С 2020 года в России вводятся в обиход электронные трудовые книжки. Говорят, для всеобщего удобства: работникам не надо беспокоиться о доступе к нужной информации, а работодателям упростят кадровый учет. Разбираемся с таким нововведением.
Когда планируется переход к электронной версии?
Переход на использование электронных трудовых книжек для работающих граждан РФ начнется с 2020 года. Этот год будет в какой-то мере переходным. С 1 января 2020 г. работодатели обязаны предоставлять в Пенсионный фонд сведения, необходимые для формирования электронных трудовых книжек.
Работники, уже имеющие бумажную версию документа, могут либо присоединиться к достижению цифровых технологий, либо продолжить ведение имеющейся книжки. Для этой категории работников переход к новому формату будет исключительно добровольным. В течение 2020 г. необходимо будет только подать работодателю заявление, составленное в свободной форме, чтобы сохранить за собой прежний формат документа. Однако на работников кадровой службы в этом случае ляжет двойная нагрузка: бумажный документ будет заполняться по желанию работника, а электронная версия будет вестись параллельно по требованию закона.
Если заявление в течение 2020 г. так и не будет подано, то работодатель выдаст работнику книжку на руки и освободится от обязанностей по ее заполнению. С 2021 г. сведения по таким работникам будут вестись в цифровом формате.
Иные требования к новоиспеченным работникам. У тех, кто заведет трудовую книжку впервые в 2021 г., альтернативы не будет: сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде. Информация в электронном документе будет полностью дублировать те сведения, что всегда содержались в бумажном аналоге.
С 1 января 2021 г. все кадровые изменения должны передаваться в ПФР не позднее следующего рабочего дня после даты издания приказа на прием или увольнение работника.
В чем преимущества нового формата?
Электронная версия документа содержит ряд преимуществ в сравнении с бумажной трудовой книжкой. Основные плюсы для работников:
- упрощенный доступ к сведениям;
- облегчение процедуры дистанционного трудоустройства;
- исключение риска утери данных.
Сведения из своей электронной книжки можно получить:
- у организации-работодателя на последнем месте работы;
- в ПФР (при очной явке или через личный кабинет);
- в МФЦ;
- в личном кабинете на портале Госуслуг.
Электронный документ можно:
- сохранить на флеш-карту;
- отправить по электронной почте;
- распечатать.
Чтобы вы могли прочитать тексты нужных нормативных документов, получите бесплатный доступ к КонсультантПлюс.
Итоги
Работники, уже имеющие стаж, могут в течение 2020 г. написать заявление на сохранение бумажного формата. В этом случае сведения об их трудовой деятельности будут вестись параллельно в двух вариантах. Если такое заявление не будет подано, то с 2021 г. данные будут заполняться только электронно. По работникам, впервые заводящим трудовую книжку в 2021 г., сведения будут вноситься исключительно в электронном виде.
О других новостях, касающихся данной темы, узнайте в нашей рубрике «Трудовые книжки».