С 1 января 2020 года работодатели должны перевести все трудовые книжки сотрудников в электронный вид. По желанию работника и его письменному заявлению, его трудовую книжку в бумажной форме вести не будут.
Законопроект внесен в Государственную думу в июле 2019 года и принят в первых числах декабря в третьем чтении с поправками относительно первой редакции. Теперь документ должен одобрить Совет Федерации и президент России.
Основные положения из принятого законопроекта
Депутаты разработали алгоритм для сотрудников и работодателей, желающих перейти на электронные трудовые книжки. У россиян, которые с 2021 года устраиваются на работу впервые, не будет другой формы трудовой, кроме электронной.
- работодатель должен сообщить сотрудникам об изменениях в письменной форме. Срок – до 30 июня 2020 года;
- для перехода на электронную трудовую книжку, работник должен направить заявление работодателю. Срок – до 31 декабря 2020 года. Если заявление не предоставлено, трудовую книжку продолжат вести в бумажной форме, в дополнение к электронной;
- ряд лиц, не имеющих возможность подать заявление в установленный срок, могут подать его позднее. К таким лицам относятся работники, «которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними сохранялось место работы»;
- при переходе на электронную форму работодатель выдает бумажную трудовую книжку на руки сотруднику и не несет ответственности за ее хранение и ведение. В самой книжке вносится запись о переходе на электронный формат хранения данных;
- сотрудник сможет просматривать информацию по своей трудовой книжке в личном кабинете на сайте ПФР и на портале госуслуг. Данные будут формироваться на основании ежемесячно передаваемой работодателем информации в Пенсионный Фонд. При обнаружении ошибки, по письменному заявлению сотрудника работодатель должен внести изменения в данные.
Что изменится с появлением трудовых книжек
Плюсы:
- снижение издержек на приобретение, хранение и ведение бумажных трудовых книжек;
- быстрый и безопасный доступ к данным;
- упрощение трудоустройства дистанционных работников;
- новые возможности по обработке и анализу данных.
Минусы:
- затраты на меры по внесению изменений в соглашения и коллективные договоры;
- затраты на техническую подготовку к предоставлению сведений в ПФР;
- ведение бумажной и электронной версий для сотрудников, отказавшихся от новой формы;
- возникающие сомнения в безопасности данных.
По поводу последнего пункта Пенсионный фонд России сообщает – «многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных».
Спикер Госдумы Вячеслав Володин утверждает, что переход граждан будет «добровольным и постепенным».