Добрый день, уважаемые читатели моего канала!
Сегодня я хотел бы обсудить еще одну актуальную тему - оптимизация бизнес-процессов.
Оптимизация бизнес-процессов требуется практически каждой компании. Особая необходимость оптимизации ощущается в условиях снижения рентабельности бизнеса на фоне падения темпов роста экономики или спроса, а также в случае поиска дополнительных источников для роста компании.
Так что такое оптимизация бизнес-процессов? Как ее правильно проводить и в каких случаях необходимо применять? В данной статье попробуем разобрать большую часть этих вопросов.
Что такое оптимизация бизнес-процессов?
Оптимизация бизнес-процессов — это изменение процессов компании, целью которых является повышение эффективности деятельности компании. Следствием оптимизации является изменение алгоритмов выполнения задач. Оптимизация может затрагивать персонал компании, внедрение ИТ-систем и систем автоматизации производства с целью сокращения затрат компании.
Оптимизация может происходить как на уровне всего предприятия, так и на уровне отдельных направлений бизнеса. Например, компания автоматизирует работу склада с помощью внедрения электронной системы приема и отгрузки товаров. В результате внедрения компания может исключить бумажную работу, сократить штат складских сотрудников, эффективно производить инвентаризацию склада. Другим примером является внедрение личного кабинета для покупателей в интернет-магазинах, электронного документооборота, создание мобильных приложения для заказа товаров и услуг или внедрение системы мобильного кошелька для клиента.
В каких случаях необходима оптимизация процессов?
Оптимизация бизнес-процессов требуется в следующих ситуациях:
1. В условиях кризиса (антикризисный менеджмент);
2. В условиях, когда компания перестала расти;
3. В условиях, когда компания быстро развивается и её требуется внедрение новых технологий.
В первом случае оптимизация процессов необходима, если компания находится на грани банкротства или несет убытки на протяжении нескольких периодов. В этом случае компании приходится кардинально пересматривать бизнес-процессы на всем предприятии. Более подробно меры по антикризисному менеджменту мы рассмотрим в отдельной статье.
Во втором и третьем случаях требуется постепенная перестройка отдельных процессов. Это связано с тем, что компании необходимо и есть возможность тщательно проанализировать результаты подобной оптимизации. Для многих компаний оптимизация бизнес-процессов - это инструмент роста в случае ограниченности рынка. Примером решения по оптимизации бизнес-процесса является компания ГК "Монополия". В настоящее время она развивает платформу по перевозке грузов силами сторонних перевозчиков. В результате компания оптимизирует собственный автопарк и расширяет свое присутствие за счет других игроков рынка, предоставляя им доступ к перевозкам.
Виды оптимизации бизнес-процессов
Изменения бизнес-процессов в компании могут происходить на следующих уровнях:
1. На уровне отдельных частей бизнес-процесса (напр. внедрение автоматизированной системы учета);
2. На уровне всего бизнес-процесса (напр. изменение схемы работы по доставке);
3. На уровне целого предприятия.
В результате оптимизация бизнес-процессов может проводиться не только на всем предприятии. Оптимизация на всем предприятии требуется в случае кризисного состояния или когда компания создает стратегию по развитию. В других случаях оптимизацию лучше разбить на этапы.
Как происходит процесс оптимизации бизнес-процессов?
Наиболее часто процесс оптимизации бизнес-процессов проходит следующим образом:
1. На первом этапе сотрудники организации или внешние специалисты проводят действующий анализ бизнес-процессов. В результате составляется примерная схема работы бизнеса на текущий момент.
2. Далее проектная группа разрабатывает стратегию оптимизации бизнес-процессов. В своей работе она использует лучшие отраслевые и управленческие практики.
3. На третьем этапе новые практики адаптируются к действующему бизнесу. Проводится тестирование новых бизнес-процессов.
4. На четвертом этапе компания дорабатывает структуру бизнес-процесса и внедряет его.
Для успешной оптимизации бизнес-процессов необходимо выполнить следующие правила:
1. Автономность бизнес-процессов. При создании новых бизнес-процессов постарайтесь создать систему, где руководитель будет наблюдателем. Решения должны приниматься быстро и без участия руководителя.
2. Четкое разделение ответственности. Ответственность за один бизнес-процесс несет один человек или команда. В иерархии компании должны быть прописаны правила и регламенты. Так вы сможете добиться автоматизации действий.
3. Внедряйте новые технологические решения.
Что необходимо для успешной оптимизации бизнес-процессов?
Для успешной оптимизации бизнес-процессов необходимо соблюсти следующие условия:
1. Прежде чем начинать разработку технического задание по оптимизации, просчитайте экономический эффект от внедрения;
2. Руководство компании должно назначить ответственных лиц за оптимизацию(руководителя проекта). Он также должен четко понимать цель данного проекта и те задачи, которые ему необходимо выполнить.
3. Определить мотивацию для сотрудников. Руководству компании необходимо четко донести цель, для чего проводится изменения. Для этого вы можете организовать собрание и обсудить все моменты с сотрудниками.
4. Обозначите сроки выполнения задач по оптимизации бизнес-процессов.
5. После внедрения проводите мониторинг эффективности внедрения нового бизнес-процесса.
В данной статье мы рассмотрели основные принципы оптимизации бизнес-процессов. В следующих статьях мы будем рассматривать отдельные бизнес-процессы, которые можно улучшить в компании. Надеюсь вам понравилось.
Подписывайтесь на мой канал. Комментируйте мои публикации.
