Знания в современном мире являются ключевым ресурсов любой организации и потребность в эффективном их управлении растет экспоненциально. Системы управления знаниями занимают важное место в управлении и решении задач малого бизнеса. От правильного выбора инструмента во многом зависит результат функционирования всей компании. В данной статье будут рассмотрены три наиболее простых и удобных сервиса, которые можно использовать компаниям малого и среднего бизнеса, а именно: файловое хранилище - Google Drive, сервис заметок – Evernote и CRM-система – Битрикс24. Основанием для выбора инструментов для ведения корпоративной базы и хранения документации послужил рейтинг Tagline. Сравним выбранные сервисы по основным характеристикам.
СТОИМОСТЬ
Битрикс24. CRM-система имеет несколько тарифов:
· Проект (бесплатный) – включает в себя минимальный набор инструментов, необходимый для начала работы;
· Старт+ (790 руб./мес.) – включает необходимые инструменты для начала бизнеса;
· CRM+ (2390 руб./мес.) – включает необходимые инструменты для компании с небольшим отделом продаж;
· Задачи+ (2390 руб./мес.) - позволяет работать над проектами, осуществлять контроль сроков и качества;
· Бизнес-тариф «Команда» (4790 руб./мес.) – позволяет автоматизировать продажи в CRM и проектные работы;
· Бизнес-тариф «Компания» (9590 руб./мес.) – предоставляет максимальные возможности для всей компании.
Evernote. Сервис имеет три тарифа:
· Evernote basic (бесплатный) - позволяет сохранять, упорядочивать документы в едином безопасном цифровом пространстве;
· Evernote premium (219 руб./мес.) – позволяет сохранять и просматривать всю информацию на любых устройствах без доступа в Интернет, прикреплять письма, документы Office и Google docs, файлы PDF, визитки, изображения и рукописные заметки;
· Evernote business (360 руб./мес. за 1 пользователя при условии – не менее двух) – позволяет объединить сотрудников: привнести прозрачность в рабочие процессы, сроки и проекты.
Google Drive. Инструмент имеет два основных тарифа в зависимости от Ваших целей:
· Для личных целей (первые 15 ГБ бесплатно) – позволяет хранить файлы, предоставлять к ним доступ и просматривать их на любом устройстве;
· Для бизнеса (8$ за активного пользователя / месяц + 1$ за 25 ГБ) – позволяет платить только за занимаемый объем при этом не ограничивая в хранении, а также предоставляет безопасность корпоративного уровня.
ВОЗМОЖНОСТЬ ИНТЕГРАЦИИ
Битрикс24. Сервис предоставляет возможность установить готовые приложения из предложенного каталога как платно, так и бесплатно.
Evernote. Возможна интеграции со следующими инструментами - Slack, Outlook, Google Drive, Microsoft Teams и Salesforce.
Google Drive. Сервис обеспечивает интеграцию с Drive Enterprise, давая возможность открывать и комментировать файлы Microsoft Office. Возможна также интеграция с такими инструментами, как Salesforce и Slack.
БЕЗОПАСНОСТЬ
Битрикс24. Все соединения производятся через шифрованный обмен данными 256bit (с использованием сертификата SSL), что обеспечивает безопасность корпоративной информации и защиту паролей.
Evernote. Evernote определяет границы сети с помощью комбинации средств балансировки нагрузки, брандмауэров и VPN. Осуществляется ограничение доступа к производственной инфраструктуре с учетом потребностей бизнеса путем проведения проверки подлинности.
Google Drive. Все корпоративные данные защищены не только защищенной инфраструктурой Google, но и имеют дополнительную защиту расширенными средствами контроля конфиденциальности и соответствия требованиям. При этом, правила DLP и машинное обучение в автоматическом режиме запрещают пользователям обмениваться файлами конфиденциального характера за пределами предприятия.
ФУНКЦИОНАЛЬНАЛЬНЫЕ ОСОБЕННОСТИ
Битрикс24. CRM-система позволяет:
· производить контроль отчетов для различных объектов, многократно их запускать, изменять в реальном времени в зависимости от хода выполнения задач с помощью отдельного модуля – универсальный конструктор отчетов;
· взаимодействовать с партнером в сети Network даже если он работает в другой Битрикс24 посредством опции – межпортальные задачи;
· добавлять комментарии, редактировать описание задачи как для единичной задачи, так и в постоянном режиме с использованием механизма пользовательских полей;
· использовать так называемого робота - последовательность действий, которая автоматически выполняется при переходе задачи в указанную стадию.
Evernote. Сервис заметок позволяет:
· автоматизировать задачи с помощью IFTTT и Zapier;
· сохранять страницы в Evernote в таком виде, в каком она была Вами найдена даже если страница уже не существует с помощью расширения для браузера - Web Clipper.
· осуществлять предварительный просмотр изображений для облегчения поиска страниц, названия которых Вы забыли;
· сохранять полезную информацию в Интернете с помощью расширения для браузера.
Google Drive. Инструмент позволяет:
· открывать и редактировать документы, таблицы, презентации Microsoft® Office на твоем телефоне и планшете с помощью такого механизма как Quickoffice;
· создавать заметки, списки дел и покупок, добавлять фотографии посредством опции «Заметки»;
· проводить опросы, рассылать приглашения гостям, регистрировать участников собрания посредством опции «Формы» (при этом результаты сохраняются в таблицу);
· добавлять рисунки, которые придают наглядности документам, презентациям и сайтам;
· улучшать Ваши привычные документы, таблицы, календари с помощью скриптов;
· упорядочивать разрозненные данные и объединять их с информацией из Интернета посредством «Свободных таблиц»;
· оценивать и передавать большие объемы данных непосредственно в Drive Enterprise с помощью интеллектуальных инструментов миграции и сертифицированных партнеров Google Cloud.
Подведем итоги!
Google Drive – это файловое хранилище, которое подразумевает только сбор и структурированное хранение документов. Данный сервис удобно использовать при небольшом объеме информации, так как увеличение информационного потока, как показывает практика, приводит к сложности поиска необходимого документа.
Сервис Evernote упрощает работу с документами созданием и использованием заметок. Данная функция позволяет создавать архив для любого типа информации, как пример это может быть часть статьи или скан.
Система Битрикс24 – это более сложный сервис, использование которого помогает сотрудникам не только в хранении и работе с документами, но и предоставляет инструмент для организации совместной работы. Что касается недостатков, то большой объем функций приводит к трудности их использования. Также отмечается сложная визуализация интерфейса.
Что касается стоимости выбранных сервисов, то начать ими пользоваться возможно абсолютно бесплатно. Таким образом, компании малого и среднего бизнеса имеют возможность без вложений попробовать воспользоваться тем или иным инструментов, оценить результат и понять, нуждается ли компания вообще в каком-либо сервисе и если нуждается, то понять, в каком именно. Общим же недостатком для всех инструментов является ограниченный функционал при бесплатной версии. Но в связи с тем, что стоимость на данные сервисы относительно небольшие (если округлить, то это не более 10 000 в месяц), то данная проблема легко решается.
Представленное видео позволяет понять, как просто начать пользоваться тем или иным сервисом! Попробуйте сегодня...