Если обзорная статья и сравнение систем ещё не убедили вас в важности электронного документооборота, то здесь вы найдёте ответы, которые помогут развеять сомнения.
Действительно ли это выгодно?
Вполне очевидно, что себестоимость электронного документа не содержит в себе расходы на бумагу, краску (умноженные на количество исправлений) и курьерскую доставку, поэтому затраты на документооборот снизятся в разы.
Могут ли возникнуть проблемы с законом?
В мае 2012 года в силу вступил приказ ФНС №ММВ-7-6/138, который утвердил формат электронного счета-фактуры. С этого момента все электронные первичные документы имеют юридическую силу и подтверждают факт совершения операции. Они могут быть представлены в суд или налоговую и являются основанием для расчета налогов.
Другое полезное законодательство:
- Приказ ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16 «Об утверждении формата документа, необходимого для обеспечения электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах»
- Приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820 «Об утверждении формата счета-фактуры»
Что может останавливать?
Необходимы первичные затраты на внедрение СЭД. К ним относятся расходы на внедрение, настройку и тестирование системы. Также нужно купить электронную подпись, если её у вас еще нет, и в дальнейшем продлевать её.
Для сотрудников, которые будут взаимодействовать с СЭД - руководства, менеджеров, бухгалтеров, необходимо произвести обучение. Даже если не тратиться на стороннее обучение, то все равно придется посвятить этому какое-то личное время.
Не все контрагенты сразу проникнутся вашим стремлением обмениваться электронными документами. Придётся подстраиваться под самых упрямых и улучшать взаимоотношения, перетягивая на свою прогрессивную сторону.
Даже несмотря на небольшие стартовые трудности при переходе на электронный документооборот, экономия времени на согласование документов, сокращение затрат на их производство и стоимости хранения, а также повышение производительности труда делают ЭДО необходимым инструментом бизнеса уже в ближайшем будущем.