- Где можно размещать электронные расчетные листки
- Как не нарушить закон о персональных данных при использовании электронных расчетных листков
- Можно ли полностью уйти от расчетных листков в бумажной форме
В статье разобрал, можно ли направлять расчетные листки по электронной почте или размещать их в личном кабинете на корпоративном сайте. Также показал, какие правила нужно соблюдать и какие документы составлять, если компания решит делать расчетные листки электронными.
Можно ли использовать электронные расчетные листки
ТК говорит, что работодатель обязан извещать работника о сумме зарплаты, ее составных частях и удержаниях в письменной форме. Обычно это толкуют буквально. Но суды полагают, что необязательно вручать именно бумажные листки. Уведомлять можно через страницу в сети, через которую лицо, вводя логин и пароль, получает доступ к расчетным листкам.
Сведения, которые указывают в расчетных листках
- Составные части зарплаты, причитающейся за соответствующий период
- Размеры и основания произведенных удержаний
- Размеры иных сумм, начисленных работнику
Судебная практика
Работник требовал взыскать задолженность по зарплате. Суды отказали из-за пропуска срока, так как истец знал о начисляемой и выплачиваемой зарплате. На основании трудового договора расчетные листки предоставлялись в электронном виде. Сотрудник имел свободный доступ к сведениям о зарплате и начислениях, так как расчетные листки размещались на внутреннем сайте работодателя. Истец неоднократно заходил туда и знакомился с расчетами, используя логин и пароль (апелляционное определение суда ХМАО-Югры от 15.04.2014 по делу № 33–1540/2014).
Аналогичные выводы о законности размещения расчетных листков на внутреннем сайте компании делали и другие суды (апелляционное определение Новосибирского областного суда от 24.06.2014 по делу № 33–5183/2014, определение ВС Республики Башкортостан от 31.03.2015 № 33–4385/2015 и др.). Полагаю, что позиция судов обоснованна. Вход работника и работодателя в личный кабинет посредством логина и пароля может рассматриваться как простая электронная подпись. В свою очередь, подписанная ей электронная информация признается электронным документом, равнозначным подписанному собственноручно документу на бумажном носителе (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, далее — Закон № 63-ФЗ).
Особая ситуация возникает с дистанционными работниками. Согласно ч. 4 ст. 312.1 ТК, если гл. 49.1 ТК предусмотрено взаимодействие путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи. К таким ситуациям как раз относится ознакомление с расчетными листками. Получается, что в случае с дистанционными работниками использовать простую электронную подпись нельзя, хотя риски в данном случае малы.
Некоторые суды также признают правомерность использования электронной, в том числе корпоративной, почты для отправки расчетных листков работнику.
Из решения суда:
«Довод жалобы о ненадлежащем извещении истца о составных частях зарплаты судебная коллегия считает несостоятельным, поскольку в соответствии с приказом <…> утверждена форма расчетных листков и порядок их выдачи, согласно которому расчетные листки согласно письменному заявлению работника направляются на корпоративную электронную почту» (апелляционное определение Тюменского областного суда от 16.08.2017 по делу № 33–4774/2017).
Оренбургский областной суд также допускает использование электронной почты для отправки расчетных листков работнику, если есть письменное согласие последнего (апелляционное определение от 25.01.2017 по делу № 33–578/2017 (33–10750/2016)). Однако с указанной позицией судов сложно согласиться. ТК требует извещения именно в письменной форме. Согласовывать изменение императивных требований ТК работник и работодатель не могут.
Обратите внимание. Если работник запросит копии расчетных листков в порядке ст. 62 ТК, работодателю придется их распечатать и заверить. Таким образом, полностью избежать бумажной формы не получится.
КСТАТИ
МИНТРУД СЧИТАЕТ, ЧТО РАСЧЕТНЫЕ ЛИСТКИ МОЖНО НАПРАВЛЯТЬ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ
Ведомство пишет, что извещение о составе зарплаты посредством электронной почты не нарушает закон, если предусмотрено в трудовом, коллективном договоре, ЛНА.
