Повышение эффективности персонала – важный вопрос, который волнует большинство руководителей. Улучшить дисциплину, поднять производительность и не испортить при этом отношения с подчиненными помогают системы автоматизированного учета рабочего времени.
Автоматизация процессов учета способна упростить жизнь руководителям, бухгалтерам и HR-специалистам, улучшить рабочие показатели сотрудников и сохранить комфортный климат в коллективе. Благодаря системам учета рабочего времени руководители могут проверять время прихода и ухода сотрудников даже дистанционно, бухгалтерия получает возможность начислять зарплату в соответствии с отработанным временем, оставаясь в рамках трудового законодательства, а сами сотрудники становятся более дисциплинированными, осознавая факт контроля.
Как это работает?
Для учета рабочего времени могут использоваться как турникеты на проходной, так и терминалы учета рабочего времени, которые устанавливают непосредственно у дверей кабинетов. Второй вариант актуален для небольших организаций, где нет необходимости в установке турникетов или, напротив, на крупных предприятиях, где дорога от проходной до рабочего места занимает определенное время.
Сотрудники предъявляют свои идентификаторы считывателю, а система формирует табель учета рабочего времени, поддерживая при этом гибкие и скользящие рабочие графики. Отсутствие сотрудника на рабочем месте может быть закрыто с помощью оправдательного документа, который система позволяет создавать и редактировать.
Следить за тем, чтобы сотрудники не увлекались нецелевым использованием рабочего времени, помогает система прозрачного здания. В рабочих помещениях устанавливаются камеры, изображение с которых передается на компьютер руководителя.
Что дает?
Согласно данным PERCo, после внедрения автоматизированного учета рабочего времени в Морском Торговом порту Санкт-Петербурга и на Таганрогском металлургическом заводе нарушения трудовой дисциплины сократились в пять раз, а трудозатраты ответственных за учет рабочего времени сотрудников – в два раза.
Таким образом, первая цель достигнута – прибыль компании возросла, затраты трудовых ресурсов снизились. Теперь коснемся второй цели – контроля без конфликта.
Когда учет рабочего времени не автоматизирован, следить за дисциплиной все равно кому-то приходится: это может быть непосредственный руководитель, секретарь, менеджер по персоналу. Скорее всего, отношение коллектива к ответственному лицу будет достаточно настороженным, именно его сотрудники будут винить, например, в урезанной из-за опозданий зарплате или невыплаченной премии.
Использование систем учета рабочего времени позволяет этого избежать: все явки и неявки фиксируются автоматически, так же рассчитывается и заработная плата. Так что винить, кроме собственной неорганизованности, некого.
Как правильно ввести систему автоматизированного учета рабочего времени?
Часто сотрудники воспринимают идею учета рабочего времени негативно, что приводит к противостоянию с руководством. Такая атмосфера на пользу рабочему процессу не идет. Поэтому при внедрении таких систем важно выбрать правильную стратегию. Несколько советов:
· При выборе системы отдавайте предпочтение той, что поддерживает гибкий график. В таком случае сотрудник сможет прийти попозже или уйти пораньше, но это время он должен будет отработать. При интеграции системы с 1С бухгалтер сможет рассчитать заработную плату исходя из отработанного времени. Сотрудники же буду чувствовать себя комфортнее, самостоятельно распоряжаясь своим временем.
· Проведите общее собрание и расскажите о нововведении, соберите обратную связь. Так вы поймете, чего боятся ваши сотрудники, и сможете найти для них контраргументы.
· Говоря о системе, делайте акцент не на штрафах и санкциях в отношении сотрудников, а на оптимизации их труда. Например, можно рассказать о том, что система фиксирует не только опоздания и прогулы, но и согласованные с руководством переработки, которые в дальнейшем будут оплачены.
· Пункт о том, что контроль учета рабочего времени автоматизирован, необходимо внести в трудовой договор или издать специальный приказ и ознакомить с ним сотрудников. Это поможет избежать споров и конфликтных ситуаций.