Оплата счетов для многих хозяек – одно из самых нелюбимых домашних дел. Тем не менее, это также одна из самых важных задач. Отсутствие организованной системы оплаты счетов чревато просрочками, что, в свою очередь, ведет за собой штрафы, пени, более высокие процентные ставки и испорченную кредитную историю.
Поэтому давайте выделим один час на этой неделе и организуем эту важную область домашнего хозяйства. Используйте наше пошаговое руководство, чтобы разработать процесс оплаты счетов и поддерживать его в порядке.
Вам понадобится:
- Компьютер
- Набор ящиков или контейнеров
- Папка А4
- Красная ручка
- Блокнот
ШАГ 1 Создайте Центр оплаты счетов
Вам будет удобнее и приятнее решать вопросы платежей, если у вас есть определенное место, где вы можете этим заниматься. Это не обязательно должно быть большое пространство – достаточно уголка стола, полки, папки в домашнем офисе или даже корзины, в которой будут храниться соответствующие материалы и инструменты.
ШАГ 2 Организуйте бумажные счета
Вот алгоритм обработки бумажных счетов. Откройте их сразу, как только получите. Красной ручкой обведите даты и суммы. Отметьте любые несоответствия или вопросы, которые у вас появляются.
Выбросьте в корзину конверты, не содержащие личной информации – например, специальные акции или предложения других продуктов. Уничтожьте все, что содержит конфиденциальные данные о вас.
И наконец, сложите неоплаченные счета в верхнем ящике вашей системы.
ШАГ 3 Организуйте электронные счета
Заведите отдельный почтовый ящик (или отдельную папку в почте ) для электронных счетов), банковских выписок и т.п. Это гарантирует, что никакой электронный счет не останется незамеченным среди множества других писем, которые вы ежедневно получаете.
Просмотрите счет сразу, как только он пришел. Убедитесь, что вы согласны с суммами и данными. Если вы нашли несоответствие, распечатайте документ, выделите спорный момент и положите в ящик вместе с вашими неоплаченными бумажными счетами. Если у вас нет доступа к принтеру, сделайте пометку в блокнотике и положите его в тот же ящик. Позже вы сможете разобраться со всеми вопросами.
Создайте папку в компьютере для каждого месяца и года. Например, «онлайн-счета – январь 2020». После того, как вы рассмотрели каждый электронный счет и отправили его к себе, сохраните его в этой папке.
ШАГ 4 Запланируйте еженедельную работу со счетами
Выделите полчаса каждую неделю для оплаты счетов. Запланируйте определенное время в вашем календаре, точно так же, как для любого другого дела. Это также хорошее время, чтобы привести в порядок домашнюю бухгалтерию. Это можно сделать в телефоне ежемесячное напоминание "Оплата коммунальных услуг" допустим 20 числа.
Достаньте из ящика все неоплаченные счета. Откройте папку на компьютере, соответствующую текущему месяцу. Если вы отметили какие-то спорные моменты, позвоните и уточните в первую очередь. Если в данный момент сделать это невозможно, запишите эту задачу в свой ежедневник на следующий день.
ШАГ 5 Оплатите все счета
Если вы хотите упростить и облегчить себе процедуру оплаты счетов, рассмотрите возможность онлайн-платежей. Есть два варианта онлайн-оплаты:
· Оплата счетов, предлагаемая вашим банком
· Оплата счетов, предлагаемая поставщиками услуг (телефонная компания, интернет-провайдер и т.д.)
Возможно, первоначальная настройка онлайн-платежей потребует от вас немного времени, но это сэкономит вам время в будущем, когда все платежи будут совершаться по настроенному шаблону в один клик или вовсе автоматически.
При онлайн-платежах вы также будете получать электронные квитанции или подтверждения об оплате. Не забывайте сохранять эти квитанции и записывайте номер платежа в ваш регистр ежемесячных транзакций в блокноте.
Подписывайтесь на канал! Ставьте лайки. Спасибо!
Вот еще интересные статьи: