Продолжим интервью с экспертом в области управления знаниями, членом KM Alliance, президентом профессионального сообщества специалистов в области управления талантами - «Сообщество Success Insights® CIS» и лауреатом общественной премии профессионального признания "Преображение" - Волковым Денисом Владимировичем.
Первая часть интервью доступна по ссылке: https://zen.yandex.ru/media/id/5dd695d811c0cc5b6d1228dc/sistema-upravleniia-znaniiami--eto-bolshe-chem-informacionnaia-sistema-5ddadcc4df485d7435ad2d43
Денис Владимирович, в первой части нашего интервью, мы определились с основными понятиями сферы УЗ и обосновали роль СУЗ. Теперь хочется поговорить о практике. Поделитесь Вашими советами по внедрению системы УЗ. Какие шаги необходимы для достижения успеха в сфере УЗ в компании любого размера?
Вообще, раздавать советы – дело неблагодарное… особенно, когда к ним не прислушиваются, как в том старом анекдоте: - Слушай, мне нужен твой совет… - Погоди, погоди – уточни сперва, тебе нужен «совет» или «консультация»? – А в чём разница? – Ну, совет – бесплатно, консультация – за деньги… - Пфф! Тогда совет, конечно же! – Мой тебе совет: запишись на консультацию! Поэтому, советы давать не буду, а поделюсь некоторыми полезными рекомендациями, хорошо? Возможно, кому-нибудь из ваших читателей они пригодятся.
Первое – приступая к внедрению системы управления знаниями в компании, необходимо, прежде всего, четко зафиксировать цель. Для чего мы это делаем? Чего ожидаем от СУЗ? Что изменится в компании, когда СУЗ будет внедрена? Каков ожидаемый эффект от внедренной СУЗ? Крайне важно изначально понять, что должно быть получено на выходе процесса внедрения и что является желаемым результатом от внедрения СУЗ. И, желательно, этот результат «оцифровать» - то есть задать числовые показатели достижения целевого результата, тех целевых показателей эффективности работы компании, на которые Вы хотите выйти за счет внедрения системы управления знаниями.
Например, хотя бы, определить, а в чем будете измерять эффективность, в каких единицах? В денежном выражении или в натуральном? Это позволит контролировать, достигаете вы поставленной цели или нет. И, на основе заданных критериев, прежде чем запускать какие-либо работы по созданию СУЗ и расходовать ресурсы, необходимо сперва сформировать модель системы деятельности, которая позволит эффективно управлять впоследствии всей совокупностью процессов УЗ в организации. Не представляя себе изначально общей картины и всех взаимосвязей между запускаемыми процессами в данной области, хотя бы пока на уровне модели, на бумаге, впоследствии будет крайне сложно реализовать их на практике.
Ну, а оттолкнувшись от целевых показателей и критериев их достижения, имея на руках разработанную и осмысленную модель, с чётко заданными числовыми показателями – в которых удобно измерять достижение результатов, можно приступать к планированию работ по проектированию, разработке и внедрению корпоративной СУЗ, то есть можно уже будет осознанно и рационально определять, что будет разрабатываться и внедряться в первую очередь, исходя из приоритетности решения организационных задач в сфере УЗ, а что следом - во вторую, третью очередь и т.д. Если деятельность изначально грамотно спланирована – целесообразно и рационально, то вероятность достижения желаемого результата от такой деятельности несравненно выше! Хотя, надо сказать, что ни в одном проекте изменений, в какой бы сфере такие проекты не предпринимались, ни один не реализуется по изначальному, исходному плану!
Но для того и нужен такой исходный план, с зафиксированными целями и чётко определенными критериями их достижения, и тем-то он и ценен – чтобы в ходе реализации проекта понимать, как далеко мы от этого плана отклонились, отстаём или опережаем, выходим на целевой результат к сроку или нет… План – это не закон, а лишь «дорожная карта» на пути к определенной, желаемой нами, реальной цели.
Можете кратко описать успешный кейс по внедрению системы управления знаниями или какого-либо инструмента УЗ в небольшой или средней компании. Какие результаты были достигнуты?
