Друзья, всем привет!
Рад приветствовать Вас на канале Productive Life - про личную и командную продуктивность, а так же инструменты, лайфхаки и многое другое.
Это первая статья про продуктивность. Уверен, подобные темы редко встречаются на Яндекс.Дзене. По крайней мере, я не встречал их.
Вместо вступления.
Давайте кратко. Меня зовут Сергей, я менеджер в международной компании, часто я не успевал или забывал то, что необходимо сделать ввиду большого информационного потока, а так же нарастающего списка задач. Это это создавало дополнительный стресс. Если у Вас подобные трудности - Вы не одиноки.
Поэтому, было принято решение взяться за работу по исправлению текущей ситуации. Делюсь с Вами личным опытом.
Итак, как же все успевать за день?
На самом деле, у каждого наступает момент, когда привычный ритм жизни начинает перерастать в суету, в которой мы надеемся все успеть. Мы думаем, что только сегодня сложный день, завтра будет легче, задач будет меньше, т.к. сегодня я сделаю чуть ли не весь план на неделю. Но это далеко не так. Завтра начальник нарежет новых задач, и все пойдет по новой, а затем и просто войдет в привычку, и будет постоянный нервяк.
Давайте разберем два способа.
Способ первый.
Прочитав несколько полезных книжек, почитав пару статей (О них будет отдельная заметка) я стал работать по-другому. Если сказать в двух словах, я выполняю в день самые важные (за которое может прилететь) и самые интересные задачи. В день их количество варьируется от 3 до 5. За мой 8ми часовой рабочий день этого вполне достаточно для планомерной и комфортной работы без стресса.
Способ второй.
Вторым методом стоит воспользоваться, если трудно выделить, какие задачи необходимо выполнить в отведенное ограниченное время. Оговорюсь сразу, это не список дел. Итак, как это работает:
1. Мы берем наш бюджет времени равным числу 100. (Цифру назначаете любую, для Вашего удобства)
2. Ранжируем задачи по важности от 10 и выше. 'Ценник' на задачу Вы вправе устанавливать сами.
3. Полученные задачи мы вычитаем из нашего временного бюджета равного 100 баллам.
Изображу на примере:
На повестке дня имеются следующие дела, которые, хотелось бы выполнить все и полностью:
- Подготовить еженедельный отчет для руководителя. (30)
- Созвониться с клиентом, обсудить коммерческое предложение. (20)
- Организовать собрание с коллегами, обсудить проведение новогоднего корпоратива. (5)
- Посетить фитнесс зал, т.к. давно не были там. (5)
- Заехать в магазины, выбрать подарки к праздникам. (10)
- Разобрать электронный почтовый ящик. (15)
- Подготовить презентацию. (15)
- Провести собрание для новых сотрудников. (10)
Как видно из примера, задач на день оказалось бюджета нашего времени не хватило на несколько задач, которые мы должны исключить из нашего дня. (Для наглядности выделены курсивом) Безусловно, мы бы могли постараться и сделать все эти задачи, и вероятнее всего мы бы их сделали. Но какой ценой? Вечером, придя домой, мы были бы подавлены.
Методов планирования своего дня много, я не стал приводить очевидные методы, вроде матрицы Эйзенхауэра, либо ABC планирования, т.к. они достаточно неудобны при ежедневном планировании.
Способ третий - Делегирование.
На самом деле далеко необязательно быть руководителем, чтобы кому-либо делегировать задачи. Делегировать задачи вы можете: родственникам, друзьям, коллегам, и т.д.
Иными словами, они Вас выручают, в какой-либо ситуации, а Вы, тем самым освобождаете ценное время, которого не так много.
Здесь я считаю, найти верный подход к людям, и не использовать их, и в любой момент помочь им так же.
Хочу привести пару примеров:
- Попросить помощи у родителей посидеть с Вашим сыном / дочкой.
- Попросить друга забрать родственников из аэропорта, т.к. Вы заняты подготовкой праздничного застолья.
- Попросить жену забрать посылку с почты на Ваше имя, т.к. в данный момент Вы находитесь на работе, в другом городе.
И т.п.
Как видите, инструмент крайне эффективен, и может освободить до нескольких часов Вашего времени.
Когда заниматься планированием?
Все зависит от Вашего ритма. Кому-то удобно запланировать сразу все дела на неделю вперед.
Кто-то скажет, что планирует дела на следующий день вечером, а кто-то утром, за чашкой кофе, как например делаю это я.
Самое главное, чтобы у Вас был готовый план на рабочий день заблаговременно.
Обязательно планируйте сценарий, когда все может пойти не по плану!
Например: собрание затянулось на пол часа / час и Вы уже не успеваете, либо начинаете работать на грани, что может привести к ошибкам в работе и подобным неприятностям.
Важно понимать, что Вы не должны поддаваться рутине, которая будет управлять Вами, рутиной должны управлять только Вы.
В следующих статьях я расскажу Вам о долговременном планировании.
Итог.
Планирование, это сложный процесс, который должен проходить регулярно, который приносит огромные положительные результаты.
Описанного процесса будет недостаточно, если не использовать разнообразные инструменты (ежедневники, программы и даже стикеры) которые будут рассмотрены позже.
Планирование переносит будущее в настоящее и позволяет вам что-нибудь сделать с ним сейчас. Алан Лакейн
Благодарю Вас за прочтение статьи, желаю Вам продуктивного Нового Года!
С Уважением, Сергей.
Мои контакты:
Канал в Telegram:
email: sergi.besfamilniy@yandex.ru