Давайте сначала разберемся, почему же предприниматели не любят бухгалтерию? Дело в том, что многие собственники воспринимают ее только как способ отчитаться перед контролирующими органами. При этом рассуждают так – ФНС покажем одни цифры, себе – другие. Однако с таким подходом повышается риск нарваться на штрафы и даже на уголовное преследование. Плюс вы не видите реальную картину бизнеса. В бухгалтерии нет эмоций, а только цифры, поэтому сразу понятно, как идут дела.
Я всем клиентам рекомендую обращать внимание на 6 факторов, которые реально влияют на жизнь и развитие бизнеса.
1. Не давайте бухгалтеру полный доступ к интернет-банку
Если бухгалтерию ведет сторонний специалист, то сразу договоритесь, что доступ к расчетному счету будет только у вас. Бухгалтер может видеть банковские выписки и формировать платежки. Но ставить подпись и проводить оплату будете вы. Иначе ваш бизнес может лишиться денег. Так, известны случаи, когда бухгалтеры перечисляют средства на свои цели.
Например, я всегда сам подписываю платежки. В этом нет особых трудностей. Если вы уезжаете в отпуск, где нет интернета, то заранее запланируйте платежи и подпишите их. Некоторые банки позволяют так делать.
C таким подходом, вы всегда будете в курсе, за что платите и как двигаются деньги на расчетном счете. У вас будет контроль над финансовым состоянием. Кстати, не бойтесь обидеть таким подходом бухгалтера. Специалист отнесется к этому с пониманием – это стандартная практика.
2. Полностью контролируйте деньги
Просматривайте банковскую выписку. Например, ФНС оштрафовала компанию на 10 000 рублей. Деньги автоматом списались с расчетного счета. Вы этого не увидели и не узнали причину штрафа.
Чтобы получить выписку, не нужно ходить в банк, все можно сделать онлайн. Я всегда рекомендую отслеживать 4 показателя:
- остаток на начало периода;
- приход;
- расход;
- остаток на конец периода.
Если цифры совпадают в бухгалтерской выписке и интернет-банке, то все в порядке. Заведите правило делать проверку в определенный период. Например, раз в месяц или неделю. Обычно бухгалтеры делают выписку в начале месяца, то есть, например, 1-2 сентября можно получить информацию за август. Сравните данные с расчетным счетом.
В нашей компании мы загружаем выписку из банка в разные системы для двух целей:
- ежедневно менеджеры видят поступления и учитывают их при работе с клиентами;
- еженедельно для управленческой отчетности.
Я смотрю данные в мобильном банке ежедневно, но это больше для спокойствия.
3. Следите за первичной документацией
Считается, что акты или накладные – это второстепенные бумажки. Они могут валяться на столах сотрудников или в автомобиле руководителя. А потом по офису бегает бухгалтер, собирает документы – оказывается все это нужно.
Обязательно контролируйте движение документов. Организуйте процесс так, чтобы подписанные бумаги сразу же попадали в вашу бухгалтерию и отправлялись контрагентам. Это избавит от серьезных проблем.
Например, при доставке товаров, платите водителям не за поездку или за факт доставки товара, а за возврат закрывающих документов. Аналогично в проектном бизнесе услуг. Проект закрыт, когда в бухгалтерию прислали подписанный акт.
Почему это важно? Бывает, что клиенты требуют повторно отгрузить товар, за который рассчитались. Вы удивляетесь: вы же все отгрузили. Просто вы не передали контрагенту акты и поэтому у него висят обязательства.
Кроме этого, порядок в первичной документации обеспечивает достоверную информацию о состоянии дел. Вы всегда в курсе, кому должны и кто должен вам.
4. Всегда закрывайте месяц
В течение месяца нужно вносить все данные в бухгалтерскую программу. После того, как выплатили зарплату и со всеми рассчитались, нужно нажать кнопку «Закрыть месяц». И не забудьте внести запрет на изменение данных задним числом.
Последнее особенно актуально для торговли или компаний, где материально ответственным сотрудникам дают доступ к программам учета, чтобы избежать воровства. Например, нечистый на руку сотрудник получил деньги от покупателя, а продажу пробивать в системе не стал.
Чтобы скрыть этот факт при инвентаризации, сотрудник зайдет в старое поступление и уберет этот товар, как будто его и не было. Если же мы установили запрет изменения задним числом, замести следы не получится – при инвентаризации всплывет недостача.
Если все-таки вносите изменения, то придется заново пересчитывать отчеты. Это лишнее внимание к себе, потому что в ФНС не очень любят уточненные декларации. Лучше сразу делать все правильно.
Бывает, что документы приходят с опозданием. Например, в сентябре закрывается август, а некоторые акты от поставщика приходят только в октябре. Не волнуйтесь, просто отразите их в октябре. Так можно делать. Позже срока нельзя только приходовать товары, которые вы продали в этом месяце.
5. Знайте систему налогообложения
Обязательно знайте особенность системы, по которой платите налоги. Например, магазин на УСН (упрощенка). Приходит клиент и просит выписать счет-фактуру. Продавец не видит ничего такого и соглашается. Все для клиента!
Позже прибегает бухгалтер, потому что счет-фактура обязывает компанию заплатить НДС 20%. Магазин теряет деньги, а собственник с бухгалтером приобретают лишние заботы.
Или кафе работает на ЕНВД и решает запустить доставку. Но доставка уже должна быть на другой системе налогообложения. Нужно вести раздельный учет или оформлять другое юридическое лицо.
Изучайте систему налогообложения. Обсуждайте с бухгалтером и сотрудниками, что можно делать, а что нельзя.
6. Ведите календарь отчетности
Вам следует знать, когда сдаются отчеты в контролирующие органы. Это может избежать штрафов и планировать деятельность. Если знаете заранее, когда нужно платить налоги, то не удивитесь, что каком-то месяце внушительная сумма уйдет государству. И не советуют откладывать отчеты на последний день. Обычно в это время государственные серверы перегружены и отчеты не уходят вовремя. Да и если откладывать, то все делается в спешке и возможны ошибки.
Например, в нашей компании ведется единый платежный календарь. Сисадмин отправляет счета на оплату серверов, маркетолог на оплату контекстной рекламы, а бухгалтер информацию о предстоящей сумме уплаты налогов. В целом, я хорошо представляю какие налоги мы платим и от чего они зависят. Поэтому календарь больше для подстраховки.
Закрепим
Чтобы эффективнее контролировать бизнес и избежать проблем, выполняйте следующие правила.
- Не давайте бухгалтеру полный доступ к интернет-банку
- Контролируйте движение денежных средств.
- Организуйте процесс так, чтобы первичная документация сразу попадала в бухгалтерию.
- Всегда закрывайте месяц, чтобы не было возможности внести изменения задним числом.
- Изучайте основы налогообложения, особенной той системы, которую применяет ваша компания.
- Ведите календарь отчетности и уплаты налогов.
ГОТОВЫ ОТКРЫТЬ СВОЙ БИЗНЕС? НАЧНИТЕ С БИЗНЕС ПЛАНА!
Разработка бизнес плана на заказ - WhatsApp +7 (999) 651-89-25
Ещё больше бизнес идей тут » https://vk.com/sto_biznes_idei подпишись!