Зачем нужно проводить ревизию в магазине?
Ревизия в продуктовом магазине – процедура крайне необходимая.
Во-первых, необходимость ее проведения определена законом.
Во-вторых, проведение регулярных инвентаризаций поможет актуализировать складские остатки товаров, выявить и в дальнейшем предотвращать риски потери товаров. Проведение ревизию предполагает пересчет имеющегося товара и сравнение полученных данных с теми, что имеются у вас в учетной системе (1С, МойСклад, Далион, Рарус и пр.). В результате проведения инвентаризации могут появиться излишки товара или его недостача. Если результаты ревизии абсолютно идеальны, то стоит повнимательнее присмотреться к происходящему - возможно, вас обманывают сотрудники.
Как правило, делать ревизию в магазине - дело трудозатратное. Многие торговые точки проводят ее по ночам (дабы не закрывать магазин днем и не терять прибыль) или проводят ревизию в рабочее время, магазин закрывая на учет.
Сроки проведения ревизии в магазине
Сроки проведения инвентаризации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Согласно закону РФ, проводить ревизию обязательно в следующих случаях:
при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
при установлении фактов хищений и порчи ценностей;
в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при ликвидации (реорганизации) организации.
Но помимо обязательных случаев, проводить инвентаризацию лучше ежемесячно.
Кто проводит ревизию в магазине?
Для проведения ревизии приказом директора организации назначается комиссия в количестве не менее трех человек. В ее состав входят представители со стороны руководства компании, в том числе бухгалтер, сотрудники магазина, как материально-ответственные лица. Иногда ревизию в магазине проводят фактически только работники магазина, то есть продавцы. Это не лучший подход - итоге ревизии могут быть “липовыми”. Поэтому присутствие независимого лица необходимо.
Какие бывают ревизии в магазине?
- плановые (раз в месяц/те, что положено проводить по закону)
- внезапные (контроль остатков, выявление хищений)
- частичные, ревизия проходит в некоторых отделах/пересчитывается конкретная группа товаров. Как правило, пересчету подвергается та группа товаров, которая в большей степени рискует быть утраченной (кража, бой, пересортица и т.д.). Пример такого товара - алкоголь. Чем выше показатель потерь по товарной группе, тем чаще нужно по ней проводить внезапные частичные инвентаризации.
- полные, когда оценивается вся работа магазина
Остановимся чуть подробнее на мини-ревизиях в продуктовом магазине.
Проводить частичные ревизии удобнее, нежели полные. Частичный пересчет товара позволяет ограничить доступ покупателей к товару на короткое время и только к некоторой части ассортимента, с минимальными потерями прибыли для магазина.
Процесс ревизии по товарной группе практически ничем не отличается от обычной инвентаризации. Предпочтительнее проводить такие ревизии в "низкие" часы. Проводить ревизию проще и быстрее с помощью терминала сбора данных. Те времена, когда терминал сбора данных могли позволить себе только крупные торговые сети, давно в прошлом. Сейчас на рынке масса бюджетных и функциональных устройств (стоимость их около 20 000 рублей).
Если терминала у вас нет, то ревизию проводим по старинке - с ведомостью в руках, пересчитываем товар “по головам”.
Результат инвентаризации по товарной группе: оценка
В результате проведенной ревизии будут непременно выявлены расхождения между учетным остатком в программе и итогом пересчета. Расхождения могут иметь разное происхождение.
Во-первых, недостачи бывают из-за воровства персонала, физической порчи товара, естественной его убыли. Эти причины встречаются чаще всего.
Во-вторых, нельзя списывать со счетов и возможные ошибки, допущенные в результате ревизии или раньше: погрешности подсчета товара, пересортица, некорректная работа с учетной системой (не заведены приходные документы, были допущены исправления документов задним числом и т.д.).
Погрешность будет присутствовать при любом методе проведения инвентаризации - автоматизированно вы ее проводите или вручную. Но погрешность можно минимизировать. Для этого целесообразно определить допустимый коэффициент потерь по конкретной товарной группе. Допустимый коэффициент потерь выводится опытным путем на основе разбора результатов предыдущих ревизий на точке. Рассчитывается этот коэффициент индивидуально для каждой товарной группы, для каждого из магазинов.
Как правило, процент варьируется с 1,7 до 2,3% от общего товарооборота объекта. Если процент потерь начинает резко расти, значит в магазине есть проблемы и с ними надо разбираться.