Организации должны каждые 15 дней выплачивать заработную плату своим работникам - сначала аванс, затем полный расчет за месяц. Это регламентируется ст. 136 ТК РФ. При этом даты выплат руководители могу устанавливать самостоятельно.
Стоит отметить, что в ТК нет прямого определения аванса, поэтому этим термином условно обозначается выплата за первую половину месяца.
Для бухгалтеров выплата аванса – одна из самых простых ежемесячных операций. Но, как и любой другой выполняемый регулярно процесс, ее хочется сделать наименее трудоемкой. При этом бухгалтеру важно, чтобы все расчеты соответствовали нормам действующего законодательства.
Начислить аванс можно в любой бухгалтерской программе, например, «Бухгалтерия предприятия» или «1С:Зарплата и управление персоналом». Эта программа доступна для всех тарифов «1С: Фреш» в «Е-Офис 24».
Настройки дат выплат в 1С 8.3 ЗУП
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом» бухгалтер может настроить даты выплаты сотрудникам денежных средств в меню «Настройки» - «Предприятие», где нужно будет выбрать карточку «Организации».
В этой карточке можно задать даты выплаты:
- заработной платы. Переключатель можно установить на последний день текущего месяца или в начало следующего месяца, а затем установить дату выплаты;
- аванса. Для этого бухгалтеру потребуется указать дату выплаты.
На момент расчета аванса бухгалтер уже должен внести в 1С 8.3 ЗУП 3.1 все кадровые изменения, произошедшие за первую половину месяца, в т.ч. прием на работу, перевод или увольнение сотрудника. Кроме того, нужно отразить все разовые начисления сотрудникам, изменения оклада, а также неявки работников.
Варианты расчета аванса
В «1С:Зарплата и управление персоналом» предусмотрено несколько вариантов расчета аванса:
- процентом от тарифа. При этом процент рассчитывается от ФОТ (фонда оплаты труда) сотрудника, а вот отработанное время в расчет не берется;
- фиксированной суммой. Отработанное время, как и в первом случае, не учитывается;
- расчетом за первую половину месяца. Для расчета аванса учитываются все поступления, начисленные работнику, а также данные об отработанном за первую половину месяца времени.
Способ назначения выплат сотрудникам в программе 1С ЗУП 3.1 может быть назначен в следующих документах:
- Прием на работу – Оплата труда – Аванс;
- Кадровый перевод – Оплата труда – Аванс (включить флажок и выбрать способ начисления). В этом случае изменить способ начислений можно для одного сотрудника;
- Зарплата – Изменение оплаты труда сотрудников – Изменение оплаты труда (включить флажок и выбрать нужный вариант). Можно поменять способ начисления для одного сотрудника;
- Зарплата – Изменение аванса. При помощи этого документа изменить способ начисления можно сразу для нескольких сотрудников. Для этого в поле «Способ расчета аванса» необходимо выбрать новое значение, затем специалисту потребуется заполнить табличную часть – сюда методом подбора и добавления нужно будет внести данные о сотрудниках, которым будет изменен способ расчета. После этого нужно будет установить новое значение процента или суммы.
Посмотреть, какой способ начислений выбран для каждого конкретного сотрудника можно в реквизите «Аванс» непосредственно в карточке сотрудника.
Расчет и выплата аванса
Выплачивать аванс с помощью программы 1С 8.3 ЗУП 3.1 просто: сумма аванса устанавливается заранее, поэтому ничего высчитывать специалисту не нужно. Остается только выплатить сотруднику нужную сумму. Для выплат может использоваться любая из следующих ведомостей:
- в кассу;
- перечисление на счет;
- в банк;
- выплата через раздатчика.
В программе нужно зайти в меню «Выплаты» - «Создать» - выбрать ведомость.
Затем специалист выбирает организацию (при необходимости), работникам которой будет выплачен аванс. После этого нужно указать кассу, месяц, дату выплаты, а в выпадающем списке «Выплачивать» - выбрать поле «Аванс».
В табличную часть бухгалтер добавляет тех сотрудников организации, которым предстоит выплатить аванс. Сделать это можно вручную или с помощью кнопки «Заполнить».
Если все заполнено правильно, можно нажимать на кнопку «Провести и закрыть».
Для сотрудников, которым аванс начисляется процентом от ФОТ, программа рассчитает сумму выплаты самостоятельно.
Аванс «За первую половину месяца» рассчитывается в соответствии с временем, отработанным сотрудником.
Вы можете бесплатно протестировать данный сервис в течение 14 дней. Оцените удобство использования облачной 1С по ссылке.