т. д), Резюме (отдельная страница, перед содержанием; один или несколько абзацев, представляющих выводы и рекомендации, с очень немного контента, который не был помещен в контекст - позволяет читателю принять решение о том, читать дальше или нет), контент, введение (представляет общие данные, цель и назначение - иногда называемые «кругом ведения»), контент (число пунктов с заголовком, которые отражают логическое развитие аргумента), выводы (краткие и по теме, часто представленные на одной странице), рекомендации(только в случае необходимости), приложения (способ ввода дополнительной исчерпывающей информации, которая поддерживает содержание и помогает с техническими схемами, диаграммами, необработанными данными, вспомогательными вычислениями, высокотехнологичными прогнозами, без ущерба для простоты чтения отчета: вспомогательные, списки ресурсов или библиография, содержание).
Неофициальный отчет - например, внутренний информационный отчет отдела, без жесткого подхода. Включает введение (изложение или презентация ситуации), анализ (содержание отчета и подпунктов - при необходимости), заключение (рекомендации, решения - в прямом стиле).
Результат - действия, вытекающие из отчета, показывают, были ли достигнутые цели достигнуты.
Рекомендации к написанию отчетов
- Оставьте элементы отделки (титульный лист, оглавление) для окончания работы;
- Работа над основными заголовками начинается с введения, используя эскиз структуры заголовка;
- Работайте над выводами и рекомендациями, пока не написав резюме;
- Прочитайте все, что вы написали, отмечая изменения, которые необходимо внести, исправляя ошибки и улучшая логическую линию;
- Оставьте отчет на некоторое время и сделайте что-нибудь еще,
- Прочитайте отчет, как если бы вы видели его впервые. Обратите внимание, если это логично, и экспозиция является привлекательной; редактировать при необходимости.
- Если вы можете предоставить отчет некоторых соавторов, чтобы прочитать его и сделать комментарии, измените его при необходимости.
- Написать резюме, прочитать и просмотреть все материалы.
- Составьте приложения, оглавление и титульный лист.
- Контрольный список для более эффективного написания отчета
- Не смешивайте числа, написанные в виде чисел, с числами, написанными словами;
- Соответствующий график превосходит лучший текст;
- Избегайте скобок в середине предложения, если они не являются необходимыми;
- Используйте обычный язык вместо "напыщенный-официальный" или жаргон;
- Используйте короткие слова вместо длинных;
- Используйте простые предложения, без сложных подчиненных, где это возможно;
- Используйте размещение страницы, чтобы подчеркнуть структуру отчета;
- Избегайте названий, которые не имеют отношения к читателю;
- Избегайте слишком длинных заголовков;
- Избегайте нечетких названий;
- Избегайте повторения текста;
- Не злоупотребляйте пунктуацией;
- Последовательно используйте нумерацию подглав.