Минтруд в письме от 21.02.2017 № 14–1/ООГ-1560 указал, что расчетные листки можно направлять по электронной почте. Такой порядок не нарушает ст. 136 ТК, если он предусмотрен в трудовом, коллективном договоре, ЛНА. Это связано с тем, что «ТК не регламентирует порядок извещения работника о составных частях зарплаты (расчетный листок)».
Формулировки и оговорки в письме подобраны достаточно тщательно — так, чтобы нельзя было предъявить претензий. Во-первых, Минтруд отмечает, что письмо — не разъяснения. Во-вторых, ведомство ссылается на то, что порядок извещения не установлен в отношении расчетных листков. И это действительно так: в ст. 136ТК отдельно рассматриваются вопросы извещения о составных частях зарплаты в ч. 1 и утверждения формы расчетного листка в ч. 2, как будто эти вопросы и не связаны.
В-третьих, Минтруд указывает, что можно известить посредством электронной почты, но не пишет как.
В-четвертых, Минтруд через запятую перечисляет документы, в которых надо предусмотреть возможность извещения работника посредством электронной почты. Если трактовать это буквально, то получается, что возможность отправки расчетных листков по электронной почте надо предусмотреть сразу в трех документах: ЛНА, трудовом и коллективном договорах.
Что сделать, чтобы внедрить электронные расчетные листки
Если решите использовать расчетные листки, предпримите следующие действия.
Оформите простые электронные подписи. Как уже отмечалось, простая электронная подпись может быть реализована путем создания личного кабинета, доступ к которому требует ввода пароля и логина. Это может быть личный кабинет в Интранете, то есть внутренней сети организации, или в файлообменнике, например SharePoint. Файлы листков, которые будут выкладываться, должны содержать в свойствах ссылку на компанию-работодателя и ее представителя.
Заключите соглашения с работниками. Создать простую электронную подпись недостаточно. Нужно также заключить с каждым работником соглашение об ее использовании. Сделать это можно в форме допсоглашения к трудовому договору. Среди прочего укажите в соглашении:
— обязанность лица, создающего ключ простой электронной подписи, сохранять его конфиденциальность. Работник и работодатель должны хранить пароль и логин в тайне и не передавать их третьим лицам;
— порядок определения лица, подписывающего документ электронной подписью. Работник должен использовать только свои логин и пароль для входа в систему;
— порядок проверки электронной подписи (ч. 2 ст. 6, ч. 2 ст. 9 Закона № 63-ФЗ).
Закрепите порядок выдачи расчетных листков в ЛНА. ГИТ при плановых проверках выясняет, извещал ли работодатель работников о составных частях зарплаты. Чтобы минимизировать претензии ГИТ, закрепите порядок выдачи расчетных листков с использованием простой электронной подписи в ЛНА. Во время проверки предъявите ЛНА инспекторам. Отметьте, что согласно ст. 136ТК работодатель обязан извещать работников о составных частях зарплаты, но не обязательно под роспись.
Установите в ЛНА правила использования простой электронной подписи. Кроме того, закрепите обязанность работников знакомиться с расчетными листками.
Пример
Расчетные листки размещаются в личных кабинетах работников на корпоративном сайте. Работодатель в дни выплаты зарплаты отправляет на корпоративную электронную почту каждого работника письмо со ссылкой на личный кабинет, где размещается расчетный листок. Работник обязан регулярно проверять корпоративную электронную почту.
Соблюдайте законодательство о персональных данных. Ограничьте доступ к данным со стороны третьих лиц, возьмите с работников согласие на хранение данных в системе, а также в зависимости от ситуации и другие формы согласия.
Совет. Рекомендую, чтобы в системе функционировал электронный автоматический журнал, который фиксировал бы загрузку листков работодателем и действия работника по получению доступа к ним. Такой журнал поможет в случае спора подтвердить направление расчетных листков работнику.
А что по этому поводу думаете ? Прошу принять участие в обсуждении публикации в комментариях ниже, делитесь публикацией в социальных сетях, подписывайтесь на канал. Благодарю за внимание !