Цифровизации не избежать ни одной официально-учетной сфере. Да и вообще ни одной категории граждан не приходиться расслабляться: наши законодатели постоянно нас всех держат в «правовом тонусе». Вот и бумажному варианту трудовой книжке придумана альтернативная замена – документ в цифровом формате.
По новым правилам Трудового Кодекса основные сведения о деятельности и стаже всего персонала формируются электронно и передавать их надо в Пенсионный Фонд тоже в цифровом виде. В Фонде хранятся стандартные данные о фактах работы и перемещения подчиненного – место, служебные функции, переводы, основания увольнения. Не входят только данные, когда ваш подчиненный поощрялся (награждался) и его образовании.
Что же в связи новшествами придется делать вашему кадровику или самому предпринимателю без специалиста по персоналу?
Спешу успокоить вас, законодатель все-таки не сразу обрушил задачи кадровой цифровизации на предпринимателя:
- для технической и технологической готовности вести книжки в современном формате отвели целый год;
- для информирования собственного персонала дано полгода.
Разработанная с связи с этим отчетная форма СЗВ-ТД по состоянию на 03.01.2020 находится на регистрации в Минюсте и в ближайшие рабочие должна быть утверждена и опубликована. То есть документ вступит в силу с января и по ней придется отчитаться в срок до 15-го числа следующего месяца, когда в компанию принимался, увольнялся на работу персонал или же подчиненный уже заявил о выборе способа ведения его трудовой книжки.
ВАЖНО: если в течение 2020-го года в вашей фирме не возникло вышеуказанных причин отчитаться по ф. СЗВ-ТД, то в следующем 2021-м до 15.02.2021 вы обязаны будете передать в Пенсионный Фонд информацию о деятельности подчиненных у себя в компании. К этой дате ПФ должен собрать сведения об работающих. В связи с чем СОВЕТ: не тяните до последнего, информация будет копиться, передавайте сведения уже в течение 2020-го!
Отчет СЗВ-ТД можно оформить «от руки», распечатать, заполнив на компьютере, или отправить электронно. Рукописно такие документы заполняются по стандартным требованиям: печатными буквами ручкой любого цвета, за исключением красного и зеленого. При отправлении на бумаге не забудьте заверить подписью и печатью и указать должность руководителя, его фамилию, имя и отчество. Если у вас трудятся более 25 граждан, то вам придется отправлять отчет, как и прочую информацию в ПФ, электронно с усиленной квалифицированной электронной подписью.
Ваши действия с персоналом
ЗАПОМНИТЕ: До 30.06.2020 вы должны уведомить свои кадры о выборе ими или использования одновременно обоих вариантов ведения книжек или же исключительно электронного способа!
А) Сотрудник предпочел электронный формат
- Вы выдаете ему трудовую книжку с отметкой, что выбран электронный вариант документа с указанием на его заявление.
- После чего вы больше не ответственны за ее ведение и хранение, предоставление выписок.
- В последующем вы обязаны давать сведения на бумаге или электронно сразу при увольнении или во время действия трудовых отношений в срок три рабочих дня, как подчиненный обратился к вам.
- Для представления данных будет утверждена форма СТД-Р.
Б) Сотрудник решил сохранить бумажную книжку (отмолчался)
- Вам придется и дальше вести бумажный документ и передавать данные в ПФ до тех пор, пока ваш кадр не выберет цифровой вид.
- У такого осторожного перестраховщика остается право поменять свое решение и заявить в любое время о выборе электронного формата.
ВАЖНО: Принимая новое лицо на работу, вы должны проконтролировать, отмечено ли в трудовой, что гражданин отказался от бумажного документа. При отсутствии такой записи, просите представить книжку, а если она потеряна, отсутствует, оформляйте новую.
Можно было бы порассуждать о преимуществах и издержках новых правил, но регламенты вступают в силу и надо их исполнять. Вероятнее всего, ваши подчиненные изберут одновременное ведение обоих вариантов, и вы будете вынуждены мириться с двойной нагрузкой.
Выбор – это дело добровольное и нужно обязательно письменное согласие гражданина, однако есть исключение: у лиц, впервые трудоустраиваемых с 2021 года, информация будет фиксироваться исключительно электронно без дополнительно дублирования на бумаге.