Если ваши планы перестали вкладываться в 24 часа, если вы забросили творчество, изучение иностранного и разучились полноценно отдыхать, то вам стоит дочитать до конца. Команда TAM.BY собрала 6 эффективных практик по тайм-менеджменту, которыми воспользуется даже самый занятый белорус.
Практика 1. Распишите день по часам
Самый простой способ быть в тонусе и не позволять времени бесследно исчезать – это планирование. В качестве планнинга можно использовать ежедневники, распечатки таблиц, заметки в приложениях и т. д. Век прогресса придумал все удобства для вас – просто воспользуйтесь ими.
Превратите планирование в приятный процесс: купите стикеры, маркеры или яркий скотч для выделения. Если вы не любитель бумажных записей, то попробуйте заметки на смартфоне/компьютере со звуковыми сигналами.
Желательно, чтобы ваш план содержал не только перечень задач, но и время их выполнения. Если по каким-то причинам вы не успеваете справиться с той или иной задачей (и ее можно отложить), то переходите к следующей. К незавершенному делу можно вернуться в конце – на его выполнение останутся и время, и силы.
Практика 2. Делите на «важное» и «не важное»
Какое дело начать первым? С этим вопросом позволяет справиться матрица Эйзенхауэра. Выглядит она как табличка с четырьмя секторами, каждый из которых отвечает за степень важности.
Сделать самому такую таблицу легко. Достаточно разбить лист бумаги на 4 части, подписав по категориям (важно/не важно, срочно/не срочно) и внеся в каждую ячейку список задач на день. У нашей редакции получилось так:
Как видите, цель матрицы – не только расстановка приоритетов, но и снятие возможного нервного напряжения.
Если матрица не ваш вариант, то можете расставлять задачи другим способом – при помощи разноцветных стикеров по категориям. Например:
Красный стикер: «Срочные дела, которые нужно сделать утром».
Желтый стикер: «Не очень срочные, но важные на сегодня».
Синий стикер: «Дела, которые меня попросили сделать».
Зеленый стикер: «Мелкие дела, которые подождут».
Яркие стикеры не только помогут «понятно» разделить задачи, но и лишний раз напомнят о предстоящих планах.
Практика 3. Начинайте с простого
Выполняйте любую работу по принципу «от простого – к сложному». Особенно это касается тех дел, которые вы долго откладывали. Работать через силу, конечно, удовольствия не принесет, но можно пойти на самообман.
Представьте ситуацию: вам предстоит начать крупный проект, от результата которого зависит месячная премия. Но как только вы садитесь за работу, так вдруг заканчивается кофе в кружке, нужно срочно ответить на сообщение в мессенджере и вообще болит голова. В таких условиях работать «не-воз-мож-но».
А вот другой вариант событий. Понимая, что работа будет долгой, вы завариваете кофе и возвращаетесь к рабочему месту. Во время кофейного перерыва заглядываете в черновик и находите ошибку (нужно исправить!). Далее беретесь за вторую простую задачу и только через 15 минут замечаете, что вы вовсю в процессе!
Все благодаря тому, что все задачи выполнялись по мере возрастания нагрузки, с пропуском сложных моментов и пугающих вас представлений.
Практика 4. «Что я сейчас не делаю?»
Если чувствуете, что основная часть времени все равно уходит в никуда, напишите себе вопрос:
— что я сейчас не делаю?
Проставьте минимум 10 пунктов и под каждым перечислите дела, которые важно сделать сегодня, но к которым вы не можете приступить.
Далее задавайте себе вопросы «почему я это не делаю?», «Что мне мешает?» и т. д. Важно фиксировать это письменно – на бумаге ваши планы покажутся более достижимыми.
Практика 5. Найдите «пожирателей времени»
В данном методе используется такой же вопрос, только без отрицания “не”:
— Что я сейчас делаю?
Он позволяет выявить действия, которые отнимают много рабочего времени и не являются срочными.
Для ловли таких «пожирателей», вам понадобятся тетрадь, ручка и будильник.
1. Приступая к работе, заведите будильник на каждые 30 минут.
2. При новом сигнале будильника записывайте то действие, которым занимаетесь в данный момент. Возможно, именно сейчас вы отвлеклись на ленту в соцсетях!
3. Продолжайте записи в течение трех дней. Это непросто, однако здорово поможет обнаружить ваши слабые места в тайм-менеджменте.
4. Сократите количество ритуалов, “ворующих” время. Например, начните отвечать на личные сообщения в мессенджерах трижды в день. Статистически доказано, что этой частоты достаточно, чтобы не упустить важного.
Практика 6. Договаривайтесь с собой
Каждому из нас присуще сопротивляться планам и трудовым обязанностям. И это нормально, ведь мозг защищает нервную систему от стресса, не давая ей «перегреться». В итоге мы «не можем», «не делаем», «не хотим».
Когда мы не хотим работать, то похожи на капризных детей: проводим время впустую, лишь бы оттянуть вступление в стрессовую обстановку. Если вы часто бываете таким ребенком, то используйте лазейку в Теории субличностей.
Согласно теории, внутри нас существуют три формы поведения: Ребенок, Родитель и Взрослый. Все три типа равнозначно живут в каждом из нас, периодически сменяя друг друга.
Родитель и Взрослый ответственны и помогают нам рационально планировать время. Когда им на смену приходит Ребенок, то мы ленимся, ищем отговорки, неправильно расставляем приоритеты.
Чтобы капризный Ребенок не уводил ваше основное время на мелкие задачи, договаривайтесь с ним. Предложите себе альтернативу в виде игры, например: “Я обязательно схожу на кофе-брейк с коллегами, но для начала завершу отчет” или “Я обещаю себе, что поищу новогодние подарки для родных, но сделаю это спустя 2 часа продуктивной работы”.
Не беритесь за несколько дел сразу: так вы проиграете во времени и быстро устанете от переключения между задачами. Помните, что вы управляете своим временем, а не оно вами.