С 1 января 2020 года вводятся электронные трудовые книжки. Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ вносит изменения в ТК РФ. Разбираемся, как новшества повлияют на работника и работодателя.
Что нужно знать работнику
Введение электронных трудовых книжек позволит минимизировать риски утраты данных о стаже работника и значительно облегчит процесс назначения ему пенсии.
Ранее работнику, чтобы получить сведения о трудовой деятельности, нужно было запрашивать выписку из трудовой книги, что добавляло отделу кадров бумажной работы.
Теперь получить сведения о трудовой деятельности работник сможет:
- у последнего работодателя (в бумажном или электронном виде);
- по запросу в ПФР или МФЦ (в бумажном виде);
- на сайте ПФР или портале Госуслуг (в электронном виде).
Действующие сотрудники и принятые на работу в 2020 году имеют право самостоятельно выбрать форму ведения трудовой книжки. Для этого нужно подать соответствующее заявление до конца 2020 года.
Если работник подаст заявление на оформление трудовой книжки исключительно в электронном виде, то с даты подачи заявления сведения в бумажную версию заноситься не будут. Бумажная трудовая книжка будет выдана работнику на руки.
Если работник не согласен с оформлением трудовой книжки исключительно в электронном виде, ему следует не позднее 31 декабря 2020 года подать на заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель будет обязан вести трудовую книжку как в бумажном, так и в электронном формате.
С 1 января 2021 года для тех, кто впервые вступает в трудовые отношения, будут заводиться только электронные трудовые книжки.
Что нужно знать работодателю
Вместо понятия «трудовая книжка» вводится новое — «сведения о трудовой деятельности». К сведениям о трудовой деятельности относятся: прием на работу, место работы, должность, квалификация, перевод, увольнение и основания прекращения трудового договора.
Данную информацию работодатель будет обязан направлять в электронном виде в ПФР ежемесячно. Дополнительные программные ресурсы для этого не требуются – сведения будут предоставляться через существующую систему персонифицированного учета ПФР.
Что требуется от работодателя в переходный период:
1) Внести изменения в текст локальных нормативных актов, трудовых и коллективных договоров.
Необходимо пересмотреть документы, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и при необходимости внести изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.
2) Уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки.
До 30 июня 2020 года включительно работодатель обязан уведомить работников о возможности перехода на электронные трудовые книжки, а также проинформировать их о праве сохранения бумажной версии трудовой книжки.
Для этого необходимо подготовить соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех сотрудников под подпись.
Примерная форма информационного сообщения о возможности перехода на электронные трудовые книжки
3) Принять от работников заявления на оформление электронной трудовой книжки или сохранение бумажной трудовой книжки.
До 31 декабря 2020 включительно работники должны написать соответствующие заявления.
Если работодатель получил от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, он будет обязан вести трудовую книжку как в бумажном, так и в электронном формате.
Примерная форма заявления о сохранении бумажной трудовой книжки
Если работник подаст заявление на оформление трудовой книжки исключительно в электронном виде, то с даты подачи заявления дублировать сведения в бумажную книжку будет не нужно. При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с записью о подаче заявления о переходе на электронную трудовую книжку.
Примерная форма заявления о ведении электронной трудовой книжки
Если до конца 2020 года работник не подал ни одного из указанных заявлений, работодатель должен вести трудовую книжку в бумажной и электронной форме одновременно.
4) Отправлять сведения в ПФР ежемесячно.
С 1 января 2020 форму СЗВ-ТД нужно подавать ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за отчетным. В ней необходимо отражать произошедшие за месяц кадровые изменения.
Подробнее о новой форме отчетности вы узнаете на вебинаре «Бухгалтерская и налоговая отчетность за 2019 год. Знаем, что делать в 2020»
_________________________________________________________________________________________
Любим «1С» , сопровождаем с любовью
Наш телефон: +7 343 222 12 50
Наш сайт: sopr1c.ru
Больше статей ищите здесь