Электронные трудовые книжки с 01.01.2020г

Уже не первый год идут обсуждения электронных трудовых книжек, но в 2020 это наконец-то стало реальностью. В данной статье Вы найдёте ответы на следующие вопросы:

Что такое электронная трудовая книжка

Что изменится для работодателя

Что изменится для работника

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка - сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника будут храниться в единой Информационной системе, которую создал Пенсионный фонд.

Начиная с 01.01.2020г. работодатели будут вести не только бумажные трудовые книжки, но и электронные. Таким образом на плечи кадровых работников ложится двойная нагрузка: одновременно необходимо вести бумажные трудовые на всех сотрудников, и своевременно подавать сведения в ПФР (Пенсионный фонд России).

Начиная с 01.01.2021 года работники могут иметь только электронные трудовые книжки. Если работник захочет сохранить бумажный документ, то до 31.12.2020г. он должен подать работодателю соответствующее заявление. Если заявлений нет - после 01.01.2021г. работодатель выдаст бумажные документы работникам на руки (под подпись в Журнале учёта и ведения трудовых книжек, естественно).

Уведомление о новой форме трудовых книжек обязан довести до сведения КАЖДОГО работника работодатель (письменно).

Что изменится для работодателя

После 01.01.2020 кадровые работники должны сдавать в ПФР отчёт по форме СЗВ-ТД – ежемесячно не позднее 15 числа месяца, который следует за отчётным.

Какие шаги предпринять:

• Необходимо оформить приказ о назначении ответственного за ведение электронных трудовых книжек.
• Разработать шаблоны уведомлений (о переходе на электронные трудовые книжки) и заявлений работников. Письменные уведомления должны получить ВСЕ работники организации без исключений.
• Внести изменения в локальные акты компании (правила внутреннего трудового распорядка, инструкция по кадровому делопроизводству и проч. - внести информацию о том, как будете получать, хранить, обрабатывать электронные сведения о трудовой деятельности работников. В том числе - выдавать их при увольнении).
• Уведомить всех работников о том, что они могут выбрать вариант ведения своих трудовых книжек.
• Каждый месяц не позднее 15 числа направлять в ПФР форму СЗВ-ТД в течение 2020 года. Если 15 число выпадает на нерабочий день, то отчёт необходимо сдать в ближайший рабочий день.
• Начиная с 2021 года кроме ежемесячного отчёта в ПФР также необходимо направлять сведения о приёме/увольнении сотрудников - на следующий день после издания приказа. Обратите внимание: отсчёт будет идти от даты ИЗДАНИЯ ПРИКАЗА, а не даты приёма/увольнения.

Что изменится для работников

• При необходимости получения сведений о работе те работники, которые сохранят бумажные трудовые у работодателя будут получать их копии прежним способом - заверенную копию документа.
• Остальные работники будут получать форму СЗИ-ТД. Примечательно, что по данной форме кадровые работники смогут предоставить сведения ТОЛЬКО о работе у данного работодателя. Сведения о других периодах работы сотрудники смогут получить в личном кабинете сайта ПФР, через Госуслуги или МФЦ.
• Если работник в течение 2020 года устраивается на работу впервые, то трудовую книжку ему оформят как обычно, в бумажном формате, однако ознакомят с возможностью дальнейшего выбора ведения документа.
• С 2021 года на новых работников будет оформляться только электронная трудовая книжка.