Конец года - это не только время ожидания подарков и волшебства. Для многих, особенно государственных служащих, работников бюджетной сферы - это период подведения итогов.
Например, работники учреждений культуры в перерывах между детскими утренниками и новогодними вечерами готовят годовые отчеты.
Вот о том, как приготовить отличный аналитический отчет сегодня и поговорим.
Итак «Идеальный новогодний ужин или 5 ингредиентов аналитического отчёта».
Представьте, что вам надо приготовить лучший новогодний ужин. Что для этого нужно?
Настрой.
Что происходит с борщом, когда вы готовите его в плохом настроении и без особого желания?
Вот так же и с отчётами. Вы ещё не успели написать заголовок документа, а он уже скис
Поэтому, чтобы ваша аналитика всегда была свежей и долго цитировалась, готовьте ее в хорошем настроении, полном здравии и, кончено, с желанием.
Уникальность.
У каждой хозяйки есть секретный ингредиент ее секретноиегредиентного супа, а самым хорошим считается вино из сырья географического наименования.
Так же и с текстовым отчетом - никаких общих фактов, минимум известных истин и очевидных вещей. Подумайте сколько отчетов будет обрабатывать аналитик и возьмите только самые интересные, актуальные, добившиеся результатов примеры, практики и опыт.
Добавьте локальных традиций и особенностей, подсластите результатами и, это обязательно, добавьте ложку дёгтя, указав какие проблемы существуют именно на вашей территории.
Цифры: в динамике, в сравнении, в процентах, в прогнозах.
Помните рекламу: сколько вешать в граммах!!! Для любого рецепта важно соотношение ингредиентов, иначе можно испортить даже самое простое блюдо. Так же и с нашими документами - если в отчете нет цифр, то это не отчёт.
Анализ.
Выбирая рецепт блюда мы анализируем возможности нашей кухни и содержимое бумажника. Так и в отчете главное - это аналитика. Если у нас не получился пирог, мы ищем причины: качество продуктов, соотношение ингредиентов.
Вот и с документами - цифры собрали, факты изложили дальше выводы:
- какие задачи стояли в начале периода;
- какими формами, методами, мероприятиями решали задачи;
- какие проблемы были в процессе;
- какие результаты получились, как мы их оцениваем;
- какие уроки извлекли, ну и т. д.
Кашу маслом не испортишь, как и отчёт хорошей аналитикой.
И ещё: не только отрицательный результат надо анализировать. Положительный и успешный опыт тоже требует разбирательства: а что мы такого сделали для того чтобы получилось?
Когда мы говорим о Победе в Великой Отечественной войне, мы всегда отмечаем «цену» и те предпосылки, которые к ней привели. То же самое должно быть и победой над «показателями».
Получилось, потому что
- грамотно распределили цифры по периодам;
- перераспределили ресурсы;
- использовали новые формы работы, учли ошибки коллег;
- оптимизировали и усовершенствовали процесс подготовки мероприятий;
- провели мониторинг и перераспределили нагрузку между филиалами;
- изменили систему мотивации специалистов;
- заработали, укрепили материально-техническую базу, что позволило открыть новые кружки. .. и т.д.
Подходов может быть множество. Сегодня сотни людей зарабатывают делясь причинами своего успеха. Давайте и мы будем отводить достойное место в отчётах лайфхакам наших побед.
Оформление.
Как говорит мой муж: «Даже самое плохое блюдо может исправить красивая сервировка».
Оформление отчёта немаловажная деталь: шрифт, размер шрифта, поля, междустрочные интервалы, отступы, заголовки, нумерация - на протяжении всего документа ДОЛЖНЫ БЫТЬ ЕДИНООБРАЗНЫ.
Итоговый отчёт должен иметь титульный лист с информацией о том кто, какая организация и за что отчитывается; печати, подписи по регламенту.
Никаких бантиков в качестве скрепляющего материала, художеств на титульном листе и стихов, в качестве примеров. Если вам очень хочется похвастаться сценарием, укажите его в приложении к документу, это касается так же фотографий.
Отчеты, как и кухня требуют практики. Если первый блин вышел комом, не расстраивайтесь, уже в следующий отчетный период всё напишется как по маслу.