Из моей практики, одним из самых популярных инструментов, внедрение которого в практику работы компании позволяет сразу начать формирование культуры УЗ и, таким образом, готовить почву для последующего внедрения полноценной СИСТЕМЫ управления знаниями, является майндмэппинг (от англ. mindmapping) – создание т.н. интеллект-карт, в которых в образно-наглядной форме фиксируются, к примеру, рабочие задания для сотрудников или стоящие перед ними проблемы, требующие решения, как на уровне отдельно взятых сотрудников, так и на уровне подразделений или же компании в целом, либо, к примеру, в виде майндмэп – «карты памяти», могут оформляться результаты совещания по проекту, в виде памятки, рассылаемой впоследствии всем заинтересованным сторонам… спектр применений этой методики обширен, а возможности для творчества в использовании подхода – поистине не ограничены!
Эта методика, по сути представляющая собой «инструментарий УЗ», применяется одновременно и для фиксации знаний, и для организации извлекаемого знания и для поиска нового знания, и для организации совместной работы сотрудников по созданию и формализации вырабатываемого нового знания, которое потом, будучи представленным в форме, удобной для последующего хранения и распространения полученных знаний, довольно легко доставляется до требуемой области применения и использования в компании – нужному сотруднику, в нужном месте и в нужное время. Инструментарий майндмэппинга довольно легко внедряется в организации в силу своей простоты и наглядности и сразу позволяет ощутить видимый эффект от использования.
Сам процесс создания и оформления интеллект карт повышает эффективность создания и фиксации новых знаний, облегчает процессы формализации знания, накопления знаний. Созданные с применением специализированных пакетов программных средств интеллект-карты можно сразу же сохранить в электронном виде и впоследствии, когда это потребуется, передавать с использованием инфокоммуникационных средств такие «упакованные» для последующего использования знания в любую точку, где они нужны, практически мгновенно и без потерь собственно «знаниевой» компоненты, содержащейся в интеллект-карте. Программных средств и продуктов для создания интеллект-карт в электронном виде разработано к сегодняшнему дню уже довольно много, все они доступны, а некоторые из них распространяются бесплатно (или «условно бесплатно») на различных ресурсах в Интернет.
Начав с такого относительно простого для внедрения и использования инструмента, вы запускаете в компании процессы формирования специфической культуры управления знаниями. Если, к примеру, в процессе постановки подчиненному очередной рабочей задачи, вы сопровождаете своё устное распоряжение не только сообщением по электронной почте или приказом-распоряжением, а вместе с этим (или даже ВМЕСТО этого!) такой вот интеллектуальной картой, содержащей в наглядном виде как саму задачу, так и отраженные в соответствии с принципами майндмэппинга логические и структурные взаимосвязи этой задачи с другими задачами, источниками ресурсов для её решения, контактами задействованных в решении сторон и т.п., и делаете это регулярно, такая культура начинает формироваться в организации как бы «сама собой» - просто ввиду того, что сотрудники, получив задание в такой форме, вынужденно, с необходимостью начинают осмыслять для себя этот инструмент и с удивлением и радостью для себя открывают его очевидные преимущества – как в текущем использовании, так и с точки зрения последующего применения в своей работе! Другие сотрудники, привлекаемые к решению поставленных таким образом задач, вынуждены тоже разбираться в таких картах, осмыслять информацию из них для себя, видят преимущества именно такой формы оформления подачи информации, сами осознают выгоды от оформления знаний, необходимых в работе в формате интеллект-карт и, таким образом, сами (а не по распоряжению «сверху») начинают их использовать, понимая, насколько это действенный инструмент повышения эффективности профессиональной деятельности.
Кстати, это реальный кейс из моей собственной практики – именно таким образом инструментарий майндмэппинга появился и в моём собственном поле зрения, и внедрялся впоследствии мною в практику регулярной деятельности подразделений реальных компаний и организаций! Имея в распоряжении простой и надёжный инструментарий УЗ, проверенный практикой и доказавший свою эффективность в реальных рабочих условиях, запускать и внедрять в практику уже более сложные процессы и инструменты становится значительно легче! Это подтверждается и практикой, и рациональным научным методом, в соответствии с которым, ещё со времён Декарта, принято идти «от простого – к сложному», что и во времена Декарта, и сейчас как раз гарантирует успех!
Интеллект-карты – это действительно удобный формат. В жизни часто использую его, очень помогает! Даже в качестве подготовки к интервью я воспользовалась данным инструментом. Также чтобы лучше запомнить выступления участников мною уже упомянутой конференции («Экспертная сессия 2019. Управление знаниями. Стандарты и практики») я создала небольшую интеллект-карту с наиболее важными, на мной взгляд, моментами. С читателями делюсь результатом (рисунок 1, 2), в качестве примера будет полезно! Первая интеллект-карта создана в «PowerPoint», а вторая в программе «Oh! My Mind Mapping 2».
