Работодатели, будьте внимательны: переход на электронные трудовые книжки уже через месяц!

3 декабря 2019 года был окончательно принят закон о переходе на электронные трудовые книжки. А вместе с ним был принят закон об обязанности каждого работодателя представлять сведения о трудовой деятельности работников в информационную систему ПФР. Еще раз напоминаем, что необходимо сделать до 2020 года и какие новые формы отчетности придется сдать уже в начале следующего года.

Где и что?

2020 год – настоящая информационная реформа по отношению к каждому работнику и его трудовой деятельности. В течение наступающего года абсолютно на каждого работающего гражданина РФ будет заведена «электронная трудовая книжка», которая будет храниться в личном кабинете на сайте ПФР, а также на портале Госуслуг.

В такой книжке будут указаны:

• Сведения о месте работы (наименование страхователя, сведения о любых изменениях данных страхователя и их основаниях и тд), а также регистрационный номер страхователя;
• Сведения о выполняемой работе и периодах работы;
• Сведения о подаче физлицом заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки.

Конечно, при необходимости каждое физлицо может попросить предоставить ему сведения электронной трудовой книжки в виде бумажной выписки. Для этого нужно будет обратиться:

• К своему нынешнему или бывшему (по последнему месту работы) работодателю;
• В управление ПФР;
• В МФЦ.

Что примечательно, как утверждают инициаторы закона, предоставление бумажной выписки будет проводиться независимо от места жительства или работы гражданина.

Что нужно сделать каждому сотруднику?

Главное, о чем не должны забывать работодатели – переход на электронные трудовые книжки является «добровольной акцией» и должен осуществляться только с согласия сотрудника.

Однако это не касается тех, кто впервые будет трудоустроен в 2021 году – сведения об их трудовой деятельности изначально будут вестись только в электронном виде.

Если работник хочет сохранить бумажную трудовую книжку, тогда ему необходимо подать до конца 2020 года соответствующее письменное заявление своему работодателю. В таком случае сведения будут вестись как в бумажном, так и в электронном формате.

Что нужно сделать каждому работодателю?

С 1 января 2020 года для каждого работодателя вводится обязанность ежемесячно предоставлять в ПФР сведения о трудовой деятельности сотрудников, на основе которых и будут формироваться электронные трудовые книжки.

А значит, работодателям нужно будет:

• Проинформировать своих работников В ПИСЬМЕННОМ ВИДЕ о соответствующих изменениях в ТК РФ и праве каждого сотрудника сохранить трудовую книжку в бумажном варианте;
• При необходимости провести работу по изменению локальных нормативных актов и тд.

Сроки

В течение 2020 года сведения о трудовой деятельности сотрудников необходимо будет подавать в ПФР ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Однако делать это нужно будет только в том случае, если есть изменения в трудовой деятельности застрахованного лица: принят на работу, уволен, переведен на другую должность.

Уже с 2021 года работодатель обязан будет предоставлять соответствующие сведения в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или иного документа, подтверждающего изменения в трудовой деятельности застрахованного лица.

Новые формы

Конечно, в связи с переходом на электронные трудовые книжки, появятся две новые формы отчетности.

• СЗВ-ТД – форма, которая будет заполняться работодателем на каждого работающего (в т.ч. по совместительству) физлица, с которым оформлены или прекращены трудовые отношения, а также в отношении которого произошли иные кадровые изменения. В 2020 году СЗВ-ТД будет предоставляться ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за отчетным и заполняться только на работников, в отношении которых произошли кадровые изменения в течение данного отчетного месяца.
• СЗВ-ТИ – форма, в которой работодатель должен будет отражать всю информацию о трудовой деятельности сотрудников за период работы в данной организации.

Такая форма должна будет предоставляться по первому запросу работника, а также в день его увольнения.

То есть, если грубо, то СЗВ-ТД – форма для предоставления сведений в ПФР о кадровых изменениях, а СЗВ-ТИ – форма для выдачи работнику.

Помните! Уже в начале наступающего 2020 года каждый работодатель обязан подать информацию о работниках в ПФР без исключений.