Электронные трудовые книжки: бояться или радоваться?

Через несколько лет россияне забудут, как выглядят бумажные трудовые книжки: с 2020 года работодатели начнут массово переходить на новый формат. И главный документ работающего человека станет электронным.

Уже с 1 января 2020 года работодатели будут обязаны ежемесячно предоставлять в Пенсионный фонд России (ПФР) сведения о работниках, на основании которых начнут формироваться электронные трудовые книжки россиян.

А вот для самих граждан нововведение — дело пока сугубо добровольное. И если работник отказывается от новой версии трудовой книжки, то до конца 2020 года он должен написать работодателю специальное заявление. Важно: отказать заявителю в его просьбе пока невозможно. И даже если весь коллектив перешел на электронную версию «трудоустройства», бухгалтерия обязана оформить человека и на бумаге, и в электронке. Послабления не распространяются только на тех, кто с 2021 года будет впервые устраивается на работу. Эти работники уже не увидят бумажный вариант книжки.

В ПФР активно поддерживают электронный документооборот и хвалят новацию. Работодателям, конечно, добавится работы при составлении отчетности в ПФР, но вот какие плюсы в долгосрочной перспективе, по мнению ведомства, получат граждане страны при переходе на электронные трудовые книжки:

• Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.
• Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
• Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
• Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
• Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
• Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
• Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.
• Высокий уровень безопасности и сохранности данных.

По составу данных старые и новые книжки идентичны. При заполнении обоих вариантов работодатель указывает место работы, занимаемую должность, период работы, даты приема на работу и увольнения (либо перевода), а также основания для увольнения.

Конечно, не иметь на руках трудовую книжку непривычно и даже страшно. И пока механизм такого документооборота вызывает массу вопросов. Что предъявить работодателю, когда меняешь место работы? Теоретически, при заключении нового, уже электронного трудового договора работник может предоставить работодателю информацию либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. Можно делать это даже удаленно, просто отправив письмо по е-mail. И в том, и в другом случае принимающая сторона переносит данные в свою систему кадрового учета.

Доступ к сведению о собственной карьере россиянам будет открыт. Всю информацию из электронной трудовой книжки легко получить через личный кабинет на сайте ПФР или на сайте портала госуслуг. Данные из электронной трудовой книжки можно будет затребовать также в бумажном виде, но для этого придется подать заявку экс-работодателю, в МФЦ или ПФР, где, кстати, должны помочь разобраться с деталями нововведения.