Вроде каждый день вы работаете и работаете, а все равно ничего не успеваете. День не резиновый, а успеть хочется много. Как быть? Чудес не бывает, но оптимизировать структуру своего дня – вполне реально, и начинать это делать надо с утреннего планирования. Человек должен уметь ставить приоритеты, знать принцип парето и систему постановки жизненных целей Бенджамина Франклина, метод Альпы, и АВС анализ, понимать правило составления списка дел. Сначала надо разобраться с этими принципами и методами.
Принцип Парето
Основная идея – 80/20 гласит, что небольшая доля причин, вкладываемых средств или прилагаемых усилий, отвечает за большую долю результатов, получаемой продукции или заработанного вознаграждения. Например, на получение 80% результатов у вас уходит 20% всего затраченного времени. Выходит, что на практике 4/5 приложенных вами усилий (немалая доля) почти никак не влияет на результат.
Пирамида Франклина
Пирамида Франклина – нечто более универсальное, чем управление временем. Это комплексная система постановки и достижения целей, которая рассчитана на всю жизнь. Отличие пирамиды Франклина от других методик в том, что она планирует не только время, но и занятость, пути достижения глобальной цели. Эта техника «направлена в будущее» – на выявление того, что должно быть сделано, а не на пересмотр текущей деятельности с целью более эффективной ее организации. Теперь более подробно разберемся в этой пирамиде:
Жизненные ценности
Жизненные ценности – это тот фундамент, на котором каждый строит свою жизнь. Их принадлежность к духовному приводит к тому, что в современном мире много людей не оказывают выявлению ценностей должного внимания. Материальное преобладает, все хотят зарабатывать много денег, ездить на дорогих машинах, но не могут дать полный ответ на вопрос, сколько конкретно денег им нужно.
Такое отношение не является плохим, оно, скорее, неправильное. Будьте искренни с собой. Обеспеченность и деньги – нормальная ценность; если это принесет вам удовлетворение, то почему бы не посвятить этому свою жизнь?
Ради этого, возможно, придется пожертвовать, другими ценностями, так что важно быть уверенным в своем выборе. И это касается не только приведенного примера, но и других смыслов жизни – желания приносить людям пользу, иметь власть, быть знаменитым, посвятить себя семье. Можно выбрать несколько областей, главное – это должно быть то, чем вы реально хотите заниматься и чему готовы посвятить жизнь, то, что сделает вас счастливым и поможет реализоваться.
Глобальная цель
Глобальная цель это следующий блок пирамиды Франклина. Он расположен и держится на основе определенных ранее жизненных ценностей и представляет собой максимально желаемый результат, цель всей жизни. Если первая ступень это смысл, который проявляется в ответе на вопрос: ради чего я живу; то глобальная цель должна давать понимание того, когда этот смысл будет достигнут.
Генеральный план
Генеральный план – пошаговая инструкция, план того, как будет достигнута глобальная цель. На данной ступени пирамиды Франклина он большой и обобщенный.
Долгосрочный план
Долгосрочный план – планирование 3-5 последующих лет для достижения конкретных целей. Он должен соответствовать одному из пунктов генерального плана, приближая таким образом глобальную цель.
Краткосрочный план
План на несколько недель или месяцев. Это в свою очередь часть достижения пункта долгосрочного плана. Он достаточно конкретен.
План на день (неделю)
Вершина пирамиды Франклина. В случае с пирамидой план на день это самая мелкая единица в достижении глобальной цели, которая на шаг приближает к ней.
Метод Альпы
Метод Альпы в планировании времени можно применять на любой период срочности: средний, короткий, долгий. Для этого рекомендуется составить список дел в письменном виде. На первый взгляд все дела кажутся равноценными. Но в любом случаи нужно распределить дела по порядку значимости и выделить приоритеты, степень важности. Метод Альпы очень прост. На создание плана нужно не более 5-10 минут. На практике доказано, при постоянном использовании методов и техники планирования, ежедневная экономия временем составляет 10-20%.
Метод Альпы состоит из пяти этапов:
Этап №1. Формирование дневного задания, используя список из категории «Планы дня». Создайте перечень задач ближайшего дня:
- Не выполненные дела;
- Добавившие новые задания;
- Обязательные, важные дела;
- Задания из плана недельного или ежемесячного планирования;
- Непредвиденные задания.
- При составлении необходимо соблюсти требованиям:
- Важным и приоритетным делам предоставлять первые места;
- Выделить дела непродолжительные и продолжительные.
Этап №2. Оцените примерное время выполнения каждого задания.
Существует закономерность: любое задание потребует такой период, сколько времени в запасе человека. Поэтому, задайте приблизительный срок на выполнение и пытайтесь в него уложиться. Человек сосредотачивается, избавляется от второстепенных помех.
Этап №3. Резервирование временного запаса.
Изюминка метода Альпы в том, чтобы запланированная работа была выполнена за 60% рабочего времени, остальное время — 40% должно отводится для резерва на непредвиденные внезапные обстоятельства.
Этап №4. Уточнение.
