Работа с Google Docs в некоторых ситуациях становится настоящим спасением. Например, я – копирайтер, и мне регулярно приходится решать две проблемы:
- Как сделать так, чтобы все мои тексты хранились у меня всегда и никогда никуда не пропали? Просто держать файлы на жёстком диске – это так себе идея: умрёт компьютер, и всё. Нужны резервные копии и, желательно, автоматические;
- Как отправить текст клиенту таким образом, чтобы было максимально удобно его получить? Не всем подходит присланный по почте файл, а если понадобятся правки, то «жонглирование» документами по e-mail приведёт к путанице: появятся несколько версий документа, в которых может быть сложно разобраться.
Иногда к этим проблемам добавляется третья: как работать над файлом совместно? Например, недавно была ситуация: мне нужно было дописать в большую статью – 52 000 знаков, это ~25 страниц – ещё один раздел. И в это же время корректору, с которым я работаю, нужно было проверить всё остальное на опечатки. Как быть?
Я могла писать новый раздел в другом файле, потом получить от корректора проверенный документ, вставить раздел в него вручную, снова отправить на проверку… Но мы воспользовались Google Docs.
Содержание
- Что такое Google Docs?
- Интерфейс Google Docs
- Google Docs или Word?
- Как работать с Google Docs?
- Как работать с таблицами и презентациями?
- Как работать с Google Формами?
- Переходить ли на Google Docs прямо сейчас?
Что такое Google Docs?
Google Docs – это бесплатный сервис, который можно назвать «Офисом в онлайне». Такое определение не совсем корректно, но оно даёт начальное представление о платформе. Здесь есть свой Word (собственно, Google Документы), свой Excel (Google Таблицы), свой PowerPoint (Google Презентации). То есть, если Вы разберётесь, как пользоваться Google Docs, почти всю офисную работу можно будет перевести в онлайн.
Панель Google Docs.
Это решит сразу все перечисленные в первой части статьи проблемы:
- Все данные хранятся на серверах Google, с ними ничего не случится;
- Клиенту или партнёру достаточно скинуть ссылку на текст;
- Одновременно над документом может работать любое количество людей.
Именно поэтому я «переехала» на Google Docs и всем советую поступить так же. Тем более, что сделать это будет несложно: интерфейс любого из «облачных приложений» Google интуитивно понятен и в целом похож на всё тот же Microsoft Office. Вы быстро разберётесь и привыкнете.
Интерфейс Google Docs
Google Docs или Word?
Несмотря на все достоинства гугловского сервиса, у Word есть свои преимущества. Чтобы Вам было проще разобраться, я сделала вот такую табличку с плюсами каждого решения:
Чем пользоваться? Выбор за Вами, лично я перешла на Google Docs уже как года два. Но сразу совет: вне зависимости от решения, у Вас на компьютере должен стоять или Microsoft Office, или Open Office – какой-нибудь пакет офисных программ. Это необходимо, так как работать с Google Docs в оффлайн не очень удобно.
Как работать с Google Docs?
Практически так же, как и с программами из пакета Microsoft Office, просто вся работа происходит в окне браузера. Для начала создаёте новый документ (на скриншоте пример для текстового документа, но с таблицами ситуация аналогичная):
А дальше все просто — интерфейс очень похож на тот же Word. Уверена, что проблем у Вас не возникнет. Главное, обратите внимание вот на эту кнопку:
Именно она позволяет открыть доступ к документу своим клиентам, партнёрам и коллегам. Вы можете:
- Включить доступ по ссылке (документ будет открываться у всех, кому Вы эту ссылку отправите – для просмотра, комментирования или редактирования, смотря, как выставите настройки);
- Отправить приглашения конкретным людям, определив каждому из них свой уровень прав (просмотр/комментирование/редактирование).
На скриншоте ниже я открыла доступ для просмотра всем, у кого есть ссылка, а test@gmail.com пригласила как редактора:
Эту функцию советую освоить в первую очередь: в конце концов, именно одновременная работа над документом – это одно из главных преимуществ Google Docs.
Как работать с таблицами и презентациями?
Точно так же, как с текстовыми документами, просто нужно будет выбрать соответствующий раздел. Это делается справа-вверху:
Таблица выглядит аналогично Excel.
Презентация – PowerPoint:
Как работать с Google Формами?
Google Формы – инструмент для создания опросов с простым и интуитивно понятным интерфейсом. Сперва Вы – так же, как в случае с документом или таблицей – создаёте новый опрос (кнопка «+» справа-внизу). Потом заполняете его:
И, наконец, публикуете при помощи кнопки «Отправить», расположенной справа-вверху:
Опрос можно разослать по электронной почте, опубликовать в Facebook, Google+ и Twitter, встроить HTML-код формы на сайте. А ещё Вы можете просто отправить ссылку всем желающим. Для пользователя опрос выглядит вот так:
Ответы Вы всегда можете посмотреть на страничке опроса в своих Google Docs:
Переходить ли на Google Docs прямо сейчас?
Лично я считаю, что стоит как минимум попробовать. Если Вы освоитесь со всеми возможностями Google Docs – а, благодаря интуитивно понятному интерфейсу, это не слишком сложно сделать – Вам будет гораздо проще выстраивать совместную работу над любыми документами, таблицами, опросами или презентациями.
P.S. Если интересно, как ещё можно облегчить себе жизнь, у нас есть статья программы для фрилансеров — там тоже много полезного.
Понравилась статья? Поделитесь с друзьями. Есть что сказать? Напишите комментарий ниже.
Оригинал статьи размещён здесь
