Содержание
- Что такое тайм менеджмент и почему он важен?
- Принципы эффективного тайм-менеджмента
- Обязательность планирования
- Разделение планов на тактические и стратегические
- Хороший план требует времени
- Баланс гибкости и пунктуальности
- Иерархия и приоритетность задач
- Принцип 4-х вопросов
- Итог
Что такое тайм менеджмент и почему он важен?
Тайм-менеджмент — это средства и методы эффективного управления временем. В дословном переводе с английского “time management” — это и есть “управление временем”.
Выражения “время — деньги” и “время - невосполнимый ресурс” знакомы многим. Технология тайм-менеджмента позволяет сохранить этот ресурс, увеличить доход за счет контроля и грамотного распределения времени.
Изначально под тайм-менеджментом понималось лишь управление рабочим временем сотрудника. Позже понятие включило в себя еще и свободное время.
Навыки управления временем остро необходимы фрилансерам, а также тем, кто проходит обучение через интернет, так как для них не существует внешних механизмов контроля. Отсутствие внешнего контроля для многих существенно усложняет организацию работы или обучения.
По собственному опыту я знаю, что тайм-менеджмент для фрилансера является одним из важнейших условий эффективной деятельности. От качества управления временем будет зависеть количество работы, которое может сделать удаленный сотрудник, а также то, сколько времени он будет тратить на отдых.
Сегодня существуют системы управления временем, которые могут успешно применяться для различных профессий, тех или иных жизненных ситуаций. Я опишу принципы, благодаря которым я смог эффективно управлять собственным временем и выполнять в 2 раза больше задач, чем удавалось раньше.
Принципы эффективного тайм-менеджмента
Современные системы управления временем содержат схожие методики и основаны на близких по содержанию принципах. Я не придумывал ничего нового и использовал уже существующие методы, выделив для себя 6 основных принципов тайм-менеджмента. Они дают мне возможность максимально эффективно использовать свои ресурсы и быстро справляться с задачами.
Обязательность планирования
Несмотря на очевидность пользы от планирования, фрилансеры нередко игнорируют составление планов. Планирование избавляет от огромного количества неразберихи, связанной с принятием решений, и позволяет задать последовательность и длительность выполнения задач.
Разделение планов на тактические и стратегические
Выделяют планы двух типов — тактические и стратегические. Задачи и цели, которые ставятся в тактических планах (например, на день, неделю, месяц), должны обеспечивать достижение целей и реализацию задач в стратегических.
При планировании я создаю тактические планы (текущие задачи на день и неделю) и стратегический план (год, расписанный крупными задачами по месяцам и кварталам). Все цели я фиксирую в письменном виде. После этого я структурирую их в полноценный последовательный план, указываю сроки реализации и создаю чеклист для того, чтобы можно было легко отследить сколько работы готово, а сколько ещё предстоит сделать.
Для создания планов я использую Trello. Это бесплатный сервис для планирования и управления работой с возможностью создавать чек-листы.
Хороший план требует времени
На планирование не нужно жалеть времени. Авторы, глубоко исследующие вопрос, и бизнес-тренеры рекомендуют тратить на создание плана до 10 — 15% всего рабочего времени. Я использую 10% для создания тактического плана на день. Моё стратегическое планирование может занимать от 3-4х дней до нескольких недель, в зависимости от масштабности целей.
Баланс гибкости и пунктуальности
Важным моментом в реализации любых задач (в том числе на фрилансе) является возможность гибко менять условия их выполнения при соблюдении сроков. Я считаю, что такое умение — это добрых 20% эффективности тайм-менеджмента. Например, один из заказчиков хочет перенести время встречи. Необходимо построить систему работы так, чтобы это не повлияло на эффективность выполнения других задач.
Иерархия и приоритетность задач
Несмотря на колоссальную пользу планов, они не могут гарантировать неизменность поставленных задач, особенно для фрилансеров, у которых может неожиданно появиться стоящий проект и придется резко менять планы. Для того, чтобы гибко менять задачи без ущерба для основных целей, я выстраиваю иерархическую структуру.
Я применяю 4 градации задач, отражающие положение в иерархии важности и приоритет по срочности: важные — срочные, второстепенные — срочные, важные — не срочные, второстепенные — не срочные. По собственному опыту, не рекомендую вводить промежуточные формы, так как рост точности в данном случае только усложняет структуру. Это может запутать и не принесет пользы.
Пример иерархического распределения моих текущих дел.
Принцип 4-х вопросов
Для точного понимания необходимости в тех или иных действиях я использую принцип 4-х вопросов:
«Зачем делать?» — вопрос позволяет понять, есть ли необходимость для действий.
«Почему сейчас?» — так определяется необходимость в срочности выполнения.
«Почему я? Можно ли делегировать?» — вопрос важен при работе в команде и совсем незаменим при большом количестве коррелирующих обязанностей.
«Какой способ выбрать для реализации?» — вопрос особенно важен, когда скорость и эффективность зависят от используемых технологий и методов.
Итог
Почти всегда методики управления временем сводятся к эффективному планированию. В подавляющем большинстве случаев основой любого тайм-менеджмента будут являться описанные мной основные 6 принципов. Я рекомендую использовать специальные сервисы, такие как Trello, Wrike или Jira, в качестве инструментов создания личных планов и контроля их выполнения. Они наглядны и хорошо работают.
Понравилась статья? Поделитесь с друзьями. Есть что сказать? Напишите комментарий ниже.
Оригинал статьи размещён здесь