В процессе регистрации найма бывшего работника нужно правильно вносить сведения в справочники под названиями Физ. лица и Сотрудники. В первом, для когда-то уволенного работника, нужно добавить новый элемент, тогда как во втором это действие не требуется. При повторении физических лиц может произойти неправильный расчёт налогов и платежей, а также возникают ошибки при формировании отчётов.
В базу 1С ЗУП, отвечающей за НДФЛ и взносы за страхование по платежам физ. лицу, уволенному и нанятому снова в течение 1 года, вносятся все выплаты, которые должны были выполниться компанией за этот год. В процессе определения «детского» вычета снова нанятого сотрудника следует брать во внимание прибыль, полученную им с начала текущего года при прошлом трудоустройстве. Повторный наем потребует получения от работника нового заявления на осуществление вычетов, а также справки о прибыли с предыдущего рабочего места (при условии, что он работал в промежутке времени между первым и вторым наймом).
Для лучшего понимания можно разобрать пример. С 1 октября 2019 года в организации «Программа» в качестве товароведа с одного из подразделений под названием «Склад» был нанят В.Г. Кулагин. Раньше он уже работал в компании, однако уволился 28 июня 2019 года. В процессе найма он снова предоставил заявку на обычный «детский» вычет. В промежуток между 26 июня и 1 октября 2019 года сотрудник нигде не работал (исходя из информации, имеющейся в его трудовой книге).
Чтобы правильно отобразить наем ранее уволенного работника, потребуется добавить в справочник 1С Зарплата и Управление Персоналом под названием Сотрудники новый элемент:
- Сперва нужно выбрать необходимый справочник и нажать на кнопку Создать.
- В графе Организация нужно выбрать компанию (либо же её индивидуальное подразделение), которая осуществляет наем работника. Это необходимо при условии, что в базе сведений программы присутствует более одной компании (рис. 1).
- В графу Полное имя вносится ФИО работника. Когда в справочнике Физ. лица уже имеются сотрудники с такими данными, то для нового работника программа автоматически предложит применить эту информацию при помощи диалога Найден человек с похожим именем. Потребуется просто выбрать пункт Да.
- Выбрав пункт Да можно будет увидеть, что карточка работника будет автоматически заполнена ключевой информацией. Если какие-либо из сведений не были добавлены ранее, пользователю придётся внести их вручную.
- Затем необходимо выбрать пункт Принят на работу, либо же оформить соответствующий документ (рис. 2). Вместе с этим система вышлет запрос на подтверждение добавления нового элемента. В данном случае потребуется выбрать пункт Да. После этого элемент автоматически получит свой собственный табельный номер работника, а также в рассматриваемый справочник будет внесена соответствующая запись о добавлении нового сотрудника.
- Затем потребуется составить документ Приём на работу (рис. 3). Больше сведений о том, как следует его заполнять, можно найти в публикации Наем российских граждан.
Вслед за повторным наймом в 1С Зарплата будет выполнена регистрация двух одинаковых работников с отличающимися состояниями (рис. 4).
Вместе с этим в справочнике под названием Физ. лица всё равно останется только один сотрудник (рис. 5).
В процессе повторного найма 1 октября 2019 года сотрудник заново предоставил заявку на получение стандартного «детского» вычета. Чтобы корректно вычислить стандартные вычеты по налогам во время повторного найма работника НЕ в месяце, когда он был уволен, следует выбрать документ под названием Увольнение и деактивировать пункт Применять право на вычеты к доходам, выплачиваемым после увольнения.
В процессе вычисления зарплаты за октябрь и ноябрь работнику будет обеспечен обычный вычет, ввиду того, что его прибыль с начала текущего года не превысила ограничение в 350 тысяч рублей. Однако с декабря данный лимит будет превышен, поэтому «детский» вычет уже не будет осуществлён (рис. 6-7).
Чтобы вычислить предельные значения информационной базы для выплаты взносов за страхование, потребуется учесть и все начисления, которые облагаются данными взносами и начисляются в пользу работника у рассматриваемого работодателя, начиная с текущего календарного года вплоть до увольнения, и после повторного его найма. Эта процедура осуществляется в виде нарастающего итога, в соответствии с письмами Министерства Финансов Российской Федерации от 18 декабря 2017 года (под номером 03-15-06/84401), а также Министерства Труда Российской Федерации от 5 марта 2014 года (под номером 17-3/8-96) (рис. 8).
В данном случае трудоустройство работника в промежутке между увольнением и вторым наймом не имеют никакого значения (за исключением стандартных «детских» вычетов). Полученные от другого работодателя начисления не берутся в учёт при осуществлении вычислений, в соответствии с письмом Министерства Труда Российской Федерации от 12 ноября 2015 года (под номером 17-4/ООГ-1569).