Ежедневно на вас лежит больше задач, чем вы можете выполнить с вашим текущим стилем работы. По этой причине вы устанавливаете приоритеты, создаете планы, делегируете задачи, стараетесь сконцентрироваться. Можно ли повысить эффективность, тратя меньше времени на работу, и в то же время выполнять свою работу хорошо?
Стратегии, которые работают лучше всего, будут зависеть от конкретных людей и ситуации. Как человек, который изучил большое количество литературы по управлению временем, и работая с людьми, которым необходимо постоянно добиваться большего за меньшее время, я поняла, что применение даже одной из следующих пяти стратегий может сэкономить вам много часов работы каждую неделю.
Уточните фактические ожидания
При выполнении важной задачи, поговорите с основными заинтересованными сторонами об их ожиданиях от вашей работы. Возможно, им понадобится презентация PowerPoint, или наоборот - они могут обойтись без нее. Может быть, они ждут от вас высочайших стандартов качества - или будут довольны и хорошим выполнением задачи. Может быть, им понадобится подробный план, или просто набросок дальнейших действий. Вы сэкономите много времени, если не будете делать лишние задачи, которые как вам покажется, нужны клиенту.
Один из моих клиентов, который работает в финансовой сфере, сэкономил много дней работы, определив, что в некоторых случаях от него требовалось лишь предоставить информацию, необходимую для определения того, нужны ли дальнейшие действия или нет. Не во всех ситуациях требуется глубокий анализ.
Определив, что и на каком уровне вам действительно нужно сделать, вы сможете сэкономить много часов на принятии решений, а затем на выполнении задач.
Повторное использование предыдущих материалов
Сколько времени вы сэкономите, используя предыдущую работу, будет зависеть от ваших конкретных обязанностей. Однако, по возможности, копируйте, вставляйте и редактируйте. Это можно сделать с электронной почтой, презентациями, тренингами, предложениями и практически в любой другой ситуации, когда вы предоставляете похожий контент.
Эта стратегия оказалась наиболее полезной для тех, кто проводит презентации или обучает других. В условиях нехватки времени не пытайтесь полностью обновлять или изменить материалы - используйте то, что у вас уже есть, чтобы сэкономить время и предоставить лучший контент. Ведущие ораторы продолжают повторять одну и ту же речь, зная, что практика совершенствует.
Разработка шаблонов и контрольных списков
Чтобы ускорить рутинные действия, разработайте шаблоны или контрольные списки или найдите примеры, которые вы можете использовать. Я использую шаблон электронной почты, который использую для отправки бухгалтеру информации, необходимой для годовой налоговой декларации каждый год. Каждый месяц я просматриваю ежемесячный контрольный список своих финансов.
Вы можете использовать шаблоны действий - например, еженедельные отчеты, презентации или повестку дня собрания. Кроме того, контрольные перечни могут быть полезны при составлении недельного расписания, еженедельном планировании, во время индивидуальных встреч или других повторяющихся мероприятий. И шаблоны, и контрольные списки позволяют выполнять свою работу быстрее, так как они не занимают много времени, чтобы запомнить или принять решение о том, что делать дальше.
Наслаждайтесь беседой
В зависимости от того, чего вы хотите достичь, вы можете сэкономить время, поделившись своей работой в устной форме. Например, когда менеджер просит вас исследовать конкретную тему, вместо того, чтобы создавать формальную презентацию, вы можете достичь цели за меньшее время, делая заметки, а затем обсуждая полученные результаты на отдельной встрече.
Эта стратегия также будет работать, если вы хотите передать более абстрактные концепции, например, проекты. Одна из моих клиентов обнаружила, что она общается с архитектором гораздо быстрее, обсуждая или графически представляя свои идеи, вместо того, чтобы пытаться их записать.
Временные рамки
Наконец, стратегия, позволяющая качественно выполнить поставленные задачи в более короткие сроки, заключается в том, чтобы заранее предположить, сколько времени вы уделите конкретному виду деятельности или его части, а затем придерживаться этого плана. Например, если вы склонны уделять слишком много внимания этапу исследования, вы можете приказать себе прекратить работу через один или два часа. И если у вас возникнут проблемы с разработкой черновой версии, вы можете заранее решить, сколько времени вы хотите потратить на подготовку эскиза.
Такая временная постановка задач не гарантирует, что вы закончите свою работу в установленные сроки, но, несомненно, может помочь вам сосредоточиться. Кроме того, заблаговременное принятие решения о том, сколько времени вы инвестируете в ту или иную деятельность, помогает изменить закон Паркинсона, согласно которому работа расширяется, чтобы заполнить выделенное для нее время.