В этой статье я расскажу несколько кейсов, как персональные бизнес-ассистенты компании "Моё дело" успешно освободили своих клиентов от монотонной работы, не требующей проявления деловой хватки, и заменили ряд офисных сотрудников, сэкономив при этом не только рабочие часы, но и бюджет организаций.
История первая.
Сервисная компания по ремонту и обслуживанию вендинговых автоматов столкнулась с накладками в организации бизнес-процессов. Было необходимо разработать регламент сопровождения ремонтных работ. История тривиальная по своей сути, только вот бюджеты на сопровождение процесса были очень ограниченны.
В задачах стояло:
✔ Принять заявку на починку оборудования от ответственного лица (задачу должен поставить человек, непосредственно находящийся в близости автомата, представитель арендодателя).
✔ Назначить ответственного инженера по обслуживанию оборудования.
✔ Осуществить контроль исполнения ремонта в срок с обработкой акта выполненных работ от инженера, с указанием израсходованных материалов на ремонт.
✔ Заказать запчасти или расходные материалы, в случае их отсутствия на складе;
✔ Вести складские остатки по запчастям и расходным материалам.
✔ Своевременно пополнять запасы, контактировать с курьерами по вопросам доставки грузов с транспортных компаний.
Дополнительно:
✔ Разработать форму заявки и обучить ответственных за выставление заявок на ремонт поломок со стороны арендодателей.
✔ Разработать и внедрить форму акта выполненных работ с учетом расхода запчастей.
✔ Разработать и внедрить форму акта выполненных работ с учетом расхода запчастей
✔ Внедрить систему CRM для организации наглядной работы инженеров с задачами.
Решение:
Услуги персонального ассистента обошлись клиенту в 12000 руб/мес. С учетом дополнительных разовых расходов - 3500 руб на разработку всех необходимых форм и внесение текущих остатков в программу ведения складского учета.
Экономия в цифрах:
Фактически, персональные бизнес-ассистенты компании «Моё дело» заменили 2 штатных сотрудников:
✔ координатор;
✔ логист.
Выгода от простого решения:
Средняя заработная плата координатора на рынке регионов России - 35 000 руб. Средняя заработная плата логиста с аналогичными задачами - 40 000 руб.
Стоит заметить, что при оплате аутсорсинга, заказчику не пришлось платить дополнительные издержки, сопровождающиеся наймом сотрудников в штат: организация рабочих мест, обучение, регулярные выплаты страховых взносов за сотрудников.
Это не только существенно увеличило выгоду от приобретения услуг на аутсорсинге, но и в целом, увеличило чистую прибыль организации.
История вторая.
Руководство сети торговых центров искало подрядчиков на выполнение услуг по организации праздничных и промо-мероприятий. Для этого, каждой из компаний-подрядчиков были отправлены планы мероприятий на календарный год с подробным описанием тематики праздников, а так же локации проведения мероприятий.
В задачах стояло:
✔ Произвести проверку смет подрядчиков на соответствие рыночной стоимости.
✔ Провести анализ ценовой политики подрядчиков.
✔ Сделать итоговую экспертизу и выбрать подрядчика (кто может выполнить задачи дешевле и качественнее?).
Решение:
✔ Персональный ассистент в течение рабочего дня запросил сметы на проведение мероприятий у 10 компаний, оказывающих event-услуги.
✔ Собрал обратную связь и готовые сметы
✔ Подробно проконсультировался с менеджерами исполнителей, ознакомился с предлагаемыми сценариями, костюмами, декорациями, и прочей атрибутикой
✔ Изучил портфолио предлагаемых ведущих для мероприятий, а так же другого сопутствующего персонала: декораторов, фотографов, видеооператоров, аниматоров.
✔ Предоставил Клиенту развернутую аналитику цен и качества исполнения.
✔ Выбрал и предложил оптимальный вариант компании-подрядчика.
Выгода от простого решения:
Персональный ассистент «Моё дело» выполнил эту задачу за 5000 руб.
Средняя экономия по выбору оптимального исполнителя для Клиента составила - 250 000 руб.
При этом, Клиент был на столько доволен оказанной услугой и состоявшимся доверительным контактом со своим персональным ассистентом, что в последствии передал частичное ведение бухгалтерии и работу по выставлению счетов контрагентам с регулярной оплатой услуг персонального бизнес-ассистента - 12000 руб/мес.
История третья.
Самый жуткий кошмар из жизни предпринимателя: когда бухгалтер, вдруг, ни с того ни с сего, прекращает сотрудничество и исчезает в неизвестном направлении, прихватив с собой всю информацию по прошлый периодам.
В моей практике это на столько часто встречающиеся кейсы, что помощь с решением аналогичных задач происходит, фактически, постоянно.
Итак, руководитель (единственный учредитель) ООО на ОСНО, сотрудничая с бухгалтером на удалёнке, вел бухгалтерию в программе бухгалтерского учёта « 1С » . Искал более простой и интуитивно понятный инструмент для ведения бухгалтерии. Кроме того, в отчетный период, бухгалтер прекратил сотрудничество с клиентом и перестал выходить на связь, а это значит, возможности запросить документы по предыдущим периодам не было.
В задачах стояло:
✔ Подобрать более простой, интуитивно понятный сервис для ведения бухгалтерии.
✔ Восстановить текущий период.
✔ Провести сверку с налоговой, запросить первичные документы у контрагентов, сформировать отчетность за прошлые периоды.
✔ Помочь сдать текущую отчетность.
Решение:
Клиент приобрел сервис «Моё дело». Ассистент перенес данные в сервис из 1с, восстановил текущий период, загрузил выписку из банка, запросил первичные документы от контрагентов , провёл сверку с налоговой, сформировал отчетность за прошлые периоды и помог сдать текущую отчетность. Кроме того, обучил клиента работе в личным кабинетом «Моё дело» , проконтролировал самостоятельное ведение бухгалтерии, скорректировал недочеты и удостоверился в полном понимании клиентом нюансов ведения бух. учёта. На данный момент клиент обходится без бухгалтера, обращаясь к помощи персонального ассистента только в отчетные периоды.
Выгода от простого решения:
Стоимость работы "под ключ" по восстановлению текущего и прошлых периодов составила 50 000 руб. Средняя стоимость подобных услуг на рынке составила бы около 200 000 руб.
Обучение и аудит самостоятельной работы в сервисе «Моё дело» - 3500 руб.
Регулярная помощь в отчетные периоды по запросам клиента - 1200 руб.
Мораль:
1) Цена зависит не только от объема задач, но и от количества заказчиков - чем больше доверия к компании, тем лучше, качественнее и технологичнее сервис оказания услуг.
2) Сотрудничать с коммерческими структурами B2B , которые сталкиваются с теми же трудностями в законодательстве, что и В2С, во много раз надежнее и приятнее, чем с государственными структурами, оказывающими аналогичные услуги. Компания «Моё дело» - создана, чтобы помогать российскому бизнесу процветать и развиваться. Это стремление является гарантом её устойчивых позиций на рынке и умеренный, а порой и очень низкий уровень цен.
3) Персональный бизнес-ассистент - больше не роскошь, которую может позволить себе только крупный бизнес. Компания «Моё дело» создала сервис, состоящий из живых людей - грамотных, гибких, высококвалифицированных специалистов из разных областей бизнес-знаний, сделав персональных ассистентов доступными для каждого руководителя. Внедрив систему контроля качества и гарантируя полную материальную ответственность за готовые решения и консультации, менеджеры компании сделали взаимодействие с сервисом проще, удобнее и выгоднее - с максимально быстрыми и профессиональными решениями каждой делегируемой задачи.