Применяя первостепенные решения приоритетных дел и искусство делегирования прав, сокращаем время до 5-6,5 часов на отведенные дела. Цель данной стадии: еще раз уточнить задания дня и приоритеты. А так же потребность времени на их выполнения.
Этап №5 Выполнение намеченного плана дел и контроль.
Из практики ясно, что не все дела могут быть выполнены вовремя. Приходится некоторые переносить на завтрашний день. Допустим, вы заметили, что какое- то дело периодически переносится. Существует два варианта: прекратить переносить – выполнить полностью. Или это задание стало не актуальным, стоит от него отказаться.
Матрица Эйзенхауэра
Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей “Важно – Неважно” по горизонтали и “Срочно – не Срочно” по вертикали. Осталось просто распределить дела в каждый квадрат
«Важные и срочные дела» – те, которые нельзя отменить и их обязательно надо сделать. Без них все порушится, и сделать их завтра – будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь – и обязательно. Например, выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту.
В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть – недостатком профессионализма, а часть – форс-мажорами.
«Важные, но не срочные дела» – думаю, из названия понятно, что это важные дела, которые в скором времени станут срочными. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам; посещение спортивного зала для поддержания физической формы.
«Не важные, но срочные дела» – как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Например, поздравить с днем рождения, неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете от чего отказаться или кому-то перепоручить, то обязательно сделайте это.
«Не важные и не срочные дела» – это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени – чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм, мониторинг соц.сетей и интернет-пространство.
ABC-анализ
Метод «ABC» является наиболее простым и продуктивным методом для достижения положительного результата. Метод «ABC-анализа» предназначен для сортировки наиболее важных дел и отсеивания всего ненужного, что отвлекает или уводит в сторону от достижения основной цели.
Разделяем дела на три группы: A, B и C. Как вы уже поняли эти дела надо распределить по важности, где A – срочные и важные дела, B – несрочные, но важные, а C – можно квалифицировать как «неважные, но срочные» или даже «неважные и несрочные».
К группе «A» будут отнесены дела, которые имеют значительное влияние на ваше будущее и обязательны к выполнению – «срочные и важные дела». Это первостепенные и неотложные дела, которые следует исполнять именно вам, так как они наиболее сложны и подлежат исключительно вашему исполнению.
Для достижения максимального эффекта от планирования, следует выполнять 1-2 дела из группы «А»; в противном случае, вы можете не справиться с большим количеством дел высшего приоритета. Подобная ситуация грозит ошибками и перенапряжением.
Группа «B»: дела, не имеющие критического значения в текущий момент, но имеющие существенное значение для достижения цели – «несрочные, но важные дела». Главным отличием от остальных групп – дела из этого списка можно кому-нибудь перепоручить.
Группа «C»– дела, которые классифицируются как «текучка». Можно отнести к «неважным и срочным» и «неважным и несрочным». Это – пожиратели времени. На них мы тратим большего всего времени, но это время тратится впустую. Надо быть осторожнее.
Благодаря этим методам, вы научитесь правильно распределять свое время. Сначала покажется, что они очень похожи и даже бесполезны для планирования времени. Но стоить «переварить» эту информацию и вы увидите разницу, поймете как их применять на практике и с легкость получите положительный результат.
Советы по планированию
Лучше набросать план на завтрашний день вечером. Это своеобразная настройка на завтрашний день. Плюс – утром ты ничего не упустишь важного и начнешь день правильно. Утром уже можно определить, что получится сделать за день, а что нет. Тогда уже можно составить окончательный план.
Составляя список дел нужно реалистично. Бывают такие ситуации, в которых не получается следовать определенному графику. Поэтому надо учитывать и такое. А еще не стоит себя загружать делами, потому что человек, обычно, видит, сколько ему надо сделать и просто не делает ничего.
Планируйте 70% вашего времени, а 30% оставляйте свободными. Расписать каждую минуту не получится: во-первых, потому что ваши действия в большей вероятности будут расходиться с расписанием, а во-вторых, вы будете чувствовать себя неуютно в таких жестких рамках.
Постарайтесь большую часть запланированных и важных дел сделать до обеда. Очень приятно ощущать, что еще полдня впереди, а вы уже больше половины сделали из намеченного. В обед лучше решить свои личные проблемы, а вечером заниматься тем, что вам нравится.
День лучше распределить по методике – 50 минут работы, 10 минут отдыха. Во время отдыха не обязательно лежать и плевать в потолок, либо смотреть телевизор. Можно заняться полезными делами: сделать зарядку для шеи и глаз, убрать рабочее пространство, прогуляться на свежем воздухе и т.д.
Только не надо путать планы с целями. Да, любой человек может свернуть горы, если только захочет. Но такое будет занимать у вас больше времени, чем вы предположили, и тогда весь план на день нарушится. Более того, это будет отнимать у вас много сил и вскоре вам надоест каждый день работать до потери пульса. Если есть большие проекты, то лучше поделить их на мелкие задачи и выполнять постепенно. Кажется, что это просто день, не обязательно подходить к нему с такой серьезностью, но от одного дня зависит твое будущее. И это не шутка. Один день решает многое.